Работники организации используют личные мобильные телефоны для производственных нужд (SIM-карты принадлежат сотрудникам). Предусмотрена ли в этом случае компенсация и будет ли она облагаться НДФЛ? Как правильно возместить расходы на услуги сотовой связи? Какие документы необходимы для подтверждения данных расходов? Достаточно ли кассового чека терминала?

Ответы на эти вопросы дали специалисты УФНС России по Республике Марий Эл.

Если услуги сотовой связи, оказываемые непосредственно сотрудникам организации, носят производственный характер и компания может документально подтвердить их (в том числе распорядительными документами о порядке использования личных мобильных телефонов для производственных нужд), то компенсация работникам оплаты указанных услуг учитывается в целях налогообложения прибыли.

Для документального подтверждения данных расходов в организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие:

— право собственности работника на используемое имущество — договор об оказании услуг связи, заключенный с оператором сотовой связи.

— расходы, понесенные сотрудником при использовании имущества в служебных целях — детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на физическое лицо.

В отчете должны быть указаны все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора. К детализированному отчету должны быть приложены расшифровки, составленные организацией в произвольной форме и заверенные руководителем, подтверждающие факт того, что конкретный телефонный номер принадлежит юридическому лицу (другому лицу), с которым у организации установлены (либо налаживаются) производственные связи.

Если документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, отсутствуют, такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера и выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (п. 3 ст. 217 НК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).