Является ли нарушением действующего законодательства подписание товарных накладных подписью, произведенной путем проставления факсимиле?
В настоящее время понятие "факсимильной подписи" законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает "сделай подобное" и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.
Первичные учетные документы (в том числе товарные накладные) являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации ( ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ).
Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Иных требований к подписям, проставляемым на первичных документах, Закон N 402-ФЗ не предъявляет. В частности, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.
Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.
Таким образом, вопрос о правомерности использования факсимильной подписи в первичных учетных документах однозначного ответа не имеет.
Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).
Что касается судебной практики, то до 2011 года она была противоречива, некоторые суды придерживались позиции, что факсимильная подпись может рассматриваться в качестве надлежащей подписи на документах бухгалтерского учета ( постановления ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2007 N А42-4217/2006, ФАС Московского округа от 26.04.2005 N КА-А40/2975-05).
Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).
В 2011 году Президиум ВАС в постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 со ссылкой на Закон N 129-ФЗ и ст. 169 НК РФ указал, что возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счетов-фактур и документов бухгалтерского учета законодательством не предусмотрено. После "выхода в свет" данного постановления судебные органы придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Смотрите, например, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12.
Еще раз хотим обратить Ваше внимание, что товарные накладные, как первичные учетные документы, содержат информацию, необходимую для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ). Неверное оформление данных документов влечет за собой невозможность признания в целях налогообложения тех или иных затрат ( ст. 252 НК РФ). В связи с этим с учетом позиции контролирующих органов и судов рекомендуем факсимильную подпись при оформлении первичных учетных документов не использовать.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий
Ответ прошел контроль качества
25 сентября 2013 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.