Для выполнения обязанностей налогового агента организации необходимо установить налоговый статус физического лица, которому она производит выплаты.

В Письме от 16 марта 2012 г. N 03-04-06/6-64 Минфин разъясняет, что признание физического лица налогоплательщиком налога на доходы производится организацией, производящей выплаты, самостоятельно исходя из особенностей каждой конкретной ситуации. Ответственность за правильность определения налогового статуса возлагается на организацию.

Налоговыми резидентами РФ признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Перечня документов, подтверждающих фактическое нахождение физических лиц за пределами РФ, законодательно  не установлено. По мнению Минфина, такими документами могут являться копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, справки, подготовленные на основании сведений табеля учета рабочего времени, квитанции о проживании в гостинице и другие документы.

Перечень не является исчерпывающим, как впрочем, и обязательным к признанию каждой налоговой инспекцией.

Напомним, налоговая нагрузка варьируется от 13% для резидентов до 30% для нерезидентов.

Доходы нерезидентов РФ, полученные за пределами РФ, не являются объектом обложения НДФЛ согласно пп. 6, п. 3 ст. 208 НК. Соответственно, подтверждения того, что физические лица-получатели доходов являются резидентами иностранного государства, не требуется.