По общему правилу, расходы на содержание служебного транспорта включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора. При этом расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в расходах при налогообложении прибыли:

  •     в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. В предельной норме уже учтена сумма возмещения затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного автомобиля (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт);
  •     при наличии документов, подтверждающих соответствующие расходы работника (на ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов и пр.).

Документом, подтверждающим расходы на приобретение топлива, служит путевой лист. Об этом сообщили специалисты Минфина России в письме от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406. Если он правильно оформлен, расходы по нему можно будет учесть в базе по налогу на прибыль.
Обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения утверждены приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152. Вот этот перечень:

  •     наименование и номер путевого листа;
  •     сведения о сроке действия путевого листа;
  •     собственнике (владельце) транспортного средства;
  •     транспортном средстве;
  •     водителе.

Кроме обязательных реквизитов, на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152).