Автор: Обухова Т., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Автономные учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной жизни используют первичные учетные документы, унифицированные формы которых утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Данным приказом утверждены формы документов, составляемых как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом установлено, что субъект учета вправе правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики, предусмотреть формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов при условии представления в бухгалтерскую службу электронного образа такого документа в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных. Поскольку государственные (муниципальные) учреждения переходят на применение электронных документов, Минфином был утвержден Приказ от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н). Им определены унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета и методические указания по их формированию и применению. Положения приказа и формы утвержденных им документов применяются при ведении бухгалтерского учета с 1 января 2023 года либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета). При ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений настоящий приказ применяется с 1 января 2022 года.

Минфин планирует к 2023 году перенести документы, утвержденные Приказом № 52н, в Приказ № 61н (унифицирует формы документов под электронный документооборот).

К сведению: Приказом Минфина РФ от 30.09.2021 № 142н внесены изменения в положения Приказа № 61н: приложение 2 было дополнено следующими унифицированными формами документов:

  • извещением о начислении дохода (уточнении начисления) (ф. 0510432);

  • актом об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435);

  • решением о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441);

  • изменением решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Поскольку Приказом № 61н в отдельных случаях допускается применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов уже в 2022 году, Минфином были разработаны и доведены Письмом от 01.12.2021 № 02-07-07/98091 методические рекомендации по переходу на их применение в данном году (далее – Методические рекомендации). В комментарии поговорим о том, в каких случаях автономные учреждения вправе уже сейчас перейти на применение электронных форм документов и как это сделать.

В каких случаях автономные учреждения вправе применять унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом № 61н, в 2022 году?

Автономные учреждения могут использовать унифицированные формы электронных документов, если это (п. 2.2 Методических рекомендаций, п. 5 Приказа № 61н):

  • установлено их учетной политикой (в случае если учреждение самостоятельно ведет бухгалтерский учет);

  • определено единой учетной политикой при централизации учета (в случае ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией) (пп. «д» п. 3 Общих правил передачи централизуемых полномочий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 27.12.2019 № 1890).

Как организовать переход на использование электронных документов?

В разделе 4 Методических рекомендаций перечислены подготовительные мероприятия, которые необходимо провести при переходе на использование электронных документов при ведении бухгалтерского учета. По нашему мнению, основными являются следующие мероприятия:

1. Руководителем учреждения определяются дата перехода на применение электронных документов, перечень лиц, ответственных за их формирование и подписание. Данная информация отражается в приказе (распоряжении) руководителя учреждения.

2. Вносятся изменения в учетную политику учреждения согласно особенностям порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов. В частности:

а) устанавливаются сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете;

б) составляется график документооборота с учетом использования электронных документов, содержащий правила документооборота и технологию обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи электронных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по представлению электронных документов для ведения бухгалтерского учета.

3. Оформляются для сотрудников (должностных лиц), составляющих и подписывающих, утверждающих и согласовывающих электронные документы, простые электронные подписи (ЭП), квалифицированные электронные подписи (ЭЦП).

4. Организовывается доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц – членов комиссии, подписывающих электронные документы ЭП, и для председателя комиссии, подписывающего электронные документы ЭЦП (при централизации бухгалтерского учета, предусматривающей взаимодействие уполномоченной организации и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий).

5. Справочники, используемые при формировании электронных документов в ИС бухгалтерского учета, приводятся в соответствие требованиям Приказа № 61н.

В каких случаях документ подписывается простой электронной подписью, а в каких – квалифицированной?

Автономным учреждениям при ведении бухгалтерского учета в части положений Приказа № 61н следует применять нормы п. 25 СГС «Концептуальные основы» (п. 2.3 Методических рекомендаций). Названным пунктом установлено, что учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

В Методических рекомендациях также сказано, что формирование на бумажном носителе первичных документов, для которых определены унифицированные формы электронных документов, возможно, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено требование о необходимости составления (хранения) документов, регистров исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета для формирования и хранения электронных документов, электронных регистров. При этом формы унифицированных электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа.

В данном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок оформления названных документов с указанием в графике документооборота условий (порядка и сроков) применения и формирования документов.

Принимается к учету электронный первичный учетный документ, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица). Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, лицом, ответственным за формирование электронного документа, не заполняются.

Ниже приведена схема, иллюстрирующая подписание электронного документа ЭП и ЭЦП.

В части подписания документов и принятия их к учету разд. 3 Методических рекомендаций содержит следующие пояснения, на которые следует обратить внимание:

1. Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простых ЭП, можно принять к учету только при наличии и квалифицированной ЭЦП, например руководителя или главного бухгалтера.

2. Подписание электронного документа членами комиссии с формированием листа голосования производится таким образом. Лист голосования подписывается:

  • членами комиссии простой ЭП;

  • председателем комиссии ЭЦП.

При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.

3. Ответственность за соответствие скан-копии первичных учетных документов подлиннику документа (при условии оформления скан-копии) возлагается на лицо, занимающееся оформлением указанным документом фактов хозяйственной жизни и (или) формированием и (или) передачей скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа для отражения в учете осуществляется при условии ее подписания ЭЦП должностного лица, отвечающего за соответствие скан-копии подлиннику.

* * *

В завершение отметим, что Методические рекомендации содержат:

  • правила синхронизации справочников и настроек в информационной системе бухгалтерского учета;

  • примеры формирования следующих электронных первичных учетных документов: акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433), акта приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434), акта о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436), решения о списании задолженности, не востребованной кредиторами со счета (ф. 0510437).