Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

ЭДО (электронный документооборот)

16.12.2016 Печать Email

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • создание справочников и работа с ними;

  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

  • создание и редактирование реквизитов документов;

  • формирование отчетов по документообороту предприятия;

  • импорт документов из файловой системы и Интернета;

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

  • электронное распространение документов;

  • работа с документами в папках;

  • получение документов посредством сканирования и распознавания.

  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

  • быстроту подписания документов;

  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

  • разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

  • назначить ответственных за его ведение;

  • организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

  • прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.



ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
  • При смене электронного адреса и оператора ЭДО нужно уведомить налоговиков
    ... , а несколько договоров с операторами ЭДО, поэтому для сообщения с ними ... . Если компания решает сменить оператора ЭДО, как правило, меняется и электронный ... -6/19884@. О смене оператора ЭДО нужно также уведомить налоговиков Кроме ...
  • 8 аргументов «за» подключение к электронному документообороту при работе с лизинговой компанией
    ... . Документы, переданные с помощью систем электронного документооборота, имеют юридическую значимость. Ее обеспечивает ... . Документы, переданные с помощью систем электронного документооборота, имеют юридическую значимость. Ее обеспечивает ... . Действительно, подключение к юридически значимому электронному документообороту простая процедура. Обычно оператор ЭДО ... внедренной в лизинговой компании системе электронного документооборота, обмен закрывающими документами осуществляется быстро ...
  • Ответственность за несвоевременное представление налоговой декларации
    ... заключить с оператором электронного документооборота (ЭДО) договор об оказании услуг по ... обес­печению ЭДО с налоговым органом; или предоставить ... полномочия по ЭДО с ИФНС уполномоченному представителю (посреднику ... ), имеющему договор с оператором ЭДО и квалифицированный сертификат ключа проверки ...
  • Особенности выбора системы сдачи электронной отчетности
    Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное ... ? Системы сдачи отчетности в рамках ЭДО предлагаются несколькими разработчиками. Каждое программное ... услуги предлагают более сотни операторов ЭДО. Каждый из них имеет статус ... решений, ориентированных на разные задачи ЭДО. Что касается выбора оператора по ...
  • Октябрь - 2018: правила для экспортеров скорректированы
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего ... форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего ...
  • День «Х»: что изменится для налогоплательщиков после 1 июля 2016 года?
    ... июля текущего года. Крупных пользователей ЭДО вернут «районкам» Законодательные изменения коснуться ... — нужно заключить договор с оператором ЭДО на оказание услуг по обеспечению ...
  • Скорректированы правила налогового администрирования
    ... ценное письмо, уведомлением; квитанцией оператора ЭДО, подтверждающей получение документов. Теперь выработанный ...
  • Декларация по НДС: отображаем данные по экспериментальному товару
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО. Уплата исчисленного налога производится равными ...
  • «Упрощенец» покупает металлолом: НДС-вопросы
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО не позднее 25-го числа ...
  • Типовые нарушения налогового законодательства
    ... путать с документом, переданным по ЭДО). Далее, когда через некоторое время ...
  • К вопросу о понятии «экономическая ценность»
    ... философии у немецкого философа-идеалиста Эд. Гартмана. С тех пор эта ...
  • Хранение документов в электронном архиве
    ... истинное положение вещей! Неоспоримые достоинства электронного документооборота Рост интереса к электронным архивам ... одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о ... так: нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации ... разрабатываются для конкретного пользователя. Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство ...
  • Обзор изменений в НК РФ в части совершенствования налогового администрирования
    ...  телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Учреждение обязано передать налоговому органу ... программного обеспечения, предназначенного для обеспечения электронного документооборота) с указанным налоговым органом по ...  телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. При этом решение о приостановлении ...  телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. При предоставлении указанных пояснений на ...
  • Отдельные проблемы применения электронных документов
    Переход на электронный документооборот вызывает вопросы у налогоплательщиков (мы ... форматов электронных документов. Переход на электронный документооборот вызывает вопросы у налогоплательщиков (мы ... применения электронных документов. Условия использования электронного документооборота, порядок создания документов в электронной ... истребовании? В целях поддержки расширения электронного документооборота документами, которые налогоплательщики в соответствии ...
  • Что делать если не приняли декларацию по НДС?
    ... шаг – отправить ее через спецоператора электронного документооборота. Но, как показывает практика, сбои ... шаг – отправить ее через спецоператора электронного документооборота. Но, как показывает практика, сбои ... утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов ...

Отключить мобильную версию