Д. И. Усков, специалист аудиторско-консалтинговой компании
Группа Финансы (Nexia Finance Group)

Возможность использования электронных документов уже давно предусмотрена гражданским законодательством. Так, например, договор в письменной форме может быть заключен как путем составления одного документа, подписанного сторонами, так и путем обмена документами посредством электронной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст.434 Гражданского кодекса РФ). Использование при совершении сделок электронной подписи (служащей подтверждением авторства электронного сообщения) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством (п.2 ст.160 ГК РФ).

Также имеется возможность обмена электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений (ст.11 федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). При совершении гражданско-правовых сделок использование электронной цифровой подписи в электронных документах признается равнозначным собственноручной подписи в документе на бумажном носителе на основании ст.1 федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Несмотря, что данный федеральный закон утрачивает силу с 01.07.2012, аналогичные нормы содержаться в ч.1 ст.6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Так, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если законодательством установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, первичные учетные документы налогового и бухгалтерского учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении требований вышеуказанных законов (письмо Минфина РФ от 26.11.2009 № 03-03-08/85, УФНС России по г. Москве от 22.09.2010 № 16-15/099725@).

Отметим, что электронный документооборот должен осуществляться исключительно через операторов электронного оборота только в установленных случаях. Так, например, это предусмотрено Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденным приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н.

Обмен с контрагентами иными документами в электронном виде может быть осуществлен сторонами самостоятельно. При этом обязательно должно быть подписанное сторонами соглашения об использовании электронного документооборота, составлении электронных документов, подписанных электронной подписью, и порядке обмена электронными документами.

При необходимости данные документы распечатываются, и на них делается отметка о том, что документы были подписаны электронной подписью (письмо Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).