Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Тест фирмы по ИНН (бесплатно)
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

ЭДО (электронный документооборот)

16.12.2016 Печать Email

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • создание справочников и работа с ними;

  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

  • создание и редактирование реквизитов документов;

  • формирование отчетов по документообороту предприятия;

  • импорт документов из файловой системы и Интернета;

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

  • электронное распространение документов;

  • работа с документами в папках;

  • получение документов посредством сканирования и распознавания.

  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

  • быстроту подписания документов;

  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

  • разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

  • назначить ответственных за его ведение;

  • организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

  • прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.




ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
  • УСН, ЭДО и чеки: что изменится для предпринимателей в ближайшее время?
    ... чеки постепенно заменяют бумажные, а ЭДО в ближайшее время станет обязательным ... чеки постепенно заменяют бумажные, а ЭДО в ближайшее время станет обязательным ... менее 100 человек. Готовят обязательный ЭДО для маркированных товаров Уже в ... электронные накладные, а также через ЭДО передавать сведения о движении товаров ...
  • Кадровый ЭДО в приложениях «1С»
    ... как организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) с помощью программ «1С». ... как организовать кадровый электронный документооборот (ЭДО) с помощью программ «1С». ... документ Вот основные этапы кадрового ЭДО: Пользователь программного продукта «1С ... для качественной цифровизации кадрового ЭДО. Специалист выгружает документ в ... сотрудники были полноценными участниками кадрового ЭДО, воспользуйтесь сервисом «1С:Кабинет ... Кадровик в форме « Документы кадрового ЭДО » проверяет подписал ли сотрудник ...
  • Кадровый ЭДО в 2022 году: правила, инструкции, образцы документов
    ... года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако ... Кто может перейти на кадровый ЭДО? Воспользоваться преимуществами электронного документооборота могут ... ними соответствующих документов; сроки введения ЭДО; случаи применения бумажного документооборота. Какие ... участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа ... о переходе на ЭДО; Положение о порядке ведения ЭДО : здесь указываются ... оформление согласия на переход к ЭДО или, наоборот, заявления об отказе ...
  • Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
    ... считается дата направления покупателю оператором ЭДО выставленного счета-фактуры продавца, указанная ... которых предусмотрено Порядком, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных ... соответствующее подтверждение продавцу и оператору ЭДО покупателя (либо только продавцу, если ... адрес покупателя через оператора (операторов) ЭДО продавцу следует направить покупателю бумажный ... электронных счетов-фактур (через операторов ЭДО, соответствующих установленным требованиям), который вступит ...
  • Как подготовиться к обязательной маркировке товаров
    ... Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN — для ... товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный ... маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными ... « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с ... передаточный документ). В рамках ЭДО номенклатура базы должна быть сопоставлена ... Сопоставить номенклатуру можно в форме ЭДО, нажав одноименную кнопку или ...
  • Малый бизнес и электронный документооборот
    ... товарами по умолчанию становится участником ЭДО. Малый бизнес и система ... других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить. Чаще всего ЭДО используют компании по ... К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство ... Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные ... необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»; понимая запрос малого ... и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ...
  • Как работает электронный документооборот и почему сейчас самое время его внедрять
    ... как и зачем переходить на ЭДО уже сейчас. Компании массово ... переходят на ЭДО. Это связано с сокращением ... нашим подсчётам, использование «1С-ЭДО» для отправки 10 000 исходящих ... 2024 года перевести документооборот на ЭДО. Важно уже сейчас выбрать ... первичных документов в «1С-ЭДО» Когда вы переходите на электронный ... первички становится проще. Сервис «1С-ЭДО» является частью вашей программы « ... может допустить ошибку. «1С-ЭДО» позволяет автоматически создавать номенклатуру по ...
  • Переходим на электронный кадровый документооборот
    ... электронный кадровый документооборот Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это ... в среде крупных организаций. Кадровый ЭДО – для чего Электронный кадровый документооборот ... перейти на кадровый ЭДО Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и ... определять: информационную систему для ведения ЭДО; порядок доступа к информационной системе ... сотрудников, по которым будет вестись ЭДО; сроки уведомления сотрудников о переходе ... не оформить через кадровый ЭДО Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ...
  • Новый формат счета-фактуры начнет действовать с 1 июля 2021 года
    ... специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. Со второго полугодия 2021 года ... специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. С чего все началось? Летом ... с любым из лицензированных операторов ЭДО: список рекомендованных операторов представлен на ... шагом к полноценному переходу на ЭДО и отказу от привычных бумажных ...
  • ТОП-5 заблуждений о маркировке товаров в 2020 году
    ... закон. 2. Мне не нужен ЭДО Электронный документооборот – для крупных компаний ... малого бизнеса в глобальную систему ЭДО. Обмениваться универсальными передаточными документами в ... бумаге. Так или иначе, а ЭДО будет нужен всем. И лучше ...
  • Национальная система прослеживаемости товаров
    ... в электронном виде через оператора ЭДО уведомление об остатках, чтобы партии ... в налоговую инспекцию через оператора ЭДО уведомление о ввозе прослеживаемых товаров ... в электронной форме через операторов ЭДО с применением усиленной квалифицированной электронной ... между продавцом и покупателем. Без ЭДО теперь нельзя ни продать, ни ... кассовый чек. Покупатель принимает по ЭДО счёт-фактуру или УПД и ... прослеживаемым товарам должен проходить по ЭДО с применением электронной подписи. Без ...
  • Розничная торговля в 2022 году: что поменяется в законодательстве
    ... «Честный ЗНАК». Маркированные товары и ЭДО Уже с 1 января 2022 ... передавать УПД исключительно через оператора ЭДО. До этого момента сообщения о ... будущем бизнес ждет переход на ЭДО при реализации воды, пива, других ... года заработает новый реестр операторов ЭДО: ознакомиться с ним можно будет ... сентября заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подтверждать в электронной форме ...
  • Работа с маркированной продукцией в «1С:Розница»
    ... компьютере; заключите договор с оператором ЭДО и настройте электронный документооборот в ... « Поступление товаров » от поставщика по ЭДО. Переходим в рабочее место « Текущие ... дела ЭДО » (раздел « Продажи » или раздел « Закупки ... ». Так как у нас подключено ЭДО, в документе будет новая кнопка ... « ЭДО », при переходе на которую можно ...
  • Договор на оказание услуг по предоставлению кодов маркировки
    ... подписью (УКЭП) и передаются посредством ЭДО в течение восьми рабочих дней ... звучит иначе: участник вправе посредством ЭДО в течение 8 рабочих дней ...
  • ЭЦП в вопросах и ответах
    ... принципам обеспечения конфиденциальности в рамках ЭДО и мешает идентификации владельца сертификата ... , становится недостоверной. Чтобы продолжить использование ЭДО, рекомендуется обратиться в удостоверяющий центр ...

Отключить мобильную версию