Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

ЭДО (электронный документооборот)

16.12.2016 Печать Email

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы - письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства. 

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС. 

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например,  электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль. 

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись. 

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.). 

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

  • регистрация документов;

  • контроль исполнения документов;

  • создание справочников и работа с ними;

  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

  • создание и редактирование реквизитов документов;

  • формирование отчетов по документообороту предприятия;

  • импорт документов из файловой системы и Интернета;

  • создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

  • электронное распространение документов;

  • работа с документами в папках;

  • получение документов посредством сканирования и распознавания.

  • уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

  • централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

  • сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

  • единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

  • сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

  • быстроту подписания документов;

  • возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

  • быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

  • разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

  • назначить ответственных за его ведение;

  • организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

  • прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.




ЭДО (электронный документооборот): подробности для бухгалтера
  • Вступаем в эпоху ЭДО
    ... сервис «1С-ЭДО». Преимущества «1С-ЭДО» Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное ... совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты. ... идентификатор участника ЭДО». Создание профиля настроек ЭДО Профиль настроек ЭДО После создания ... приступать к « Настройке ЭДО ». Настройки ЭДО В открывшемся окне нужно ... обмену документами по ЭДО Список настроек ЭДО В « Настройках ЭДО» отображаются отправленные ... контролирующие органы. Архив ЭДО Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты ...
  • Как подготовиться к обязательной маркировке товаров
    ... Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN — для ... товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный ... маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными ... « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с ... передаточный документ). В рамках ЭДО номенклатура базы должна быть сопоставлена ... Сопоставить номенклатуру можно в форме ЭДО, нажав одноименную кнопку или ...
  • Новый формат счета-фактуры начнет действовать с 1 июля 2021 года
    ... специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. Со второго полугодия 2021 года ... специфику выставления счетов-фактур в ЭДО. С чего все началось? Летом ... с любым из лицензированных операторов ЭДО: список рекомендованных операторов представлен на ... шагом к полноценному переходу на ЭДО и отказу от привычных бумажных ...
  • ТОП-5 заблуждений о маркировке товаров в 2020 году
    ... закон. 2. Мне не нужен ЭДО Электронный документооборот – для крупных компаний ... малого бизнеса в глобальную систему ЭДО. Обмениваться универсальными передаточными документами в ... бумаге. Так или иначе, а ЭДО будет нужен всем. И лучше ...
  • Что нужно знать об электронной подписи, прежде чем её внедрять
    ... на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию ... обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать ... * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам. Какие изменения ждут ...
  • Истребованы пояснения к декларации по НДС: действия налогоплательщика
    ... (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) вместе с перечнем операций, отраженных ...  есть по ТКС через оператора ЭДО) квитанцию о приеме требования (пп ... форме по ТКС через оператора ЭДО по формату, установленному Приказом ФНС ...
  • Октябрь - 2018: правила для экспортеров скорректированы
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего ... форме по ТКС через оператора ЭДО, являющегося российской организацией и соответствующего ...
  • Договор на оказание услуг по предоставлению кодов маркировки
    ... подписью (УКЭП) и передаются посредством ЭДО в течение восьми рабочих дней ... звучит иначе: участник вправе посредством ЭДО в течение 8 рабочих дней ...
  • ЭЦП в вопросах и ответах
    ... принципам обеспечения конфиденциальности в рамках ЭДО и мешает идентификации владельца сертификата ... , становится недостоверной. Чтобы продолжить использование ЭДО, рекомендуется обратиться в удостоверяющий центр ...
  • Февраль – начало отчетной кампании по СЗВ-ТД
    ... пункт « Заявление на подключение к ЭДО ПФР ». В остальных программах: в ... переключить режим отображения на « Заявления ЭДО ПФР » и нажать кнопку « Новый ...
  • Пояснения к декларации по НДС
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО по формату, утвержденному ФНС (Приказ ... форме по ТКС через оператора ЭДО квитанцию о приеме документов в ...
  • Маркировка-2019
    ... производитель через систему электронного документооборота (ЭДО) передает электронный универсальный передаточный документ ... поступают в ИС МОТП через ЭДО. Дистрибьютор передает продукцию розничному магазину ...
  • О национальной системе прослеживаемости товаров и не только…
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО (новый п. 1.2 ст ... электронном виде с участием операторов ЭДО. Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, определит ...
  • Скорректированы правила налогового администрирования
    ... ценное письмо, уведомлением; квитанцией оператора ЭДО, подтверждающей получение документов. Теперь выработанный ...
  • Декларация по НДС: отображаем данные по экспериментальному товару
    ... форме по ТКС через оператора ЭДО. Уплата исчисленного налога производится равными ...

Отключить мобильную версию