Грезы бухгалтера

В. Сульженко, заместитель директора
ООО «Арсо-Аудит» Группы Компаний «ПроБизнесКонсалтинг»

Журнал «Практическая бухгалтерия» № 7/2008

Насколько нелегок труд бухгалтерии, может оценить только человек, потрудившийся на этом поприще. Нескучную жизнь бухгалтерам регулярно создают не только наши законодатели, но и особенности организации внутренней работы компании. Как же руководство компании может облегчить труд бухгалтерии?

Часто бухгалтеры совершают ошибки в бухгалтерском и налоговом учете не из-за отсутствия необходимых знаний и навыков, а по совершенно иным причинам.

В большинстве случаев такое ненормальное положение объясняется перегруженностью работников бухгалтерии. Ведь помимо «объективных» причин появления недостатков в учете, таких как постоянные изменения законодательства, есть еще и «субъективные», которые зависят только от организации работы бухгалтерии, а также ее сотрудников.

Попробуем разобраться, как можно избежать появления таких «субъективных» ошибок бухгалтерии.

Не делайте из бухгалтера курьера, делопроизводителя, кладовщика...

Стоит задуматься, какими не свойственными бухгалтеру вещами приходится ему заниматься:

• оформление и заключение договоров со сторонними организациями;
• составление табелей учета рабочего времени;
• подготовка документации, не связанной с бухгалтерским учетом;
• ведение кадрового учета и делопроизводства;
• ведение материального учета или составление производственных отчетов;
• проведение и составление маркетинговых исследований кредитных организаций и лизинговых компаний;
• проведение финансового анализа и многое, многое другое.

Разве эти функции должна выполнять бухгалтерия? Естественно нет.

Вместо подготовки и заключения договоров в рабочем порядке может быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, а также контроль за исполнением заключенных договоров. В отношении учета рабочего времени и материального учета бухгалтерия должна осуществлять контрольные функции, а не заниматься ими самостоятельно, исходя из принципа «если не я, то кто же».

Отсюда вывод — в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии, а сотрудники обязаны их знать.

Правило 1 — Бухгалтер должен знать свои должностные функции и обязанности.

Делу время, потехе час

Работа бухгалтерии многих компаний имеет такую особенность — в любое время в нее могут являться «все кому не лень». В большинстве случаев посетители заходят «просто поболтать». И вот такие визиты регулярно отвлекают работников бухгалтерии от их прямых обязанностей, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения. Результат — ошибки в учете и документах.

Зачастую такие визиты имеют вполне объективные причины в виде вопросов к бухгалтерам. В результате специалистам приходится откладывать текущую работу и заниматься проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена и, как правило, все делается второпях, так как работа бухгалтерии всегда ограничена сроками.

Поэтому для обеспечения нормальных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение распорядка ее работы, включая прием работников фирмы по производственным и личным вопросам. Эти нормы необходимо утвердить приказом руководителя фирмы и довести до всех сотрудников компании.

Целесообразно время приема устанавливать следующим образом: один час до обеда и полтора часа после обеденного времени. Естественно, что в каждой организации может быть другое время, более подходящее циклу работы компании.

Правило 2 — Бухгалтерия не должна быть «проходным двором».

Своевременная подача документов — враг бумажной волокиты

Практически в каждой фирме установлен документооборот, но лишь малое количество организаций может похвастаться тем, что он работает. А ведь именно функционирующий документооборот позволяет оперативно устранять ошибки и недостатки в учете.

В идеальном варианте порядок организации документооборота устанавливается руководителем и закрепляется в приказе. В нем должны быть четко определены формы и сроки представления в бухгалтерию документов, а также лица, несущие ответственность за нарушение установленного порядка. Для того чтобы такой приказ не был просто формальной «бумажкой», должны быть установлены санкции за несвоевременную подачу документов и их некачественную обработку.

Конечно же для приведения документооборота в рабочее состояние необходимо четко наладить учет поступления документов в бухгалтерию и из нее. При систематическом выявлении несвоевременного представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен информировать об этом руководителя. При этом необходимо указать, к каким негативным последствиям для компании это может привести. Как известно, наиболее сильными аргументами являются суммы упущенной выгоды, переплаченных налогов и возможных штрафных санкций. Поэтому следует добиваться наложения соразмерных взысканий и санкций на виновных.

Кроме того, важно возложить обязанность восстановления или получения исправленных документов на виновных лиц. Скорее всего, это заставит их задуматься о том, что лучше сразу же проследить за правильностью получаемых от контрагентов или от своих подчиненных документов, чем потом повторно заниматься одним и тем же вопросом.

Правило 3 — Документооборот должен работать.

Учет и контроль

Вспомним минувшие времена, когда учет велся вручную, все документы (сводные ведомости, журналы ордера, платежные документы), подготавливаемые бухгалтерией, проверялись самими работниками бухгалтерии. Суть такой проверки заключалась в следующем: один работник бухгалтерии составляет документ, другой его проверяет и расписывается за проведенную проверку. Впоследствии он отвечает за правильность данных вместе с сотрудником, составившим документ.

Сегодня, когда все участки компьютеризированы, такая форма контроля применяется все меньше. Ведь зачастую сводные документы даже не распечатываются, а что уж говорить об их проверке. Никогда не стоит забывать народную мудрость: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает!» Поэтому внутренняя проверка документов имеет право на существование. Ведь, как известно, для проверки требуется значительно меньше времени, чем для последующего исправления ошибок.

При такой организации работы есть еще один плюс — взаимозаменяемость работников бухгалтерии увеличивается, а значит, при отсутствии одного из них работа не будет остановлена до подбора необходимого специалиста.

Правило 4 — Доверяй, но проверяй!

Не кидай «камни» в чужой «огород»

Многие компании зачастую формально относятся к тому, что правильность ведения бухгалтерского учета можно проконтролировать путем сравнения с результатами проведенной инвентаризации. Эффективность этого способа очевидна, ведь инвентаризация включает не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и других показателей. При инвентаризации должны быть установлены реальные данные по всем счетам бухгалтерского учета на соответствующую дату.

Если данные по инвентаризациям на начало и конец отчетного периода совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета, то в определенной степени можно уверенно говорить о том, что и в течение этого периода бухгалтерский учет охватывал деятельность организации в полном объеме. Если выявляются расхождения показателей, следует организовать внутреннюю проверку и начать ее с данных бухгалтерии. Только после установления правильности бухгалтерских данных можно предъявлять претензии к другим подразделениям компании.

Вполне очевидно, что решить и устранить недостатки учета и организации работы как в самой бухгалтерии, так и в других подразделениях компании можно, только располагая реальной и объективной информацией.

Правило 5 — Инвентаризация не должна быть формальностью.

Помоги себе сам

На сегодняшний день отдельные компании тратят достаточно много средств на приобретение различного рода информационных баз, программного обеспечения, специальной литературы в области бухгалтерского и налогового учета для организации труда сотрудников. И также ни для кого не секрет, что для большинства бухгалтеров это лишь несбыточные мечты и им приходится получать информацию за свой счет. Но даже когда ситуация благоприятна и в бюджет компании включены расходы на повышение профессионального уровня бухгалтерии, далеко не всегда бухгалтерской службой полученный материал изучается. Частенько при обсуждении ошибки можно услышать всем известную фразу: «Я всю жизнь так делала и в прошлый раз аудиторы нам ничего не сказали!»

Такой аргумент выглядит весьма неубедительным, особенно если он будет выдвинут налоговикам. Поэтому целесообразно регулярно проводить мониторинг изменений в области бухучета и налогообложения, направлять сотрудников на специализированные семинары и курсы. Полученную информацию необходимо довести до всех сотрудников бухгалтерии и по возможности обсудить.

Ошибки, выявленные аудиторами в ходе проверки, также следует доводить до каждого сотрудника бухгалтерии, а о новых правилах учета необходимо сразу же сообщать исполнителям под роспись. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета следует систематизировать в отдельные папки.

Когда неясные вопросы учета своими силами разрешить не удается, необходимо не пускать ситуацию на «самотек», а привлекать необходимых специалистов соответствующей квалификации или просить разъяснений у компетентных органов.

Ни в коем случае нельзя оставлять неясности «на потом».

Правило 6 — Профессионализм работников бухгалтерии должен быть «на высоте».

Самое интересное, что эти очевидные истины на практике чаще всего являются грезами бухгалтеров. Всегда стоит помнить о простых правилах, которые помогают организовать работу бухгалтерии и предупредить возможные ошибки еще на стадии их возникновения.

Однозначно можно сказать: для того чтобы облегчить свой труд, всегда необходимо прилагать усилия.