Автор: Евгения Яровая, Старший бухгалтер-консультант Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Материалы журнала «Прогрессивный бухгалтер», июль 2023

Ведение воинского учета претерпело значительные изменения. В этой статье расскажем, что нужно знать работодателю об оформлении, ведении и хранении документов, разработанных Министерством обороны, на что обратить внимание кадровой службе при ведении воинского учета в 2023 году.

Какие изменения произошли в воинском учете

Начиная с 2022 года, в части ведения воинского учета произошли определенные изменения. Так, сейчас каждый работодатель, кроме ИП, обязан вести воинский учет сотрудников. Воинскому учету подлежат следующие категории сотрудников:

  • Лица призывного возраста – мужчины от 18 до 27 лет, не проходившие службу в армии и не пребывающие в запасе;

  • Мужчины, находящиеся в запасе;

  • Лица, уволенные из армии в запас;

  • Лица, проходившие и успешно закончившие обучение в военных центрах и кафедрах;

  • Граждане, не проходившие военную службу, так как имеют освобождение от призыва или отсрочку, или по иным причинам по достижению ими 27 лет;

  • Лица, уволенные с военной службы и не поставленные на учет в военкомате;

  • Прошедшие альтернативную гражданскую службу;

  • Женщины, имеющие военно-учетные специальности (медицинские работники, картографы, радисты, метеорологи, фотолаборанты, телеграфисты).

Помимо этого, 8 января 2022 года работодатели обязаны следовать положениям Инструкции «Об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета по воинскому учету в организации», утвержденной Приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Данная инструкция устанавливает формы, порядок заполнения и хранения документов по ведению воинского учета, правила сверки данных воинского учета в учетных документах юрлиц и военных комиссариатов, а также органов местного самоуправления. Ключевым нововведением является появление специальной карточки по воинскому учету.

Изменения в воинском учете произошли и в 2023 году. Так, в апреле вступил в силу Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», предполагающий цифровизацию воинского учета в организациях. Рассмотрим данные новшества подробнее.

Отличие карточки воинского учета от Личной карточки (Т-2)

Ранее данные воинского учета отражались в Личной карточке (Т-2). Несмотря на то, что в 2013 году карточка Т-2 была отменена, организации все же обязаны были вести воинский учет именно в ней. Это связано с тем, что форма карточки была воспроизведена в Методических рекомендациях Генштаба Вооруженных сил РФ.

В связи с утверждением новой карточки воинского учета, с 8 января 2022 года юрлица вправе отказаться от оформления Личной карточки (Т-2). Новая карточка воинского учета составляется по форме № 10 (приложение № 22 Инструкции).

В отличие от Личной карточки (Т-2), в новой карточке воинского учета теперь необходимо:

  • заполнять информацию о водительском удостоверении сотрудника;

  • указывать данные документа воинского учета (его наименование и реквизиты);

  • указывать дату и номер документа, который отправляли в военкомат для подтверждения приема, перевода или увольнения сотрудника.

Также в карточке воинского учета добавили отдельные графы, необходимые для сверки данных с сотрудником и военкоматом, и строки о дополнительных сведениях. Информация об окладе работника в новой карточке не фиксируется. При этом кадровику не нужно давать карточку на подпись сотруднику о его приеме или переводе. Особенностью является и то, что подписывать карточку воинского учета имеет право только сотрудник, осуществляющий воинский учет, причем ему необязательно работать именно в кадровой службе организации.

Особенности заполнения карточки воинского учета по форме №10

Согласно п. 32 Инструкции для заполнения карточки необходимо наличие следующих документов:

  • для граждан призывного возраста – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

  • для военнообязанных, находящихся в запасе – военный билет или временное удостоверение, или справка вместо военного билета;

  • документ, удостоверяющий личность;

  • иные подтверждающие документы.

Карточку необходимо заполнять как в электронном виде, так и на бумаге (п. 32, глава IV Инструкции):

Формат заполнения

Требования в соответствии с Инструкцией

Бумажный

Можно заполнять либо вручную, либо распечатывать. При ручном заполнении нужно использовать только синюю, черную или фиолетовую шариковую ручку, писать разборчивым почерком без ошибок и сокращений. Информация о семейном положении, местах жительства и пребывания, контактном номере телефона, реквизиты «Сверка с документами воинскому учету», «Сверка с военным комиссариатом» и записи в п. 7 части II карточки заполняются простым карандашом.

Электронный

Особых требований Инструкция не устанавливает, но в п. 33 есть оговорка, что право на внесение изменений в электронную базу данных карт и их распечатку имеет только сотрудник, ведущий воинский учет в компании.

Размер бланка карточки воинского учета составляет 210×297 мм и содержит лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне прописываются личные данные сотрудника, а на оборотной – данные по воинскому учету, кадровых мероприятиях и дополнительных сведениям.

Хранение карточек воинского учета

Хранение карточек воинского учета осуществляется по разделам в следующем порядке:

  1. Офицеры запаса;

  2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса;

  3. Военнообязанные женщины;

  4. Лица призывного возраста;

  5. Военнообязанные граждане, имеющие мобилизационные предписания с соответствующими отметками в военных билетах (данный раздел формируется только в случае, если количество таких работников превышает 500 человек).

В отдельные группы следует разложить карточки тех сотрудников, которые поставлены на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев и по которым не подтвержденное место жительства.

Располагать карточки военнообязанных в рамках каждого раздела необходимо в алфавитном порядке. Исключение составляет пятый раздел: в нем располагать сотрудников нужно по номерам команд (партий) из 2 раздела пункта 7 карточки, а в них уже в алфавитном порядке. В случае, если номера команд состоят из букв и цифр, то допускается их формирование в порядке возрастания – и по номерам, и по буквам.

Карточки снятых с воинского учета сотрудников должны храниться обособленно. После их сверки с военным комиссариатом или органами местного самоуправления их можно уничтожить.

Порядок сверки данных с военкоматом

Согласно п. 36 Инструкции, сверка данных с военкоматами производится не реже одного раза в год. Военный комиссариат, действующий на территории, в которой находится организация, самостоятельно определяет дату и время сверки. В рамках проверки данных сверяются сведения из раздела II карточки и данные по сотрудникам: ФИО, дат

Порядок сверки не изменился и соответствует тому, что действовал раньше. Проводить сверку сведений о воинском учете с военкоматами нужно не реже одного раза в год (п. 36 Инструкции). Дату и время устанавливает военный комиссариат, который ведет свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация. В сверке уточняются сведения, указанные в разделе II карточки, а также следующие данные о гражданах: ФИО, дата и место рождения, информация об образовании, должности и профессии, семейном положении, состоянии здоровья, прохождении военных сборов, адресе места жительства (пребывания) и номере телефонов.

Сроки и способы подачи в военкомат сведений для ведения воинского учета

При изменениях сведений о сотрудниках, состоящих на воинском учёте, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте, работодатель обязан направить в военкомат соответствующую информацию в течение пяти дней после изменения сведений. Если сотрудник не встал на воинский учет, уведомить об этом военкомат необходимо в течение трех рабочих дней.

Пока что подача сведений возможна только на бумажном носителе по форме, представленной в Приложении № 13 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта. Электронный способ отправки предполагается после запуска Реестра военнообязанных через портал Госуслуг с применением усиленной ЭП. Пока что данная система учета военнообязанных еще в стадии разработки. По словам главы Минцифры, запуск системы ожидается осенью 2023 года, но точных сроков пока не обозначено.

Что делать, если сотруднику пришла повестка

Если в компанию пришла повестка по сотруднику, работодатель обязан уведомить его об этом и обеспечить своевременную явку в военкомат. Повестки могут приходить и на бумажном носителе, так и в электронном виде. При получении сотрудник должен подписать документ.

Если работник отказывается от получения повестки, нужно проставить в ней пометку об отказе с указанием даты, ФИО и должности сотрудника, который вручал повестку.

Также сотрудник имеет право подать в военкомат заявление об изменении его данных по воинскому учету, на основании которого военкомат будет запрашивать у компаний нужные сведения. Ответ на запрос необходимо отправлять в течение трех рабочих дней.

Как неявки сотрудников в военкомат могут отразиться на работе компании

Неявки в военкомат могут привести к оформлению простоев, а также невозможности заграничных командировок, так как гражданин, получивший повестку, не имеет право выехать за границу до явки в военкомат. Если сотрудник не пришел в военкомат по истечении 20 дней со дня получения повестки, то может лишиться права управления транспортными средствами. Также могут быть наложены ограничения на возможность регистрации ИП, юридического лица или недвижимости.

Настройка воинского учета в ЗУП 3.1

В ЗУП 3.1 можно включить функционал по ведению воинского учета и бронированию граждан (раздел Настройка – Кадровый учет):

После установки данных настроек в ответственных лицах организации будет доступно для заполнения поле «Ответственный за ВУР» (раздел Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) и ссылка по воинскому учета:

В разделе Кадры появится блок по воинскому учету, а в Кадровых отчетах – соответствующие отчеты: