Минтруд дал разъяснения относительного документального оформления и подтверждения фактов, связанных с направлением работника в командировку, в том числе в однодневную.

В письме от 14.02.2013 № 14-2-291 Минтруд напомнил, что унифицированная форма командировочного удостоверения предусматривает только одно место назначения. При этом авторы письма указали, что первичка из "альбомов унифицированных форм" перестала быть обязательной к применению с момента вступления в силу нового закона о бухучете. Но при этом Минтруд со ссылкой на Минфин указал, что "обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов".

С одной стороны, постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 (которым утверждена, среди прочего, форма командировочного удостоверения) ни в наименовании, ни в тексте не содержит слова "альбом" (унифицированных форм). Однако данным постановлением утверждено множество различных форм, и по сути документ можно отнести к альбомам унифицированных форм. К тому же, мысль о том, что перестали быть обязательными формы первички конкретно из "альбомов", содержится в разъяснениях Минфина, но отсутствует в законе о бухучете. Так что, вероятно, форма командировочного удостоверения перестала быть обязательной, как и другие формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1.

Минтруд не дает на этот счет конкретных разъяснений, однако в письме неоднократно строит фразы так, как будто эти формы все еще обязательны. Например, "направляя работника в командировку, руководитель структурного подразделения оформляет и подписывает соответствующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1" и "дни командировки (включая выходные) отмечаются в Табеле учета рабочего времени организации (формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением № 1)".

Ведомство также указало, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом "К" ("06" – служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно письму Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7, пишет Минтруд, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Минтруд высказал мнение, что такой порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

При направлении работника в однодневную командировку, удостоверение может не выписываться. По этому поводу еще продолжает действовать инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

В данном письме Минтруд также остановился на сфере ответственности в части расследования несчастных случаев. Если несчастный случай произошел с работником на территории сторонней организации, то расследование должен организовать его работодатель (направивший его для работы в стороннюю оргнаизацию). В комиссию могут входить представители этой сторонней организации.