Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

ЭДО (электронный документооборот)

16.12.2016 Печать Email

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • создание справочников и работа с ними;

  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

  • создание и редактирование реквизитов документов;

  • формирование отчетов по документообороту предприятия;

  • импорт документов из файловой системы и Интернета;

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

  • электронное распространение документов;

  • работа с документами в папках;

  • получение документов посредством сканирования и распознавания.

  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

  • быстроту подписания документов;

  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

  • разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

  • назначить ответственных за его ведение;

  • организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

  • прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
  • Разрушаем мифы об "1С-ЭДО": новые тенденции электронного документооборота в 2022 г.
    ... новый процесс, внедрение и использование ЭДО обрастает мифами, легендами и ... новый процесс, внедрение и использование ЭДО обрастает мифами, легендами и ... ), нажать на верхней панели кнопку «ЭДО – Отправить приглашения» . Не переживайте, ... наличия закрывающих документов. Внедрение «1С-ЭДО» – это разовая инвестиция небольшого количества ... контрагентами, работающими с другими операторами ЭДО, нужно регистрироваться в их ... куплена вами впервые. «1С-ЭДО» экономит время бухгалтера благодаря правильно ...
  • Avito: «Мы перевели на ЭДО 65% внутренних документов бухгалтерии»
    ... в Avito внедрили внутренний ЭДО? Внедрение внутреннего ЭДО в Avito было ... для сотрудников компании; Промо кадрового ЭДО для действующих сотрудников; «Раскатка» ... . Какими результатами внедрения внутреннего ЭДО вы можете поделиться на сегодняшний ... день? На сегодня кадровый ЭДО работает полноценно, все новенькие ... отчетам сотрудников, перевели на ЭДО 65% внутренних документов бухгалтерии ... останавливаемся на достигнутом: «раскатываем» ЭДО на оставшиеся документы бухгалтерии, оптимизируем ...
  • Переход на ЭДО государственных учреждений – закрепляем материал
    ... . Как облегчить переход на ЭДО в государственных учреждениях разберем вместе ... бухгалтерского учета. Этапы внедрения ЭДО Чтобы облегчить процесс перехода на ... информационной системе для работы с ЭДО; дополнить ролевое расписание обновленными ... оборудование к внедрению программных продуктов ЭДО. При необходимости обновить технические ... определенные сложности. «Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии ... уведомить руководство необходимости перехода на ЭДО; провести заблаговременную оценку перехода ...
  • Кадровый ЭДО в 2022 году: правила, инструкции, образцы документов
    ... года работодатели могут внедрять кадровый ЭДО в свой бизнес. Однако ... Кто может перейти на кадровый ЭДО? Воспользоваться преимуществами электронного документооборота могут ... ними соответствующих документов; сроки введения ЭДО; случаи применения бумажного документооборота. Какие ... участвовал в эксперименте, связанным с ЭДО, то воспользоваться платформой «Работа ... о переходе на ЭДО; Положение о порядке ведения ЭДО : здесь указываются ... оформление согласия на переход к ЭДО или, наоборот, заявления об отказе ...
  • Кадровый ЭДО, обновление отчетности и новые документы для назначения пособий ФСС: что ожидает организации и ИП в июне 2022 г.
    ... отношений. Переход на кадровый ЭДО осуществлялся по усмотрению руководителей фирм ... регламентировал бы переход на кадровый ЭДО внутри экономического субъекта; утверждение ... участниками эксперимента по внедрению кадрового ЭДО, а после решили использовать ... следующие действия: утвердить порядок кадрового ЭДО; обязательно уведомить всех работников ... их согласие; внедрить систему кадрового ЭДО; обеспечить всех лиц, задействованных ... с налаживанием системы кадрового ЭДО обеспечиваются за счет средств предприятия ...
  • Электронный документооборот в России
    ... Что такое электронный документооборот (ЭДО)? Электронный документооборот (ЭДО) - это способ обмена документами ... исполнение этого требования реализуется через ЭДО. ЭДО позволяет повысить эффективность процессов государственного ... роуминга между выбранным сервисом ЭДО и сервисами ЭДО контрагентов (поставщиков или ... роуминга между выбранным сервисом ЭДО и сервисами ЭДО ваших контрагентов (поставщиков маркированной ... 6.8. Системы внутреннего ЭДО (СЭД) Внутренний ЭДО предназначен для ведения делопроизводства ...
  • Авансовые отчеты при электронном документообороте
    ... перевести ведение авансовых отчетов в ЭДО (согласование, подписание). 1. Возможно ... , что авансовые отчеты ведутся в ЭДО? Организация планирует перевести ведение авансовых ... отчетов в ЭДО (согласование, подписание). 1. Возможно ... что авансовые отчеты ведутся в ЭДО? По данному вопросу мы придерживаемся ... в учетной политике организации правила ЭДО; определить перечень лиц, ответственных ... обмена юридически значимыми документами через ЭДО, или достаточно принять приглашение в ...
  • Малый бизнес и электронный документооборот
    ... товарами по умолчанию становится участником ЭДО. Малый бизнес и система ... других регионов, использование ЭДО позволяет сэкономить. Чаще всего ЭДО используют компании по ... К отраслям, меньше всего применяющим ЭДО, относятся общепит, гостиничный бизнес, строительство ... Малый бизнес постепенно адаптируется к ЭДО. Только медленнее, чем крупные ... необходимых данных создан бесплатный сервис «ЭДО Лайт»; понимая запрос малого ... и сервисы, облегчающие работу с ЭДО. Например, приложения, позволяющие заказать ...
  • Как работает электронный документооборот и почему сейчас самое время его внедрять
    ... как и зачем переходить на ЭДО уже сейчас. Компании массово ... переходят на ЭДО. Это связано с сокращением ... нашим подсчётам, использование «1С-ЭДО» для отправки 10 000 исходящих ... 2024 года перевести документооборот на ЭДО. Важно уже сейчас выбрать ... первичных документов в «1С-ЭДО» Когда вы переходите на электронный ... первички становится проще. Сервис «1С-ЭДО» является частью вашей программы « ... может допустить ошибку. «1С-ЭДО» позволяет автоматически создавать номенклатуру по ...
  • Переходим на электронный кадровый документооборот
    ... электронный кадровый документооборот Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это ... в среде крупных организаций. Кадровый ЭДО – для чего Электронный кадровый документооборот ... перейти на кадровый ЭДО Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и ... определять: информационную систему для ведения ЭДО; порядок доступа к информационной системе ... сотрудников, по которым будет вестись ЭДО; сроки уведомления сотрудников о переходе ... не оформить через кадровый ЭДО Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ...
  • Электронный документооборот в «1С:БГУ» ПРОФ и «1С:БГУ» КОРП
    ... является внедрение внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в учреждениях госсектора. Применение электронных ... является внедрение внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в учреждениях госсектора. Применение электронных ... областях ведомственного «облака») Система ЭДО в программах имеет функциональные отличия ... организационную работу перед внедрением внутреннего ЭДО, а именно: Определить ответственных ... организации на вкладке «Настройки внутреннего ЭДО (БГУ)» каждому документу присваивается ...
  • 10 вопросов о работе с машиночитаемыми доверенностями
    ... должны все участники электронного документооборота (ЭДО), включая госорганы. Тема МЧД остается ... должны все участники электронного документооборота (ЭДО), включая госорганы. Тема МЧД остается ... поддержаны в реестре ФНС. Участники ЭДО, в том числе операторы, сейчас ... сведения о доверенностях. В сервисе ЭДО Контур.Диадок сведения о МЧД ... , сервисах удостоверяющих центров или операторов ЭДО. Преимущество хранения в распределенном реестре ... в том числе являются операторы ЭДО. Например, МЧД, созданные в сервисе ...
  • Налоговый мониторинг: как это работает в России
    ... текущую документацию, полностью перейти на ЭДО, организовать работу с отчетностью и ... текущую документацию, полностью перейти на ЭДО, организовать работу с отчетностью и ... документами, поэтому компания должна подключить ЭДО, наладить работу электронного архива, а ... для мониторинга самостоятельно, через оператора ЭДО. По истечении этого срока бизнесу ... , через аналитическую витрину или оператора ЭДО. Основной этап – это отправка ... критериям, не перешла на ЭДО или не организовала систему внутреннего ...
  • Сентябрь 2022: изменения в законах для бизнеса
    ... должен заключить договор с оператором ЭДО и обеспечить точки продаж кассами ... документы. Заключить договор с оператором ЭДО для обмена перевозочной документацией. Убедитесь ... . Это требование касается всех участников ЭДО – отправителей и получателей грузов, перевозчиков ... самостоятельно определять перечень документов для ЭДО и категории работников, имеющих доступ ... России» и информационной системой кадрового ЭДО работодателя приведены в постановлении Правительства ...
  • Розничная торговля в 2022 году: что поменяется в законодательстве
    ... «Честный ЗНАК». Маркированные товары и ЭДО Уже с 1 января 2022 ... передавать УПД исключительно через оператора ЭДО. До этого момента сообщения о ... будущем бизнес ждет переход на ЭДО при реализации воды, пива, других ... года заработает новый реестр операторов ЭДО: ознакомиться с ним можно будет ... сентября заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подтверждать в электронной форме ...

Отключить мобильную версию