Можно ли применять факсимиле для подписания кадровых документов
© anekdotov.net

Прямого запрета нет, но при этом и сама возможность законодательно не предусмотрена, следует из разъяснений Минтруда.

Гендиректор организации часто отсутствует на месте, поэтому проблематично подписывать некоторые кадровые документы в срок. Так что возникла "сверхновая" идея – использовать факсимиле, закрепив такую возможность приказом гендиректора. Вопрос о правомерности этого направили в Минтруд.

Согласно пункту 2 статьи 160 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных правовыми актами или соглашением сторон.

Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации, констатировал Минтруд. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Само определение понятия "факсимиле" тоже отсутствует. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Тем не менее, есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на ее использование. Поэтому важно различать ситуации, когда можно факсимиле применять при подписании документов, а когда – нельзя.

Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена. Статьей 67 ТК определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.

Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота.

Рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (о требованиях к оформлению документов) разъясняют порядок применения подписи, в том числе, для подписания кадровых документов: реквизит "Подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (письмо от 15 марта 2023 года N 14-6/ООГ-1863).

Добавим: в названных рекомендациях также изложены инструкции к оформлению подписи в случаях, если документ сформирован на том или ином бланке, или если подписантов несколько. Использование штампов предусмотрено только в одном случае – для исправления должности и расшифровки подписи в ситуации, когда руководитель временно отсутствует, а документ уже подготовлен:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Штамп вместо подписи не предусмотрен.