Автор: Чермошенцева Татьяна Владимировна, финансовый директор
Когда за окном “неопределённость” и каждый день подкидывает новые ребусы, “Планирование” и “Контроль” должны занять особое место в жизни каждого бизнесмена. Часто слышу от собственников, что в ИХ компании планировать невозможно: крупные суммы сделок, сильное влияние внешние факторы, непредсказуемые клиенты, уникальные бизнес-процессы, сотрудники балбесы. но….
Изменись или умри! - девиз в кризис. Риск убытков и кассовых разрывов заставляет нас осваивать новые практики и внедрять их в жизнь.
Важно понять 2 вещи:
-
планировать можно в любом бизнесе;
-
у всех получается (если не сдаваться).
Рассмотрим на примере планирование движения денег в компании, пошагово обсудим, как внедрить и какие инструменты вам помогут.
Шаг 1. Начинаем вести отчёт о Движении денежных средств (ДДС)
-
сгруппируйте все выбытия и поступления в статьи и для каждой подготовьте подробное описание какие платежи в неё входят. Около 30 -40 статей должно хватить, избыточность снизит качество аналитики.
-
определите места хранения денег (сейф, касса, счёт и т.д.)
-
назначьте ответственных за ведение отчёта, предоставление информации и планирование
-
вносите каждое поступление и выбытие
-
в конце дня сверяйте остатки в ДДС и по кошелькам.
Шаг 2. Начинаем планировать
На предыдущем шаге мы определили ответственных - так информацию о поступлениях запланирует руководитель отдела продаж, закупку канцелярии - офис-менеджер, расходы на рекламу - маркетолог.
Важно! На этом этапе можно встретить сопротивление сотрудников.
Когда вы в первый раз обратитесь с данным поручениям - большинство начнёт снимать с себя ответственность и будет рассказывать что это невозможно/нет времени /всплёскивать руками и спрашивать “зачем”.
Как это сделать максимально продуктивно:
-
вначале поделитесь целью, предупредите, что допускаете наличие ошибок на начальном этапе;
-
первое планирование проводите с каждым ответственным отдельно, помогайте, задавайте уточняющие вопросы;
-
если сотрудник взял паузу подумать, дайте ему максимум 1-2 дня.
Лучше планировать в разрезе недель, это позволит вам быстрее запустить процесс аналитики. Если понимаете, что тяжело или большое сопротивление - планируйте месяц.
Шаг 3. Корректируем данные
Запланируйте 3 сценария:минимум, норма, максимум (в зависимости от объёма поступлений) и после проведения всех выбытий остаток денег по каждому сценарию должен быть положительный.
По мере того как будут поступать денежные средства от клиентов, вы будете двигаться по сценариям от минимума к максимуму.
Если при планировании сценариев Максимум и Норма - обычно сложностей не возникает, то Минимум заставляет задуматься.
-
проанализируйте какие платежи можно сдвинуть по сроку, проведите переговоры с поставщиками;
-
откажитесь от всех необязательных платежей;
-
если денег не хватает, после всех сокращений начинайте искать кредитора.
Шаг 4. Анализируем ПЛАН/ФАКТ
По итогам недели/месяца сравниваем план с фактом.
Будьте готовы к тому, что в первый раз результаты вас не порадуют, зато это станет прекрасным источником информации - теперь можно задать точечные вопросы - Почему не получилось запланировать, какие факторы повлияли, что сделать чтобы снизить их вес?
Раз за разом планирование будет становиться всё точнее и точнее, бизнес-процессы изменятся и компания станет управляемей.
Шаг 5. Планируем регулярно
Заканчивайте планировать следующий месяц за 5 дней до его начала.
Не отступайте. Текущие дела всегда есть и тяжело найти время на планирование, но выигрывает тот, кто дисциплинирован и непреклонен в намерениях.