Автор: Чермошенцева Татьяна Владимировна, финансовый директор

Когда за окном “неопределённость” и каждый день подкидывает новые ребусы, “Планирование” и “Контроль” должны занять особое место в жизни каждого бизнесмена. Часто слышу от собственников, что в ИХ компании планировать невозможно: крупные суммы сделок, сильное влияние внешние факторы, непредсказуемые клиенты, уникальные бизнес-процессы, сотрудники балбесы. но….

Изменись или умри! - девиз в кризис. Риск убытков и кассовых разрывов заставляет нас осваивать новые практики и внедрять их в жизнь.

Важно понять 2 вещи:

  • планировать можно в любом бизнесе;

  • у всех получается (если не сдаваться).

Рассмотрим на примере планирование движения денег в компании, пошагово обсудим, как внедрить и какие инструменты вам помогут.

Шаг 1. Начинаем вести отчёт о Движении денежных средств (ДДС)

  • сгруппируйте все выбытия и поступления в статьи и для каждой подготовьте подробное описание какие платежи в неё входят. Около 30 -40 статей должно хватить, избыточность снизит качество аналитики.

  • определите места хранения денег (сейф, касса, счёт и т.д.)

  • назначьте ответственных за ведение отчёта, предоставление информации и планирование

  • вносите каждое поступление и выбытие

  • в конце дня сверяйте остатки в ДДС и по кошелькам.

Шаг 2. Начинаем планировать

На предыдущем шаге мы определили ответственных - так информацию о поступлениях запланирует руководитель отдела продаж, закупку канцелярии - офис-менеджер, расходы на рекламу - маркетолог.

Важно! На этом этапе можно встретить сопротивление сотрудников.

Когда вы в первый раз обратитесь с данным поручениям - большинство начнёт снимать с себя ответственность и будет рассказывать что это невозможно/нет времени /всплёскивать руками и спрашивать “зачем”.

Как это сделать максимально продуктивно:

  • вначале поделитесь целью, предупредите, что допускаете наличие ошибок на начальном этапе;

  • первое планирование проводите с каждым ответственным отдельно, помогайте, задавайте уточняющие вопросы;

  • если сотрудник взял паузу подумать, дайте ему максимум 1-2 дня.

Лучше планировать в разрезе недель, это позволит вам быстрее запустить процесс аналитики. Если понимаете, что тяжело или большое сопротивление - планируйте месяц.

Шаг 3. Корректируем данные

Запланируйте 3 сценария:минимум, норма, максимум (в зависимости от объёма поступлений) и после проведения всех выбытий остаток денег по каждому сценарию должен быть положительный.

По мере того как будут поступать денежные средства от клиентов, вы будете двигаться по сценариям от минимума к максимуму.

Если при планировании сценариев Максимум и Норма - обычно сложностей не возникает, то Минимум заставляет задуматься.

  • проанализируйте какие платежи можно сдвинуть по сроку, проведите переговоры с поставщиками;

  • откажитесь от всех необязательных платежей;

  • если денег не хватает, после всех сокращений начинайте искать кредитора.

Шаг 4. Анализируем ПЛАН/ФАКТ

По итогам недели/месяца сравниваем план с фактом.

Будьте готовы к тому, что в первый раз результаты вас не порадуют, зато это станет прекрасным источником информации - теперь можно задать точечные вопросы - Почему не получилось запланировать, какие факторы повлияли, что сделать чтобы снизить их вес?

Раз за разом планирование будет становиться всё точнее и точнее, бизнес-процессы изменятся и компания станет управляемей.

Шаг 5. Планируем регулярно

Заканчивайте планировать следующий месяц за 5 дней до его начала.

Не отступайте. Текущие дела всегда есть и тяжело найти время на планирование, но выигрывает тот, кто дисциплинирован и непреклонен в намерениях.