Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это доверенность сотруднику, выданная юрлицом в электронном виде. Необходима для подписания электронных документов и отправки электронной отчетности. Обязательна для применения с 1 сентября 2023 года.

Что такое МЧД

МЧД, машиночитаемая доверенность – это аналог обычной доверенности, оформленный в электронном виде в формате XML. Возможно применение формата pdf при документообороте между контрагентами при условии, что такая возможность оговорена в договоре или доп. соглашение.

В машиночитаемой доверенности будут указываться следующие данные:

• наименование, номер и дата выдачи документа;

• наименование компании и ФИО представителя;

• срок действия;

• полномочия;

• отметка о возможности передоверения;

• сведения об информационной системе, в которой можно проверить сведения о прекращение действия доверенности;

• УКЭП руководителя или ИП.

Применять МЧД надо будет с 1 сентября 2023 года. До этого компании и ИП могут сдавать отчетность как обычно.

Как выпустить МЧД

Создать  машиночитаемую доверенность можно тремя способами:

1. На сайте реестра МЧД.

2. Через специализированные сервисы электронного документооборота (1С, Калуга Астрал, СКБ Контур и т. п.).

3. В информационной системе компании (для крупных компаний в соответствии с рекомендациями ФНС и Минцифры).

Подписание документов и отчетности

До 31.08.2023 подписание отчетности происходит по старым правилам: в электронной подписи указана информация о компании или ИП и сотруднике, на который она выдана.

С сентября 2023 года юрлицам и предпринимателям придется оформлять на каждого ответственного работника отдельную электронную подпись и составлять машиночитаемую доверенность, подписанную квалифицированной электронной подписью генерального директора или ИП. При сдаче отчетности сотрудник будет подписывать ее личной ЭП и прикладывать МЧД.

Однако уже сейчас можно работать с машиночитаемыми доверенностями. Например, ФНС уже принимает отчеты за подписью ответственного лица с приложением МЧД.

Изменение МЧД

Внести изменения в действующую машиночитаемую доверенность нельзя. Если надо добавить новые полномочия или работник сменил фамилию, надо отменить ранее выданную доверенность и выдать новую.

Отмена доверенности

Выданную МЧД можно аннулировать в течение срока действия. Например, при увольнении работника или переводе на другую должность. Для этого надо направить в информационную систему заявление на отзыв. После этого система при проверке доверенности будет выдавать, что она недействительна.