Источник: пресс-служба Нетологии

Работа в офисе может надоесть в любой момент. Многие сотрудники банков и финансовых компаний жалуются на монотонность и однотипность выполняемых обязанностей, жесткие графики работы и отпуска, привязанность к физической точке офиса. Для кого-то важно видеть влияние личных результатов работы на результаты компании в целом. Но в рамках текущей рутины эта потребность не всегда удовлетворяется. Все это ведет к выгоранию и желанию перейти на удаленный формат работы.

К чему нужно быть готовым перед такой трансформацией, с какими запросами клиентов он сталкивается и какие навыки потребуются для их решения, а также почему умение выстраивать коммуникацию с клиентом имеет ключевое значение для удаленщика –– на эти вопросы отвечают Ирина Савицких и Екатерина Рерих, эксперты «Нескучных финансов» и преподаватели курса «Финансист на удаленке» в Нетологии.

Насколько удаленный формат работы актуален на рынке труда

Ирина Савицких, директор по персоналу «Нескучные финансы», психолог и автор статей и научных работ:

В прошлом году не все компании смогли перевести работу в удаленный формат. Одни перешли на частичную занятость, работая из дома, другие остались без содержания, а кто-то потерял работу. Сокращения коснулись и финансистов, бухгалтеров, экономистов.

На рынке произошел всплеск откликов на вакансии разных компаний, в том числе и нашей. Одна из причин откликов именно к нам — удаленный формат работы. Все взаимодействие между нами и клиентами происходит в формате онлайн.

Часть компаний после карантина и самоизоляции возвращается в оффлайн, а специалисты в привычную атмосферу офиса. Но компании, которые адаптировались к работе из дома, не спешат возвращаться к старому формату.

Собственники компаний, в которых главный ресурс — люди, за время нахождения на карантине поняли, что удаленка –– это удобно и экономит ресурсы. На мой взгляд тенденция к переходу компаний, в частности оказывающих финансовые услуги, на дистанционный формат сохранится, а новых компаний станет больше. Это значит, что и привлекательность перехода на удаленку для финансистов будет расти.

В чем существенная разница между удаленкой и работой в офисе

Екатерина Рерих, финансовый директор «Нескучные финансы» и куратор обучающих программ для предпринимателей:

Между удаленкой и работой в офисе нужно провести некоторую грань. Например, можно работать по найму на корпорацию, но удаленно из дома. В этом случае ты работаешь как обычно: готовишь пару отчетов или отвечаешь за конкретную задачу. И по сути ничего не меняется –– та же рутина, только не ходишь в офис.

Совсем другая история, когда финансовый менеджер уходит на удаленку во фриланс. Здесь он самостоятельно ищет клиентов, выстраивает с ними коммуникацию, определяет перечень оказываемых финансовых услуг, отвечает за результат перед каждым клиентом.

В компании сотрудник получает строго определенный функционал, руководство проводит инструктаж, что и как делать в соответствии с внутренней организацией процессов и должностной инструкцией. Работая удаленно на фрилансе, финансист позиционируется как партнер для клиента. Поэтому именно он обозначает формат работы с заказчиком.

Ирина Савицких:

Удаленка, как и работа в офисе предъявляет к человеку требования. Теперь не компания, а ты самостоятельно регулируешь свое рабочее время, организовывать рабочее место (не все компании на удаленке предоставляют сотрудникам технику), выстраивать отношения с семьей, чтобы во время работы никто не мешал.

В случае работы на удаленке, у сотрудника компании отпадает необходимость искать клиентов, заниматься маркетингом, продавать услуги. Фриланс –– это сложная область деятельности. И далеко не все готовы туда идти. Кроме того, появляется дополнительный ограничитель, если мы говорим о специалистах в сфере финансов — клиенты неохотно делятся конфиденциальной информацией о финансах своей компании.

Конечно, встречаются фрилансеры, которые оказывают отдельные финансовые услуги, например, аудит или разработка финансовой модели. Либо они заняты на проектных работах: работают на компанию от 6 мес. до 1 года, выстраивают за это время систему учета и уходят. Но таких финансистов-фрилансеров на рынке мало. Однако наблюдается тенденция к росту.

Что конкретно финансисту нужно знать и уметь для работы на удаленке

Ирина Савицких:

Требования, которые предъявляются к финансисту на удаленке практически не отличаются от требований для сотрудника офиса. У него должна быть профессиональная база, умение анализировать, работать в гугл-таблицах или Excel.

Но на удаленке появляются дополнительные требования. Это умение вовлекать клиента в работе через видеоконференции, навык работы с различными инструментами для демонстрации результатов. Также важно самому уверенно держаться перед камерой.

Если финансист принял решение работать не просто с документами и таблицами, а собственниками или топ-руководителями компаний, то необходимо развитие так называемых софт-скилов: умение общаться, работать с возражениями, учиться видеть результаты и управленческие решения, работать с конфликтами, умение самопрезентовать себя, ясно, четко и лаконично выражать свои мысли.

Екатерина Рерих:

Финансисту нужна система знаний и методик для работы с разными запросами клиентов. Он должен четко представлять, как будет решать задачи, связанные с построением и ведением управленческого учета.

Например, я встречаюсь с клиентом, и он обозначает такое ожидание: “Мне нужна уверенность, что по итогам нашей работы у компании не будет кассовых разрывов и будет достаточно денег на счетах для выполнения задач”. Сейчас ситуация противоположная, и клиент хочет решить эту проблему. Я сразу обозначаю фронт работ: для решения задачи нужно внедрить ОДДС (отчет о движении денежных средств), платежный календарь, систему фондов и счетов, поработать с оборотным капиталом.

Для этого я с клиентом прописываю в дорожной карте виды, последовательность и сроки выполнения работ: сначала перечень того, что нужно для ОДДС, после чего переходим к платежному календарю и так далее. По сути показываю, как шаг за шагом мы будем решать обозначенную клиентом проблему. Как только клиент знакомится с планом работ и согласовывает его, можно приступать к работе.

Другой пример, когда на встрече клиент говорит, что хочет регулярную выплату дивидендов в полном объеме. Но сейчас выплат нет, хотя клиент усердно работает. Для начала нужно разобраться, есть ли у компании прибыль, чтобы выплачивать дивиденды.

Нужно собрать отчет о прибылях и убытках и посмотреть есть ли прибыль в текущем периоде, далее собрать управленческий баланс и посмотреть, нет ли накопленного убытка прошлых лет. Потому что при наличии убытков прошлых периодов текущую прибыль для начала нужно пустить на закрытие дыры в собственном капитале, чтобы восстановить финансовую независимость, и только потом планировать дивиденды.

Если оказывается, что у компании с прибылью все отлично, то мы разрабатываем регламент распределения прибыли, в котором определяем какой процент прибыли будем направлять на выплату дивидендов, а сколько на другие цели –– развитие компании, резервы и тому подобное. Далее остается запланировать выплату дивидендов, включив ее в платежный календарь.

Эти примеры о том, что финансист на удаленке не сидит и не ждет, когда ему скажут, что делать. Финансист, работающий на удаленке, знает, как обозначить план клиенту, следить за его исполнением. И тогда будут результаты –– и дивиденды, и отсутствие кассовых разрывов, и рост капитала, и высокая точность планирования.

Те, кто приходит во фриланс после работы в банке или крупной компании, переживают переворот в голове. Если раньше они работали с 1-2 задачами или отвечали за один участок работы, то теперь они по сути должны владеть всем инструментарием и видами отчетов. Нужно иметь в распоряжении шаблоны отчетов, понимать последовательность действий, уметь разрабатывать организационные документы, которые будут сопровождать работу с клиентом. Если говорить коротко, финансовому специалисту нужна технология, направленная на достижение положительного результата в компании клиента.

Смена парадигмы подразумевает, что финансист напрямую влияет на результат. Он перестает быть исполнителем и ведет клиента с нуля к достижению цели. Для этого понадобятся:

  • знания и опыт в области управленческого учета;

  • понимание, какие отчеты нужны, какие из них основные и вспомогательные;

  • какие источники данных могут быть;

  • как проверить точность данных;

  • различные методы финансового анализа;

  • умение организовать регулярность сбора отчетности;

  • понимание того, чем можешь быть полезен клиенту после внедрения всех отчетов и как выстраивать долгосрочную работу.

Как происходит «удаленное» взаимодействие между финансовым директором и клиентом

Екатерина Рерих:

Один из первых этапов работы с клиентом –– это работа с ожиданиями. Финансовый специалист встречается с клиентом, задает ему вопросы, слушает и разбирается в проблеме. Как только он поймет, что у клиента «болит», ему сразу станет понятно, какие инструменты понадобятся в этом случае.

После закрытия боли можно продолжать планомерно выстраивать дальнейшую систему учета. То есть финансист, как доктор, сначала снимает острые боли и далее назначает комплексное лечение, которое будет работать с глубокими причинами проблем, а не просто устранять симптомы.

По итогам месяца финансовый специалист готовит и проводит презентацию отчетности для клиента. На ее основе собственник принимает управленческие решения для преодоления проблем или коррекции текущих процессов.

Например, компания клиента занимается торговлей, имеет свой склад, где хранятся запасы товаров. По итогам месяца, мы понимаем, что период оборачиваемости запасов достаточно высокий и продолжает расти. Это значит, что деньги, которых итак не хватает бизнесу для операционной деятельности, продолжают замораживаться в запасах.

Стоит разобраться, задать вопросы ответственным. Возможно, накопились просроченные или неликвидные запасы, которые нужно срочно продать, пусть даже со скидкой, чтобы сократить потери от дальнейшего их полного списания в убыток. А для этого необходимо провести инвентаризацию, актуализировать остатки, провести ABC-XYZ анализ запасов, по итогам скорректировать политику закупок и продаж, разработать инструменты более эффективного управления ими. При помощи таких действий мы сократим оборотный капитал, разморозим деньги и возьмем эту область под контроль.

Какое значение имеют для удаленной работы навыки коммуникации

Ирина Савицких:

Умение выстраивать отношения с клиентами –– ключевой навык для работы финансиста. Особенно, когда дело касается удаленки и коммуникация усложняется. Как правило, специалистам в сфере финансов привычнее работать с цифрами и системами, а навык общения менее развит по сравнению с навыками анализа и планирования. Однако при комплексной работе с клиентом у финансиста стоит задача не просто цифры собрать, но и научить собственника, донести до него информацию понятным языком.

Первое время на удаленке финансист может испытывать трудности в коммуникации, так как раньше ему приходилось общаться только в живую. Со временем он адаптируется, и для него не будет существенной разницы, проводить переговоры на «живой» встрече или в Zoom.

Финансовому директору важно владеть механиками удержания внимания и вовлечения собеседника в обсуждение. Руководитель компании или собственник бизнеса –– это многорукий многоног, который то и дело отвлекается на другие рабочие вопросы, начинает отвечать на сообщения и заглядывать в смартфон.

Одним из приемов удержания внимания может быть техника включения: с первой минуты общения финансовый директор задает клиенту открытые вопросы, уточняет информацию, предлагает ему самостоятельно листать таблицы или презентацию. То есть финансист не должен быть только «говорящей головой», он всегда строит диалог с собеседником.

Екатерина Рерих:

Однажды на самой первой встрече с клиентом я объясняла, как мы будем работать, к каким результатам двигаться. В один момент он включил камеру, и оказалось, что все это время он едет за рулем. Я сразу предложила перенести встречу, так как беспокоюсь за его безопасность. В итоге, клиент остался на связи -– остановил автомобиль, и мы продолжили обсуждение.

Я сразу предупредила, что дальше мы будем работать с множеством документов и таблиц, и поэтому встречи должны проходить в рабочей обстановке с экрана компьютера. Работа с телефона неэффективна, поэтому приходится иногда ставить клиента в жесткие рамки. Но это все для успешного достижения цели.

Бывают и такие ситуации, когда по ходу встречи клиент или ответственный сотрудник начинает терять нить разговора, потому что его постоянно отвлекают. И если не удается это прекратить, я предлагаю завершить встречу и продолжить общение, когда все будут в фокусе и готовы к совместной продуктивной работе. Прошу их качественно готовиться к встречам, заранее позаботиться о том, чтобы работать в спокойной обстановке.

Финансовый специалист имеет полное право настаивать на таких условиях, потому что несет ответственность за выстроенную коммуникацию и конечный результат. Будет очень странно, если по итогу нескольких месяцев работы он скажет клиенту: «Ой, Сергей Сергеевич, мы несколько раз встречались, но вы все время были не в фокусе, поэтому у нас нет результата и срываются сроки, согласованные в дорожной карте». Возможные риски необходимо обсуждать заранее с клиентом, и решать проблемные вопросы сразу по мере их возникновения, опираясь на договоренности.

Еще нужно развивать навык работы с возражениями. Была у меня интересная ситуация, когда я работала в рамках консультации с представителем финансовой службы компании клиента. У нас возник спор относительно ведения их зарплатной ведомости. Я объясняла коллеге такие сущности, как начисление зарплаты, кредиторская задолженность, которые у них отсутствовали. Он возражал –– зачем ему нужны лишние сложности заполнения ведомости определенным образом, ему и так все понятно.

После второй безуспешной попытки, я подошла к вопросу с другой стороны. Сказала, что если бы я только пришла на позицию финансового менеджера в этой компании, то я бы не смогла быстро освоить и начать вести этот документ, потому что в нем нет прозрачности, не соблюдена правильная методология учета заработной платы. При разработке и ведении документации важно все делать так, чтобы в случае делегирования этой функции новый сотрудник смог сориентироваться в документах, основываясь на общепринятых понятных принципах.

И именно этот аргумент сработал, потому что коллега находился как раз на стадии, когда планировал передавать этот функционал другому сотруднику. Он согласился со мной и сказал, что будет с этих пор заботиться о качестве системы учета и также начнет заниматься регламентацией отчетности для успешного делегирования. То есть главное, найти «болевую» точку и выстроить свои разъяснения через нее, наглядно показав клиенту пользу от предлагаемых решений.

Где и как обучаться хард- и софт-скиллам для работы на удаленке

Екатерина Рерих, финансовый директор компании «Нескучные финансы» и куратор обучающих программ для предпринимателей

Несмотря на то, что у меня за плечами уже было экономическое образование и опыт работы в финансовой службе в крупном бизнесе, старт моей карьеры на удаленке потребовал дополнительных усилий, обучения и переосмысления всех процессов.

Я проходила обучение по специальной программе развития специалистов в сфере финансов. Это было достаточно быстро, интересно и очень результативно, потому что представляло собой погружение в готовую технологию, в проверенную систему методов и инструментов, используя которые можно быстро начать решать задачи клиентов.

То же можно сказать и про обучение софт-скиллам. На курсе меня учили доносить свои идеи, разбираться в психологии людей и отслеживать их вовлеченность в процессы. Развила навык задавать наводящие вопросы, раскладывать сложные финансовые темы по полочкам простыми словами. В общем, грамотно выстраивать коммуникацию с клиентом.

Я всегда много училась и продолжаю это делать. И я отметила для себя, что большинство внешних учебных программ представляют собой просто большой набор разрозненных материалов, часто даже оторванных от реалий и возможности применения в бизнесе здесь и сейчас. В них не дается четкой технологии применения на практике.

Это значит, что ты сам должен разобраться в них, выстроить в систему и понять, как использовать на пользу клиенту. Это тоже путь, который имеет место быть. Но чтобы быстро стартовать, нужна готовая система методов и инструментов для работы над актуальными запросами реальных клиентов.

Поэтому основной совет при выборе программ для повышения своей квалификации в области финансов, я бы дала такой. Задайте себе вопрос, зачем вам это обучение? Если только для того, чтобы расширить кругозор, пополнить базу знаний или освежить знания, то подойдет почти любое. Но если вы хотите получить готовую технологию для оказания финансовых услуг на удаленке, то ищите обучение от практиков, которые свою технологию применяют каждый день в работе с клиентами. Проверьте есть ли там системный подход и положительные отзывы клиентов.