Автор: И. Дубовик
Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение" № 1/2016
Данный вопрос возникает у бухгалтеров государственных (муниципальных) учреждений, которые организуют свой документооборот в рамках Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В нем нет упоминания о путевых листах, что вовсе не означает, что названные учреждения вправе отказаться от применения этого важного для владельцев транспортных средств документа. В статье приведены соответствующие аргументы, а также рассказано о нюансах заполнения и применения путевых листов на практике.
Нормы бюджетного законодательства
В предшественнике[1] Приказа Минфина РФ № 52н был приведен перечень применяемых учреждениями путевых листов. Это, в свою очередь, согласовывалось с нормами методологических инструкций № 162н[2], 174н[3], 183н[4], которые действительны по сей день и в которых четко сказано, что для списания в расход всех видов топлива применяется путевой лист. Причем в инструкциях есть коды по ОКУД, которые отсылают к Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, утверждающему унифицированные формы первичной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте.
Данный документ в связи с нормами обновленного Закона о бухгалтерском учете[5] с 2013 года не является обязательным к применению для коммерческих организаций, которые самостоятельно разрабатывают и утверждают формы путевых листов, включая в них обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Что касается некоммерческих организаций, они продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса. Как раз принятым в его исполнение подзаконным актом и является Приказ Минфина РФ № 52н.
Возникает коллизия законодательства. В методологических инструкциях № 162н, 174н, 183н есть указания по применению путевого листа, а в Приказе Минфина РФ № 52н – нет. Хотя именно последний документ в организации документооборота имеет приоритет перед методологическими правовыми актами. Это говорит о том, что бухгалтерам учреждений финансовое ведомство фактически предоставило право разработать свой путевой лист для списания топлива. Но он нужен не только для данных целей, так что лучше пока воспользоваться проверенными временем формами, тем более что они предусмотрены в инструкциях № 162н, 174н, 183н.
«Транспортное» законодательство
Базовым документом, регулирующим перевозки грузов и пассажиров посредством автомобильного транспорта, является Устав автомобильного транспорта[6], имеющий статус федерального закона. В нем сказано, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на автотранспорт (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечаются время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6, 8 ст. 35 Устава автомобильного транспорта). Обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности участников дорожного движения, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах (п. 1 ст. 38 Устава автомобильного транспорта).
Сведения о контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов[7]). Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).
Как видим, учреждению, эксплуатирующему автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов, без путевого листа не обойтись не только в силу норм бюджетных методологических актов,
но и на основании требований транспортного законодательства.
Учреждение – не перевозчик пассажиров и грузов!
Так может справедливо заметить читатель, добавив к этому, что Устав автомобильного транспорта регулирует деятельность профессиональных перевозчиков и не распространяется на тех, кто эксплуатирует транспорт для собственных нужд. Однако есть другие документы, которые тоже обязывают использующие автомобили учреждения выписывать путевые листы. Обратимся к Определению ВС РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529. Как следует из материалов дела, юридическое лицо эксплуатировало легковые и грузовые автомобили по дорогам общего пользования, а его сотрудники являлись участниками дорожного движения.
В связи с этим организация обязана была обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом, а именно соблюдать порядок заполнения путевых листов, включать в них обязательные реквизиты и производить ежедневный послерейсовый контроль технического состояния транспортных средств. Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения
безопасности перевозок автомобильным транспортом.
Данный вывод обоснован нормами ч. 1 ст. 20 Закона о безопасности дорожного движения[8], положениями п. 1.2 Правил дорожного движения[9], в силу которых пассажиром является лицо (кроме водителя), находящееся в транспортном средстве (на нем), а также лицо, которое входит в транспортное средство (садится на него) или выходит из транспортного средства (сходит с него). В установленных случаях водитель механического транспортного средства должен иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать для проверки путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). В итоге высшая судебная инстанция согласилась с предписанием, вынесенным организации государственной инспекцией безопасности дорожного движения, обеспечить наличие обязательных реквизитов и правильное заполнение путевых листов. Полагаем, аргументов достаточно, чтобы читатель признал важность составления путевых листов.
Нужен ли путевой лист на личный автомобиль?
Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то надобность в оформлении путевого листа не возникает, поскольку это предусмотрено названными выше нормативными актами только для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт. Но если транспорт эксплуатируется по служебной необходимости и есть соответствующая договоренность между работником и работодателем, то данный документ не помешает. Как указано в Письме Минфина РФ от 11.06.2014 № 03‑04‑05/28243, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Названный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.
Напомним, что к ним относятся:
- оплата (полностью или частично) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, в интересах налогоплательщика;
- полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе или с частичной оплатой работодателем.
Если личный автомобиль сотрудника используется в связи со служебной необходимостью, это делается в интересах не работника, а работодателя, и говорить о получении дохода в натуральной форме здесь нельзя. Однако нужно еще подтвердить служебный характер использования сотрудником личного авто, и путевой лист как раз является тем документом, который вполне может это сделать.
Отчасти в пользу такой позиции свидетельствует Письмо Минфина РФ от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39406, в котором дан положительный ответ на вопрос о подтверждении в целях налога на прибыль компенсируемых расходов водителей на использование личного транспорта в служебных целях. Путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, установленном Приказом Минтранса РФ № 152, бухгалтер вправе использовать для подтверждения расходов для налогового учета.
Хотя все сказанное больше касается налогообложения, служебный характер расходов, произведенных при эксплуатации личного транспорта в интересах работодателя, требует подтверждения и для целей бухгалтерского учета. Можно обратиться к Постановлению Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 и утвержденным им правилам выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях, в которых говорится, что гражданским служащим полагается возмещение расходов на приобретение ГСМ по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Выплата компенсации за использование личных автомобилей производится отдельно от возмещения поименованных расходов. Для обоснования первых (фактических) затрат как раз может пригодиться путевой лист.
Является ли путевой лист первичным документом?
С одной стороны, можно сразу дать отрицательный ответ, ведь путевой лист исключен из Приказа Минфина РФ № 52н, которым установлены формы первичных учетных документов для государственных (муниципальных) учреждений.К тому же первичный документ предназначен для подтверждения хозяйственной операции, измеряемой в денежном выражении. Путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя, и он удостоверяет не хозяйственную операцию, а именно перевозку пассажиров (Постановление ФАС УО от 12.03.2014 № Ф09-1057/14). То есть у этих документов даже разное предназначение.
С другой стороны, есть аргументы и в защиту иной позиции. Обязательные реквизиты первичного учетного документа названы в п. 7 Инструкции № 157н. Один из них – величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Употребление союза «или» говорит о том, что первичный документ не обязательно должен содержать стоимостную оценку, может быть и только натуральный показатель, характеризующий операцию. В путевом листе отражаются информация о марке транспортного средства, государственный номерной знак, величина пробега, время и продолжительность работы (см. Приказ Минтранса РФ № 152). Хотя обязательные реквизиты первичного документа и путевого листа не совпадают (в последнем нет информации о государственных и муниципальных платежах), в п. 7 Инструкции № 157н сказано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. Бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ № 78, как раз являются такими унифицированными формами, а значит, они могут считаться «первичкой».
В итоге есть аргументы за и против признания путевого листа первичным учетным документом. При этом «транспортный» документ нужен не только водителю, который обязан соблюдать требования правовых актов в сфере дорожного движения, но и бухгалтеру. Ему данные заполненного путевого листа позволят установить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, подтвердить количество километров, пройденных при осуществлении соответствующего вида деятельности, необходимое для определения расходов на ГСМ и иных расходов на ремонт и содержание транспорта (Постановление ФАС ПО от 11.03.2014 № А65-11354/2013).
Что нужно знать об оформлении путевого листа
Практика показывает, что все организации и учреждения – собственники (владельцы) ТС уделяют внимание заполнению данного документа. Унифицированная форма статведомства достаточно объемна и громоздка, поэтому Минтранс Приказом № 152 и утвердил минимальный перечень сведений для самостоятельно разрабатываемых учреждениями путевых листов, которые могут быть проще унифицированного бланка. Но последний документ привычнее и к тому же рекомендован государственным (муниципальным) учреждениям методологическими инструкциями по учету.
При проверке путевых листов могут быть выявлены следующие недочеты в оформлении (см. Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.05.2014 № А35-10736/2013):
- не указаны дата (число, месяц, год) и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки, дата и время его заезда на эту стоянку;
- отсутствуют дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения послерейсового медицинского осмотра водителя;
- показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку не заверены штампом или подписями с отражением инициалов и фамилий уполномоченных лиц.
Может быть выявлен факт отсутствия должного контроля наличия самих путевых листов у водителей.
Заполненные не должным образом путевые листы считаются предпосылками или своего рода сигналами для ревизоров, указывающими на наличие иных нарушений. Так, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, дает право сделать вывод, что осмотры просто не проводятся, что объясняет, в свою очередь, отсутствие соответствующих отметок в путевом листе. Причем штрафуют в подобных случаях не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности. Это может привести к неблагоприятным последствиям для субъекта, эксплуатирующего автомобиль, в том числе для водителя, создать угрозу жизни и здоровью других людей. Отсутствие дорожно-транспортных происшествий не является обстоятельством, свидетельствующим о малозначительности правонарушения и о возможности уменьшения штрафа.
Нужен ли путевой лист при расчетах топливными картами?
Бытует мнение, что путевой лист используется при расчетах с водителями посредством наличных денег, выданных в подотчет, а если расчеты производятся по топливным картам, то можно обойтись и без данного транспортного документа, но это не так. Дело в том, что приобретение ГСМ за наличные деньги или по топливным картам определяет только порядок проведения расчетов (наличный или безналичный) и не влияет на правила оприходования и списания топлива сообразно пробегу транспортного средства, что подтверждает Письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.
Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя конкретное количество товара (постановления ФАС ПО от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22). Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.
Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам прописывается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее и реестр операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).
Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции подтверждает только факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.
Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам неправомерен. Хотя вывод сделан в части налогообложения, методологические документы по бухгалтерскому учету тоже требуют наличия путевого листа для списания в расходы всех видов топлива независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).
Отметим: если бухгалтер использует унифицированную форму, ему нужно знать, что в разделе путевого листа «Движение горючего» техник или начальник гаража обязан указать не только количество горючего, но и серии, номера талонов на топливо (п. 10.1 Порядка изготовления, учета, заполнения и обработки путевого листа грузового автомобиля[10]). Топливные карты – это, конечно, не талоны на топливо, но отметки об указанных картах в путевом листе сделать не помешает. Таким образом, он может быть использован как документ по контролю за движением топливных карт.
* * *
В итоге, несмотря на исключение путевого листа из списка первичной учетной документации, применяемой государственными (муниципальными) учреждениями, он продолжает оставаться необходимым документом при эксплуатации транспортных средств, в том числе используемых для собственных нужд. Бухгалтер учреждения вправе выбрать, какую форму использовать: унифицированную из Постановления Госкомстата РФ № 78 или самостоятельно разработанную по Приказу Минтранса РФ № 152. Автор отдает предпочтение в пользу первой, так как она многофункциональна и имеет более широкую сферу применения при эксплуатации автомобиля.
[1] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н. Утратил силу.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
[3] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
[5] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[6] Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
[7] Утверждены Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7.
[8] Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
[9] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.11.1993 № 1090.
[10] Приложение 7 к Инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минтранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».
