Автор: Шиманова Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В материале рассмотрим, какие вопросы изучаются в рамках осуществления внутреннего финансового контроля кассовых операций в казенном учреждении, как проводится инвентаризации (ревизия) кассы, как в бюджетном учете отражаются излишки и недостачи наличных денежных средств и денежных документов, какая ответственность предусмотрена за несоблюдение кассовой дисциплины.

Вопросы проверки кассовых операций

Как правило, в рамках внутреннего финансового контроля кассовых операций проверяется:

1. Соблюдение порядка ведения кассовых операций в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами, в том числе соблюдение правил приема и выдачи наличных денежных средств, оформления кассовых документов (указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, от 09.12.2019 № 5348-У, Инструкция № 157н, Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

2. Обеспечение сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке (п. 7 Указания № 3210-У).

3. Соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе (п. 2 Указания № 3210-У). Напомним, накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка не допускается.

4. Соблюдение ограничений по расчетам с юридическими лицами. Согласно п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

5. Соблюдение порядка использования наличной выручки по целевому назначению (п. 1 Указания ЦБ РФ № 5348-У).

6. Соблюдение Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (за исключением случаев, когда согласно указанному закону учреждение не обязано применять ККТ при расчетах с населением).

7. Порядок приема платежей с использованием платежных карт и иных электронных средств платежа (через банкоматы, платежные терминалы, электронные терминалы).

8. Фактическое наличие в кассе денежных средств, бланков строгой отчетности и иных ценностей (инвентаризация (ревизия) кассы).

Порядок проведения инвентаризации (ревизии) кассы

Инвентаризация (ревизия) кассы в казенных учреждениях проводится в сроки и в порядке, установленные учреждением в учетной политике, единой учетной политике при централизации учета (далее – учетная политика) (п. 80, 81 СГС «Концептуальные основы», п. 9 СГС «Учетная политика»). Как уже было отмечено, данное мероприятие проводится также в рамках внутреннего финансового контроля ведения кассовых операций.

Напомним, что к обязательным случаям проведения инвентаризации относятся:

  • установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

  • стихийное бедствие, пожар, аварии или другие чрезвычайные ситуации, в том числе вызванные экстремальными условиями;

  • смена материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

  • другие случаи, предусмотренные законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ, локальными документами учреждения.

Перед проведением инвентаризации кассы руководитель учреждения издает приказ (решение), в котором указываются:

  • дата начала и окончания инвентаризации;

  • виды имущества, подлежащие инвентаризации (например, наличные денежные средства, денежные документы);

  • причины проведения инвентаризации (например, смена материально ответственного лица);

  • состав инвентаризационной комиссии.

Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации (в том числе инвентаризационные описи) утверждены Приказом Минфина России № 52н. Для проведения инвентаризации кассы используются:

  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

  • инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).

После окончания инвентаризации кассы оформленные инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и ответственные лица. Выявленные расхождения обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации.

Обратите внимание: Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) утверждены унифицированные формы электронных документов для применения организациями бюджетной сферы, в том числе:

  • решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439),

  • акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).

Если казенное учреждение в 2022 году не применяет Приказ № 61н, указанные формы при необходимости можно закрепить в учетной политике. С 2023 года применение Приказа № 61н будет обязательным для всех учреждений.

В ходе инвентаризации кассы учреждения проводится проверка:

1) правильности и своевременности оприходования наличных денежных средств и денежных документов в кассу, их выдачи (списания), правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров и прилагаемых к ним документов, соблюдения порядка ведения аналитического учета денежных документов;

2) правильности и своевременности оформления первичных учетных документов в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, а также записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета;

3) фактического наличия денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения в порядке, установленном его учетной политикой.

При разработке порядка инвентаризации кассы казенное учреждение вправе использовать отдельные положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).

Ревизия кассы должна осуществляться при обязательном участии главного бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки кассовую книгу (ф. 0504514) и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы сданы им в бухгалтерию и к моменту начала инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и денежных документов.

В ходе инвентаризации необходимо проверить, имеются ли в кассе (п. 3.40 Методических ких указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств):

  • наличные денежные средства;

  • денежные документы (оплаченные талоны на бензин, на питание и т. п., оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и др.);

  • ценные бумаги;

  • бланки строгой отчетности.

После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяется с данными учета по кассовой книге (ф. 0504514). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов, правильность и своевременность оформления приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310001, 0310002).

Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами. Наличие денежных документов в кассе отражается в кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах. Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них надписи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них надписи «Фондовый». Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Фактическое наличие БСО проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Фактическое количество бланков строгой отчетности сверяется с данными бухгалтерского учета, отраженными на счете 0 105 36 349, забалансовом счете 03, и с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Хранение бланков строгой отчетности, ценных бумаг и бланков ценных бумаг может быть организовано вне помещения кассы. В этом случае инвентаризация указанных ценностей проводится с составлением актов по каждому ответственному лицу и месту хранения.

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.

По завершении проверки денежных документов и БСО в инвентаризационных описях (ф. 0504086) ответственные лица должны сделать отметку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Если в кассе учреждения помимо денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности хранятся ценные бумаги, то их инвентаризация проводится одновременно с хранящимися в кассе ценностями (п. 3.11, 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

При инвентаризации ценных бумаг проверяются фактические затраты в ценные бумаги (данные по счету 0 215 00 000 «Вложения в финансовые активы»).

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:

  • правильность их оформления;

  • реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;

  • сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);

  • своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

Отражение результатов инвентаризации кассы в бюджетном учете

Основанием для отражения в учете записей по результатам инвентаризации являются инвентаризационные описи (ф. 0504086, 0504088), ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, подтверждающие соответствующие операции.

Неучтенные денежные средства, денежные документы, обнаруженные в кассе казенного учреждения, принимаются к учету по фактическому номиналу. При этом составляются следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Приняты к учету излишки наличных денежных средств

1 201 34 510

1 401 10 189

Приняты к учету излишки денежных документов

1 201 35 510

1 401 10 189

Недостача денежных средств, денежных документов в кассе казенного учреждения, выявленных по результатам инвентаризации, отражается так:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Отражена в кассе сумма недостач, хищений, порчи денежных средств

1 209 81 56х

1 201 34 610

Отражена сумма недостач хищений, порчи денежных документов и иных финансовых активов

1 209 82 56х

1 401 10 172
1 401 40 172

Списаны с учета денежные документы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

1 401 10 172

1 201 35 610

Списаны с учета денежные документы по причине их уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств

1 401 20 273

1 201 35 610

Данные корреспонденции счетов приведены в соответствии с действующей Инструкцией № 162н. При этом необходимо помнить, что согласно п. 10.7.3. Порядка № 209н выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, а также в случае поступления денежных средств при исполнении этих требований относятся на подстатью 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» КОСГУ.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

В таблице приведем нарушения, связанные с ведением кассовых операций, и установленные меры ответственности:

Выявленные нарушения

Мера ответственности

Основание по КоАП РФ

Нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

  • накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов

Административный штраф:

  • для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

  • для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Статья 15.1

Неприменение ККТ

Административный штраф:

  • для должностных лиц – в размере от 1/4 до 1/2 суммы расчета без применения ККТ, но не менее 10 000 руб.;

  • для юридических лиц – в размере от 3/4 до одного размера суммы расчета без применения ККТ, но не менее 30 000 руб.

Повторное совершение данного правонарушения в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более, влечет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):

  • в отношении должностных лиц – дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет;

  • в отношении юридических лиц – административное приостановление деятельности на срок до 90 суток

Часть 2 ст. 14.5

Применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения

Для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 1 500 руб. до 3 000 руб.

Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Часть 4 ст. 14.5

Непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление информации с нарушением установленных сроков)

Для должностных лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1 500 до 3 000 руб.

Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Часть 5 ст. 14.5

Ненаправление клиенту кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непередача этих документов на бумажном носителе по его требованию

Для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере 2 000 руб.

Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб.

Часть 6 ст. 14.5

* * *

С целью соблюдения кассовой дисциплины в казенном учреждении целесообразно разработать и утвердить:

  • правила приема и выдачи наличных денежных средств;

  • порядок определения лимита остатка кассы;

  • порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств, своевременности и правильности оформления кассовых документов;

  • порядок транспортировки и хранения денежных средств (в том числе требования к помещению кассы, порядок хранения и передаче ключей от кассы);

  • положения о материальной ответственности кассира.