Автор: Александр Иванов
www.reg-audit.ru

Об электронных трудовых книжках сказано и написано немало. Достаточно информации о том, как осуществить переход, уведомить сотрудников, собрать заявления и т.п. Наша цель далека от повторения прописных истин. Мы проанализируем ЭТК и разберем преимущества, недостатки ЭТК для разных сторон трудовых правоотношений.

Государству нужен контроль

Нелегальный труд в нашей стране не приветствуется. Как вывести его из тени? Только установив полноценный контроль за трудовой деятельностью. И ЭТК – серьезный шаг в этом направлении. Их введение в практику – очевидный плюс для государства.

Перевод сведений о трудоустройстве в электронный формат упрощает аналитику, статистику и мониторинг данных. Также он снижает вероятность ошибок при осуществлении статистических подсчетов.

Мониторинг пенсионных, налоговых отчислений тоже существенно упростится с введением ЭТК. На этом преимущества для государства заканчиваются. А недостатки для РФ как участника правоотношений выявить не удалось.

Бизнесу нужна рационализация

Первым очевидным плюсом ЭТК для работодателей является снижение издержек на приобретение, ведение, хранение документов в бумажном виде.

Вторым – появление возможности эффективного сбора статистики для анализа сведений о трудовой деятельности сотрудников. Опыт, стаж как на ладони – работа кадровиков и HR-аналитиков упрощается.

Третий плюс касается отсутствия дублирующих документов. Бумажные трудовые книжки работники могли предъявлять при трудоустройстве на свое усмотрение. Это позволяло скрывать неудобный стаж, информацию о взысканиях и т.п. Электронный формат исключает дубляж. Все сведения в одном месте – это удобно для работодателя.

Но за все, как известно, приходится платить. Переходим к недостаткам ЭТК.

  1. Действующее законодательство позволяет работникам сохранять бумажный формат книжки. При этом работодателей обязывают вести учет в электронном виде. Двойной документооборот ведет к увеличению нагрузки на профильные отделы и подразделения.

  2. Внесение изменений в ЭТК еще не отлажено. Технически сложный и долгий процесс – серьезная проблема, которая требует адекватного решения.

  3. В ЭТК нет места для благодарностей. Если в компании их внесение в бумажные книжки практиковалось, придется менять систему нематериального поощрения.

  4. Необходимость вносить данные об увольнении, приеме на работу день в день создает проблемы там, где имеет место нестабильная связь.

Работникам нужно удобство и гарантии

ЭТК сильно упрощает оформление на дистанционную работу. Не нужно ехать в офис, сдавать трудовую книжку. Доступ к информации о трудовом стаже сотрудник может получить в любой момент, достаточно зайти в личный кабинет. Для получения госуслуг не нужно ждать неделями справки от работодателей. ЭТК невозможно потерять, как бумажную. Что ж, преимущества для сотрудников очевидны. Но и без недостатков не обошлось.

ЭТК может запятнать репутацию работника. Если раньше при отказе от работы в течение 5 дней (а именно такой срок давался кадровикам на заполнение трудовой книжки) с момента трудоустройства запись могли не делать, сейчас это исключено.

ЭТК ведется с 2020 года. За предыдущие годы сведения о трудовой деятельности сохраняются на бумажном носителе. Ответственность за его сохранность несет сам работник. В жизни случается всякое, и сведения могут быть утрачены.

Очевидно, что постепенно на электронные сведения о трудовой деятельности перейдут все. Что стороны правоотношений могут сделать сейчас? Минимизировать риски, соблюдая нормы действующего законодательства и не допуская ошибок.