Автор: Шиманова Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В материале рассмотрим, какие вопросы изучаются в рамках осуществления внутреннего финансового контроля кассовых операций в казенном учреждении, как проводится инвентаризации (ревизия) кассы, как в бюджетном учете отражаются излишки и недостачи наличных денежных средств и денежных документов, какая ответственность предусмотрена за несоблюдение кассовой дисциплины.
Вопросы проверки кассовых операций
Как правило, в рамках внутреннего финансового контроля кассовых операций проверяется:
1. Соблюдение порядка ведения кассовых операций в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами, в том числе соблюдение правил приема и выдачи наличных денежных средств, оформления кассовых документов (указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, от 09.12.2019 № 5348-У, Инструкция № 157н, Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
2. Обеспечение сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке (п. 7 Указания № 3210-У).
3. Соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе (п. 2 Указания № 3210-У). Напомним, накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка не допускается.
4. Соблюдение ограничений по расчетам с юридическими лицами. Согласно п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.
5. Соблюдение порядка использования наличной выручки по целевому назначению (п. 1 Указания ЦБ РФ № 5348-У).
6. Соблюдение Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (за исключением случаев, когда согласно указанному закону учреждение не обязано применять ККТ при расчетах с населением).
7. Порядок приема платежей с использованием платежных карт и иных электронных средств платежа (через банкоматы, платежные терминалы, электронные терминалы).
8. Фактическое наличие в кассе денежных средств, бланков строгой отчетности и иных ценностей (инвентаризация (ревизия) кассы).
Порядок проведения инвентаризации (ревизии) кассы
Инвентаризация (ревизия) кассы в казенных учреждениях проводится в сроки и в порядке, установленные учреждением в учетной политике, единой учетной политике при централизации учета (далее – учетная политика) (п. 80, 81 СГС «Концептуальные основы», п. 9 СГС «Учетная политика»). Как уже было отмечено, данное мероприятие проводится также в рамках внутреннего финансового контроля ведения кассовых операций.
Напомним, что к обязательным случаям проведения инвентаризации относятся:
-
установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
-
стихийное бедствие, пожар, аварии или другие чрезвычайные ситуации, в том числе вызванные экстремальными условиями;
-
смена материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
-
другие случаи, предусмотренные законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ, локальными документами учреждения.
Перед проведением инвентаризации кассы руководитель учреждения издает приказ (решение), в котором указываются:
-
дата начала и окончания инвентаризации;
-
виды имущества, подлежащие инвентаризации (например, наличные денежные средства, денежные документы);
-
причины проведения инвентаризации (например, смена материально ответственного лица);
-
состав инвентаризационной комиссии.
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации (в том числе инвентаризационные описи) утверждены Приказом Минфина России № 52н. Для проведения инвентаризации кассы используются:
-
инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
-
инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).
После окончания инвентаризации кассы оформленные инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и ответственные лица. Выявленные расхождения обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации.
Обратите внимание: Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) утверждены унифицированные формы электронных документов для применения организациями бюджетной сферы, в том числе:
решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439),
акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
Если казенное учреждение в 2022 году не применяет Приказ № 61н, указанные формы при необходимости можно закрепить в учетной политике. С 2023 года применение Приказа № 61н будет обязательным для всех учреждений.
В ходе инвентаризации кассы учреждения проводится проверка:
1) правильности и своевременности оприходования наличных денежных средств и денежных документов в кассу, их выдачи (списания), правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров и прилагаемых к ним документов, соблюдения порядка ведения аналитического учета денежных документов;
2) правильности и своевременности оформления первичных учетных документов в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, а также записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета;
3) фактического наличия денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения в порядке, установленном его учетной политикой.
При разработке порядка инвентаризации кассы казенное учреждение вправе использовать отдельные положения Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Ревизия кассы должна осуществляться при обязательном участии главного бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки кассовую книгу (ф. 0504514) и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы сданы им в бухгалтерию и к моменту начала инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и денежных документов.
В ходе инвентаризации необходимо проверить, имеются ли в кассе (п. 3.40 Методических ких указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств):
-
наличные денежные средства;
-
денежные документы (оплаченные талоны на бензин, на питание и т. п., оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и др.);
-
ценные бумаги;
После полного полистного пересчета денежной наличности результат сверяется с данными учета по кассовой книге (ф. 0504514). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги также проверяется правильность работы программных средств обработки кассовых документов, правильность и своевременность оформления приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310001, 0310002).
Фактическое наличие денежных документов сверяется с данными учета операций с денежными документами. Наличие денежных документов в кассе отражается в кассовой книге (ф. 0504514) на отдельных листах. Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них надписи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них надписи «Фондовый». Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Фактическое наличие БСО проверяется по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Фактическое количество бланков строгой отчетности сверяется с данными бухгалтерского учета, отраженными на счете 0 105 36 349, забалансовом счете 03, и с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Хранение бланков строгой отчетности, ценных бумаг и бланков ценных бумаг может быть организовано вне помещения кассы. В этом случае инвентаризация указанных ценностей проводится с составлением актов по каждому ответственному лицу и месту хранения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
По завершении проверки денежных документов и БСО в инвентаризационных описях (ф. 0504086) ответственные лица должны сделать отметку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Если в кассе учреждения помимо денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности хранятся ценные бумаги, то их инвентаризация проводится одновременно с хранящимися в кассе ценностями (п. 3.11, 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
При инвентаризации ценных бумаг проверяются фактические затраты в ценные бумаги (данные по счету 0 215 00 000 «Вложения в финансовые активы»).
При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается:
-
правильность их оформления;
-
реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
-
сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета);
-
своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.
Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы.
Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.
Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.
Отражение результатов инвентаризации кассы в бюджетном учете
Основанием для отражения в учете записей по результатам инвентаризации являются инвентаризационные описи (ф. 0504086, 0504088), ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, подтверждающие соответствующие операции.
Неучтенные денежные средства, денежные документы, обнаруженные в кассе казенного учреждения, принимаются к учету по фактическому номиналу. При этом составляются следующие записи:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Приняты к учету излишки наличных денежных средств | 1 201 34 510 | 1 401 10 189 |
Приняты к учету излишки денежных документов | 1 201 35 510 | 1 401 10 189 |
Недостача денежных средств, денежных документов в кассе казенного учреждения, выявленных по результатам инвентаризации, отражается так:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Отражена в кассе сумма недостач, хищений, порчи денежных средств | 1 209 81 56х | 1 201 34 610 |
Отражена сумма недостач хищений, порчи денежных документов и иных финансовых активов | 1 209 82 56х | 1 401 10 172 |
Списаны с учета денежные документы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации | 1 401 10 172 | 1 201 35 610 |
Списаны с учета денежные документы по причине их уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств | 1 401 20 273 | 1 201 35 610 |
Данные корреспонденции счетов приведены в соответствии с действующей Инструкцией № 162н. При этом необходимо помнить, что согласно п. 10.7.3. Порядка № 209н выбытия денежных средств при признании требований по возмещению ущерба вследствие недостач, хищений денежных средств, а также в случае поступления денежных средств при исполнении этих требований относятся на подстатью 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» КОСГУ.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
В таблице приведем нарушения, связанные с ведением кассовых операций, и установленные меры ответственности:
Выявленные нарушения | Мера ответственности | Основание по КоАП РФ |
Нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций:
| Административный штраф:
| Статья 15.1 |
Неприменение ККТ | Административный штраф:
Повторное совершение данного правонарушения в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила в том числе в совокупности 1 000 000 руб. и более, влечет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ):
| Часть 2 ст. 14.5 |
Применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения | Для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 1 500 руб. до 3 000 руб. Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб. | Часть 4 ст. 14.5 |
Непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление информации с нарушением установленных сроков) | Для должностных лиц – предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 1 500 до 3 000 руб. Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. | Часть 5 ст. 14.5 |
Ненаправление клиенту кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме либо непередача этих документов на бумажном носителе по его требованию | Для должностных лиц – предупреждение или административный штраф в размере 2 000 руб. Для юридических лиц – предупреждение или административный штраф в размере 10 000 руб. | Часть 6 ст. 14.5 |
* * *
С целью соблюдения кассовой дисциплины в казенном учреждении целесообразно разработать и утвердить:
-
правила приема и выдачи наличных денежных средств;
-
порядок определения лимита остатка кассы;
-
порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денежных средств, своевременности и правильности оформления кассовых документов;
-
порядок транспортировки и хранения денежных средств (в том числе требования к помещению кассы, порядок хранения и передаче ключей от кассы);
-
положения о материальной ответственности кассира.