Александр Немцов, руководитель отдела автоматизации торговли
Санкт-Петербургского подразделения компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ)

Опубликовано в журнале «Бухгалтерские вести», №22, июль 2007г.

Учет операций с  дисконтными картами в программных  продуктах «1С»
Учет операций с  дисконтными картами в программных  продуктах «1С»

Сегодня практически все фирмы и торговые предприятия используют ту или иную систему скидок для увеличения продаж и налаживания позитивных отношений с клиентами. Дисконтная система побуждает покупателей к поиску предпочтений среди продавцов, т.к. гибкая система скидок и карты покупателя психологически «привязывают» человека к тому или иному магазину, фирме, организации, поставщику и т.д. Функциональность системы предоставления скидок зависит от задач, которые ставит перед собой продавец товаров или услуг. Предоставляемые скидки бывают фиксированными, накопительными или комбинированными, так же существуют скрытые скидки в виде предоставляемых бесплатных подарков, услуг и бонусов. Система предоставления скидок компании может быть связана с различными вариантами маркетинговых решений по привлечению покупателей. Например, можно предоставлять скидки владельцам собак, покупающим резиновую обувь. Или скидку на домашнюю мебель всем, у кого есть дети. Скидки чаще всего предоставляются через дисконтные карты, которые в классическом варианте выпускают в виде пластиковых прямоугольников размером 86х54 мм. Карты могут быть как с магнитным носителем, так и со штрих-кодом, обычные, именные, «золотые» или VIP-карты.

Как происходит учет дисконтных карт

Реализация системы предоставления скидок в современной торговле осуществляется через автоматизацию торговых процессов. Для эффективной работы с дисконтными картами необходимо объединить два компонента: рабочее место кассира непосредственно в магазине и информационную систему учета отношений с покупателем. Рабочее место кассира представляет собой программное обеспечение и специализированное торговое оборудование. Программное обеспечение настраивается не только на фиксацию приобретения товара или услуги, но и на учет дисконтной системы, исходя из политики предоставления скидок, существующей на данном предприятии. К выбору торгового оборудования следует подходить очень внимательно и подобрать именно то оборудование, которое позволит реализовать схемы дисконтной программы, принятой в компании. Если выбором оборудования занимался не компетентный человек, в работе дисконтной системы торговой точки могут возникнуть сбои. Например, дисконтная система магазина настроена на предоставление скидки на группы товаров, а контрольно-кассовая машина может предоставлять скидку только на чек целиком.

Автоматизированный учет дисконтной системы осуществляется в программах «1С» следующим образом. В соответствующей программе заводится база данных по дисконтным картам, где содержится информация по каждой карте: текущая скидка, накопленная сумма покупок, данные о владельце карты (если карта персонифицированная). При предъявлении клиентом дисконтной карты на кассе, карта считывается и по базе данных происходит проверка ее текущего состояния. Проверка включает в себя идентификацию клиента, размера скидки, суммы накоплений. На основе этих данных и в зависимости от дисконтной программы компании клиенту предоставляется скидка. После пробития чека, в товароучетной программе отражается факт продажи с предъявлением скидки, а также размер скидки. Факт покупки по карте и номер карты привязывается к конкретному чеку, затем все данные о покупках отражаются в учетных программах «1С», откуда по итогам выгружаются в бухгалтерию.

Особый интерес, а вместе с тем более сложную реализацию, имеет система предоставления персонифицированных скидок. В данном случае покупателю предлагается приобрести за плату или бесплатно именную дисконтную карту. Ответственный работник предприятия заключает с покупателем договор на предоставление скидок. Договор в данной ситуации называется договором оферты. Согласно ГК РФ покупатель может, как согласиться, так и отказаться от данной услуги. А сам договор оферты может быть представлен в виде составной части анкеты, выдающейся при получении дисконтной карты. В случае принятия покупателем условий продавца данные о покупателе (паспортные данные, состав семьи и пр.) заносятся в программу. Эти данные в дальнейшем могут использоваться для предоставления скидок самому покупателю и членам его семьи.

Преимущества учета дисконтных операций для компании

Данные по дисконтным картам, автоматически поступающие в учетные программы «1С», позволяют вести тщательный маркетинговый анализ. К примеру, глубокий анализ можно провести по составу покупателей, их покупательной активности, полу, возрастной категории, количеству покупателей, предпочтительности того или иного товара. Гибкая дисконтная система позволяет осуществлять управление товарными запасами, сглаживая тем самым периоды пика и спада продаж. С помощью анализа товаров, покупаемых той или иной группой постоянных клиентов, можно качественно расширить ассортимент товара, удовлетворив тем самым клиентов и увеличив собственные продажи. Благодаря тщательному анализу руководство получает удобный инструмент планирования и прогнозирования дальнейшей деятельности предприятия.

Преимущества для бухгалтера

Реализация системы предоставления скидок невозможна без автоматизации торговых процессов. А это значит, что неоспоримым преимуществом учета дисконтной системы для бухгалтера, будет являться автоматизация товароучетных процессов предприятия и ускорение обработки данных. Все данные по дисконтным картам и товарному учету выгружаются в бухгалтерию автоматически и в электронном виде. Упрощается обработка документов – облегчается труд бухгалтера. Кроме того, в программах дисконтного учета предусмотрен ряд детализированных отчетностей. Помимо расчета прибыли на основе счетов 50 и 41, появляется возможность учесть общую сумму предоставляемых скидок по счету 42. Таким образом, можно выстроить отчеты как по итоговым суммам по скидкам за определенный период, так и детальные отчеты с отражением нужной информации: суммы покупки по карте, размера скидки, наименования проданных клиенту товаров.

Как выбрать нужный программный продукт

Существует большое количество программных продуктов «1С», позволяющих осуществлять учет операций с дисконтными картами. Для помощи в выборе нужной учетной системы, приведем список наиболее функциональных и популярных среди клиентов программ с кратким описанием, заострив внимание на возможностях работы дисконтной схемы.

«1С:Аналит:Аптека 7.7»

Продукт предназначен преимущественно для автоматизации одиночных аптек и фармацевтических торговых сетей. В программе сделан упор на специфику фармацевтического учета. Предусмотрена фиксированная система предоставления скидок по дисконтным картам. Организация более гибких дисконтных схем требует дополнительной доработки программистом.

«1С:Управление Торговлей 8»

Типовое решение на платформе «1С:Предприятие 8» предназначено для автоматизации любой отрасли торговли. Отражает весь комплекс торговых операций и включает все инструменты для организации гибкой системы скидок. Обладает мощной аналитической системой и возможностью отслеживания дисконтных карт. Продукт запрашивает довольно высокие требования к оборудованию и компьютерной технике, более сложен для освоения по сравнению с предыдущими системами. Является универсальным инструментом и может быть использован для автоматизации как маленьких, так и больших торговых сетей.

«БИТ:АРМ Кассира»

Специализированное решение, разработка компании «1С:Бухучет и Торговля» для программных продуктов «1С:Управление Торговлей 8.0», «1С:Бухгалтерия 8.0» и «1С:Управление Производственным Предприятием 8.0». Реализованы возможности предоставления как фиксированных и накопительных скидок, так и подарков, бонусов по персонифицированным и обычным дисконтным картам. Имеется возможность электронного заполнения анкеты по выдаче дисконтной карты.

«1С:Управление Производственным Предприятием 8»

Масштабный продукт, сочетающий возможности всех программных продуктов «1С». Включает в себя блоки бухгалтерии, торгового учета, планирования, производства, бюджетирования. Позволяет отражать всю хозяйственную деятельность организации. По части операций с дисконтными картами поддерживает все возможности «1С:Управление Торговлей 8». Программа сложна для самостоятельного освоения и имеет высокую стоимость. Подходит для крупных торговых сетей.

«1С:Штрих-М Кассир»

Система работает на платформе «1С:Предприятие 7.7», включает в себя стандартный функционал, поддерживает все виды скидок, в том числе накопительные. Ориентирована на автоматизацию рабочего места кассира. Не предусмотрено гибкое ведение товарных остатков. Рекомендуется для установки на кассовые рабочие места без ограничения по количеству.

Что еще можно сделать?

Помимо использования вышеперечисленных программных продуктов, учет операций с дисконтными картами можно вести в специально разработанной под клиента системе учета, основанной на базовых продуктах «1С». Чтобы показать возможные существующие разработки, приведем опыт последних проектов компании.

У крупного клиента реализована система накопительных скидок с привязкой к конкретным покупателям, благодаря этому собрана максимально полная информация о клиенте. Такая персонифицированная скидка дает возможность предоставлять постоянным клиентам дополнительные бонусы в день рождения или профессиональный праздник.

Другой заказчик решил не распространять скидки на товары с фиксированными ценами и иметь возможность выборочно приостанавливать действие карты того или иного клиента. Все требования были реализованы и успешно работают.

В другой торговой сети была настроена система распространения скидок на определенные группы товаров и реализован контроль повтора выдачи карт на конкретные паспортные данные, благодаря чему удалось избежать дублирования дисконтных карт у одного и того же клиента. Все вышеперечисленные возможности являются всего лишь малой частью того, что может быть реализовано в торговых точках. Все зависит от желаний и возможностей клиента.