Автор: БухСофт

В каждой компании, где ведется финансово-хозяйственная деятельность, должен быть установлен и соблюдаться регламентированный локальными нормативными актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные правила и особенности выдачи подотчета расскажем сегодня.

Правила выдачи авансов под отчет

Любой компании в связи с нюансами финансово-экономической деятельности приходится сталкиваться с необходимостью приобретения тех или иных материальных ценностей, топлива для служебных автомобилей, канцтоваров, оплачивать работы и услуги подрядчиков и сторонних организаций, а также расходов на командировки, представительские цели и другие рабочие вопросы.

Зачастую в этих целях должностным лицам выдаются наличные средства под отчет. Делая это, следует строго соблюдать пункты Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном ведении кассовых операций».

Чтобы получить денежные средства под отчет, сотрудник должен подать заявление в свободной форме на имя руководителя, в котором будет обозначена требуемая сумма и срок, на который нужны эти денежные средства. Подписанное руководителем заявление с проставленной датой передается в бухгалтерию, ее сотрудник, которому вменены такие обязанности, выписывает расходный кассовый ордер, только после этого бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу.

Сотрудник, получивший под отчет денежные средства, должен отчитаться об их целевом расходовании в течение трех рабочих дней по завершению последнего дня, на который были выданы средства, либо после выхода на работу. Сотрудник обязан составить авансовый отчет, к которому он приложит документы, где оправдает все понесенные расходы. Отчет должны проверить и утвердить главный бухгалтер и руководитель организации в сроки, обозначенные внутренним приказом либо учетной политикой компании.

Особенности выдачи авансов под отчет

Стоит отметить, что наличные денежные средства в качестве аванса под отчет можно выдать только тому сотруднику, который не имеет долгов по ранее полученным подотчетным средствам. Кроме того, бухгалтеру нужно произвести проверку состояния расчетов с тем работником, которому будут выдаваться авансы под отчет, за ним не должно быть задолженностей перед компанией. Чтобы оперативно производить такую проверку в бухучете есть специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Важно также отметить, что работник, получивший денежные средства под отчет, должен помнить, что отныне он — представитель компании и должен соблюдать лимит, который нормируется при расчетах наличными средствами между юрлицами. На 2016 год данный лимит согласно указанию ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У составляет 100 000 рублей.

Способы выдачи подотчетных средств

Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами:

  • наличными в кассе;

  • безналичными средствами, путем перевода с расчетного счета компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/4228;

  • посредством банковской корпоративной карты, оформленной на юрлицо и выданной сотруднику-подотчетнику.

При этом в последнем случае с такой карты можно снять наличные в банкомате либо производить расчеты в безналичном формате. Также следует четко прописать в локальных нормативных актах порядок пользования корпоративными картами и перечень лиц, имеющих право их использовать. Важно учесть, что датой получения авансового платежа будет считаться не день, когда сотруднику была выдана карта, а день, когда с нее списались денежные средства на оплату необходимых услуг и товаров. Узнать о дате списания средств и подтвердить этот факт документально можно из банковской выписки.