Источник: ООО "Небо"
Закон не требует оформлять акт сверки, но жизнь и логика бизнеса настаивают, что это нужно делать. Рассказываем, для чего нужны акты сверки и как они помогают предпринимателям вернуть средства или не переплачивать лишнего.
Что такое акт сверки
Можно сказать, что это инвентаризация расчетов с контрагентами бизнеса. Если у компании много сделок, то часто деньги теряются из-за того, что вовремя не подписаны документы. И акт сверки помогает найти эти средства.
Как это происходит — бухгалтер или собственник отправляют акт сверки контрагентам со всеми расчетами. На той стороне смотрят и отвечают, что все расчеты верны или, наоборот, указывают на отсутствие какого-то документа. Например, вы отгрузили товар, но контрагенты не подписали накладную. Значит, они могут не оплатить счет за эту поставку. Акт сверки помогает убрать недочеты.
Кроме этого, акты сверки помогают найти деньги, которые ушли на переплату. У Неба есть клиент, который арендует сотни торговых мест, а это сотни договоров. Наши специалисты сверяются со всеми поставщиками, чтобы проверять не только оплату, но и сроки действия договоров. Иногда выясняется, что аренда уже кончилась, а наш клиент внес платеж, то есть переплатил. Когда много договоров, на переплаты могут уйти сотни тысяч рублей. В нашем случае акты сверки помогли вернуть около 300 тысяч рублей.
Есть ли у акта сверки юридическая сила?
Нет, акт сверки по российским законам не является документом с юридической силой. Суды, в первую очередь, принимают во внимание акты и накладные, то есть первичные документы. Акт сверки будет лишь дополнением, а без «первички» и вовсе бумажкой без силы. Но есть нюанс.
Есть такое понятие — срок исковой давности. Если вам должны, то есть 3 года, чтобы взыскать долги. И если вы убедите контрагента подписать акт сверки, то срок исковой давности начнет отсчитываться с даты акта сверки.
И тут есть лайфхак из реальной жизни: например, крупная компания 2,5 года не оплачивала долг поставщику. Торговый представитель поставщика пришел к сотрудникам этой компании и уговорил подписать акт сверки. Для подписи нужен сотрудник с печатью. Например, в этом случае печать была у продавца. Суть в том, что подписанный акт сверки,продляет время для взыскания долга.
Как выглядит акт сверки
Недавно ФНС закрепила единую цифровую форму для этого документа. Но это история для тех, кто использует электронный документооборот. Да и то больше касается поставщиков услуг ЭДО. Если речь про бумажную форму, то можно использовать произвольную форму, например, которая печатается из Неба.
Как часто сверяться
Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.
Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.
Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.
Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.
Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.
Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.