Закупка и учет периодических изданий

Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Периодические издания могут приобретаться государственными (муниципальными) образовательными учреждениями для комплектации библиотечного фонда и других целей, например для использования в работе специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.). Каковы особенности заключения договора подписки на такие издания? Какой размер аванса по договору можно предусмотреть? Как отразить расходы на приобретение периодики в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы – далее.

Особенности заключения договора подписки

Закупка периодических изданий (журналов, газет и других изданий, выходящих в свет с определенной периодичностью) может осуществляться образовательными учреждениями как в традиционном, печатном виде, так и в электронном виде.

При подписке на печатное издание заключается договор подписки либо поставки периодики, а на электронное издание – договор возмездного оказания информационных услуг по предоставлению доступа к электронной версии издания или лицензионный договор о передаче неисключительных прав на пользование электронными ресурсами.

Соответствующий договор заключается с соблюдением требований ГК РФ и законодательства РФ о закупках, а именно:

• Федерального закона № 44-ФЗ, положениями которого руководствуются казенные учреждения и иные участники бюджетного процесса, а также бюджетные учреждения при осуществлении закупок за счет субсидий, предоставляемых из бюджета;

• Федерального закона № 223-ФЗ, нормы которого распространяются на автономные учреждения, а также бюджетные учреждения в части закупок за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов (при наличии положения о закупке, принятого и размещенного до начала года в единой информационной системе).

Указанные федеральные законы предусматривают возможность использования как конкурентных, так и неконкурентных способов закупок.

Отметим, что в целях обеспечения деятельности образовательных учреждений допустимо приобретать периодические издания у единственного поставщика (исполнителя), то есть неконкурентным способом:

• в соответствии с п. 5 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. При этом годовой объем закупок, которые образовательное учреждение вправе произвести на основании данного пункта, не должен превышать 5 млн руб. либо 50 % совокупного годового объема закупок, но не более 30 млн руб.;

• согласно п. 14 ч. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ без ограничения суммы контракта, если образовательное учреждение приобретает печатные или электронные издания (в том числе используемые в них программно-технические средства и средства защиты информации) определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если этим издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование данных изданий, а также на оказание услуг по предоставлению доступа к электронным изданиям.

Способы закупки периодических изданий, в рамках Федерального закона № 223-ФЗ, в том числе условия и порядок заключения договора с единственным поставщиком, определяются учреждениями самостоятельно в положении о закупке (ч. 2 ст. 2, ч. 3.2 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ).

Предоплата периодики

В 2020 году предварительная оплата по договорам (госконтрактам) о подписке на периодические издания осуществляется федеральными образовательными учреждениями всех типов с учетом ограничений, установленных в п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 09.12.2017 № 1496, а также в п. 5(1) Постановления Правительства РФ от 24.12.2019 № 1803 (п. 16.1 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ, п. 3.11-1 ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ).

В соответствии с пп. «в» п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета учреждения вправе в заключаемых ими договорах (контрактах) о подписке на печатные издания и об их приобретении предусматривать авансовые платежи в размере до 100 % суммы договора (контракта).

При закупке электронных изданий можно предусмотреть предоплату в размере до 50% суммы договора (контракта) (п. 5(1) Постановления Правительства РФ от 24.12.2019 № 1803).

Обратите внимание: до 31.12.2020 (включительно) приостановлено действие абз. 2 пп. «а», пп. «б» п. 18 Положения о мерах по обеспечению исполнения федерального бюджета, предусматривающих авансирование в размере, не превышающем 30% суммы договора (госконтракта) (п. 2 Постановления Правительства РФ от 30.04.2020 № 630).

Образовательным учреждениям субъектов РФ и муниципального уровня следует соблюдать требования по авансированию, установленные нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальными правовыми актами.

Выбор кодов КОСГУ и КВР

Расходы на подписку на периодические издания (печатные и электронные), в том числе для читальных залов библиотек (с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки), отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ(п. 10.2.6 Порядка № 209н).

Данная подстатья применяется в увязке с КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н).

Если расходы на приобретение электронных изданий осуществляются федеральными казенными учреждениями в рамках утвержденного плана информатизации в сфере информационно-коммуникационных технологий, то они относятся на КВР 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий». На уровне субъекта РФ (муниципалитета) данный КВР применяется, только если такое решение принято соответствующим финансовым органом (п. 48.2.4.2 Порядка № 85н).

Бухгалтерский учет периодических изданий

Затраты на приобретение печатных и электронных периодических изданий могут учитываться в составе:

• расходов (затрат) текущего финансового года (счета 0 401 20 000, 0 109 00 000) (п. 134, 298 Инструкции № 157н);

• расходов будущих периодов (счет 0 401 50 000) с последующим отнесением их на финансовый результат (затраты) текущего года в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения, в течение периода, к которому они относятся (п. 302 Инструкции № 157н).

Обратите внимание: затраты признаются в составе расходов будущих периодов, если они произведены учреждением в текущем отчетном периоде, но относятся к будущим отчетным периодам.

Основанием для принятия к учету расходов на подписку могут быть следующие документы:

• накладная – в случае оформления подписки на печатное издание;

• акт об оказании услуг – при приобретении доступа к электронным изданиям.

Периодические издания, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда, независимо от их стоимости, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль».

Выбытие периодических изданий с этого счета отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание и др.) (п. 377 Инструкции № 157н).

Аналитический учет по забалансовому счету 23 ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей по номенклатуре периодических изданий и единицам измерения (один номер, один комплект) (п. 378 названной инструкции).

Периодика, приобретаемая для использования в работе специалистами учреждения (педагогами, воспитателями, бухгалтерами, кадровиками и др.), не относящаяся к библиотечному фонду, может учитываться на специально введенном и утвержденном в учетной политике забалансовом счете (п. 332 Инструкции № 157н).

Операции по расчетам с поставщиком (исполнителем), в рамках заключенного договора (контракта) на приобретение периодических изданий, по признанию расходов на подписку оформляются в учете на основании инструкций № 162н, 174н, 183н следующими корреспонденциями счетов:

* Счет применяется автономными учреждениями при перечислении денег со счета в кредитной организации.

** Операции отражаются по мере фактического поступления изданий в учреждение (при предоставлении доступа к электронным изданиям) на основании подтверждающих документов поставщика (исполнителя).

*** Операции отражаются в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения (например, ежемесячно на основании подтверждающих документов поставщика (исполнителя) на протяжении всего срока действия договора (контракта) подписки).

**** Данные корреспонденции счетов оформляются в случае, если предусмотрено авансирование по договору (контракту) подписки в размере менее 100 % стоимости договора (контракта).

Пример 1.

В целях пополнения библиотечного фонда школа (бюджетное учреждение) оформила годовую подписку на ежемесячный журнал для детей «Мурзилка» на сумму 2 400 руб. (200 руб. за номер). Предоплата по договору подписки, заключенному с издательством, произведена за счет субсидии, предоставленной на выполнение муниципального задания, в размере 100%. Расходы на оплату подписки согласно учетной политике учреждения включены в состав прямых расходов, относимых на себестоимость оказываемых услуг.

В бухгалтерском учете отражены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 100 % по договору годовой подписки на журнал	4 206 26 564	4 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)	2 400
Ежемесячно в течение всего периода подписки (12 мес.)
Отражены расходы на подписку на момент поступления очередного номера журнала	4 109 60 226	4 302 26 734	200
Одновременно поступивший номер журнала принят к забалансовому учету	Забалансовый счет 23		1
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости поступившего номера журнала	4 302 26 834	4 206 26 664	200

Пример 2.

Университет (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оформил годовую подписку на журнал «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение» на сумму 16 344 руб. (1 362 руб. за номер). Предоплата по договору, заключенному с издательством, произведена с лицевого счета, открытого в ОФК в декабре текущего года, в размере 100% стоимости годовой подписки. Поставка журналов будет осуществляться ежемесячно с января по декабрь следующего года.

В соответствии с учетной политикой учреждения:

• затраты на приобретение периодических изданий учитываются в составе расходов будущих периодов с последующим отнесением их на финансовый результат текущего года ежемесячно в течение срока действия договора;

• указанные расходы не формируют себестоимость услуг, оказываемых в рамках государственного задания;

• периодика, не относящаяся к библиотечному фонду, учитывается на дополнительном забалансовом счете 28 в условной оценке «один объект (номер журнала) – один рубль».

В бухгалтерском учете данные операции отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 100% по договору годовой подписки на журнал	2 206 26 564	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)	16 344
Отражены расходы будущих периодов в размере стоимости годовой подписки на журнал	2 401 50 226	2 302 26 734	16 344
Ежемесячно в течение всего периода подписки (12 мес.)
Отнесены расходы будущих периодов на финансовый результат текущего года по мере фактического поступления очередного номера журнала	2 401 20 226	2 401 50 226	1 362
Одновременно поступивший номер журнала принят к забалансовому учету	Забалансовый счет 28		1
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости поступившего номера журнала	2 302 26 834	2 206 26 664	1 362

Пример 3.

Детский сад (казенное учреждение) оформил полугодовую подписку на электронный журнал «Дошкольное воспитание» на сумму 1 200 руб. (200 руб. за номер). Договором возмездного оказания информационных услуг, заключенным с издательством, предусмотрен авансовый платеж в размере 50% от суммы договора (600 руб.). Издательство ежемесячно направляет подписчику акт оказанных услуг, подтверждающий факт предоставления информационных услуг в виде доступа к очередным электронным изданиям.

В бюджетном учете отражены следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Перечислен аванс в размере 50 % по договору подписки на электронную версию журнала	1 206 26 564	1 304 05 226 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)	600
Зачтен ранее перечисленный аванс в размере стоимости оказанных информационных услуг	1 302 26 834	1 206 26 664	600
Произведен окончательный расчет с издательствомпосле оказания информационных услуг в объеме произведенных авансовых платежей	1 302 26 834	1 304 05 226	600
Ежемесячно в течение всего периода подписки (6 мес.)
Учтены расходы в размере стоимости оказанных информационных услуг	1 401 20 226	1 302 26 734	200

* * *

В случае заключения договора подписки на периодические издания при отражении расходов на приобретение изданий в бухгалтерском учете необходимо принимать во внимание следующие нюансы:

• учреждения могут оформить подписку на печатное издание путем заключения договора подписки либо поставки периодики, а на электронное издание – договора возмездного оказания информационных услуг по предоставлению доступа к электронной версии издания или лицензионного договора о передаче неисключительных прав на пользование электронными ресурсами;

• федеральные учреждения при приобретении печатных изданий вправе предусматривать авансовые платежи в размере до 100% суммы договора, а при закупке электронных изданий – до 50% суммы договора;

• по общему правилу расходы, связанные с приобретением периодики, отражаются по подстатье 226 в увязке с КВР 244. В установленных п. 48.2.4.2 Порядка № 85н случаях казенные учреждения вправе относить указанные расходы на КВР 242;

• затраты на подписку могут признаваться в составе расходов (затрат) текущего финансового года либо расходов будущих периодов. Конкретный порядок учета расходов будущих периодов и сроки списания их на финансовый результат (затраты) текущего года устанавливаются в учетной политике учреждения;

• периодику, приобретаемую для комплектации библиотечного фонда, следует отражать на забалансовом счете 23, а для других целей – на специально введенном и утвержденном в учетной политике забалансовом счете.