В письме от 19.12.2014 № 03-03-06/1/66014 Минфин напомнил, что согласно ныне действующей редакции статьи 325 Трудового кодекса лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории РФ и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 килограммов.

При этом размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.

Согласно пункту 7 статьи 255 НК такие компенсации учитываются в расходах в случае проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении.

В случае поездки за пределы РФ воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения госграницы РФ аэропорту работник организации должен представить справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданную транспортной организацией.

Также для подтверждения поездки в целях компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия загранпаспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения госграницы РФ.

Если в коллективном договоре предусмотрено, что при выезде работника за границу в отпуск стоимость проезда работодатель оплачивает до места пересечения границы РФ, то в рассматриваемой ситуации - без оформления проездного документа до приграничного пункта - расходы на оплату стоимости проезда до границы, по мнению Минфина, могут быть признаны расходами на оплату труда в соответствии с пунктом 7 статьи 255 НК при обязательном условии их документального подтверждения.