Журнал "Семинар для бухгалтера" № 9/2013

С путевыми листами приходится иметь дело каждой второй организации. Поэтому бухгалтеру важно знать, как их правильно оформлять, чтобы не было претензий чиновников. Старший бухгалтер ГК «Лаверна» Снежана Пенцова дала несколько советов, которые помогут в работе с путевками.

Совет № 1.

Прописывайте подробный маршрут

Самый безопасный с точки зрения налогов вариант – фиксировать в путевом листе подробный маршрут движения. Тогда налоговым инспекторам сразу будет видно, куда и когда ездил водитель на автомобиле. И все расходы по нему, ориентируясь на эту информацию, подсчитать легко.

Хотя, если смотреть приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, в числе обязательных реквизитов путевого листа маршрут вообще не прописан. Но эту информацию обязательно потребуют налоговики. Иначе как они проверят обоснованность расходов на транспорт?

На судебную практику тут ориентироваться сложно, она очень противоречива.

Поэтому, чтобы не усложнять задачу ни себе, ни инспекторам, мы всегда подробно расписываем маршруты движения в путевых листах. По этому вопросу к нам претензий не бывает.

Совет № 2.

Ставьте пометки о медосмотрах

Проводить регулярные медосмотры водителей должны компании и предприниматели, деятельность которых связана с эксплуатацией транспортных средств. Такое требование четко прописано в абзаце 5 пункта 1 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ.

Но эту норму можно толковать по-разному. Первое мнение: проводить медосмотры обязаны только компании, которые занимаются перевозкой пассажиров и грузов.

Ну а второе – требование о медосмотрах распространяется на все организации и бизнесменов, кто хоть изредка использует в работе транспорт.

В любом случае отметка о медосмотрах – это обязательный реквизит путевого листа. Так что лучше их проводить и делать соответствующие пометки в документах. Только не забудьте, что для этого придется заключить договор с медучреждением. Ведь только они могут проводить медосмотры.

Совет № 3.

Составляйте путевые листы на срок до месяца

Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 разрешает оформлять путевой лист на один день или смену. Более длительный срок предусмотрен только для командировок. Но это в большей степени относится все-таки к транспортным компаниям.

А когда товар вы перевозите для собственных нужд, правила немного другие. Тут путевой лист вы можете составить на срок до месяца. Такое право дает пункт 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Налоговики иногда бывают против такого подхода. Но если у вас как раз такая ситуация и инспекторы сняли расходы только на этом основании, идите спорить в суд. Там вас точно поддержат. Судьи убеждены, что нетранспортные компании вправе выписывать путевые листы вплоть до месяца. Вот одно из таких дел – постановление ФАС Московского округа от 13 апреля 2011 г. № КА-А40/2962-11.

Еще советы

По какой форме составлять и как исправлять путевые листы

Екатерина Шестакова, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

– Транспортные компании должны использовать строго унифицированную форму путевых листов. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

А если основным видом деятельности организации перевозки не являются, то разработать удобный бланк можно самостоятельно. За основу вы вправе взять утвержденную форму. Главное, чтобы в путевом листе были все реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Марина Агапова, главный бухгалтер ООО «Проф-логистика плюс»

– Путевой лист – это первичный документ. Поэтому внести в него исправления можно так же, как и в любую другую первичку. Руководствоваться здесь нужно пунктом 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Просто перечеркните одной чертой неверные сведения, а рядом напишите правильные. Поставьте дату, подпись и фамилию с инициалами.