Автор: Екимов Денис Владимирович, главный аудитор АО «Воркутауголь» (ООО «Воркутинская Управляющая Компания»)

Сущность внутреннего аудита. Зачем он нужен компании.

У собственников и топ-менеджеров малого и среднего бизнеса термин «внутренний аудит» часто ассоциируется с непозволительными расходами для скромного бюджета и бюрократическим контролем, который лишь замедляет операционную работу. Оба утверждения основаны на непонимании ключевой функции внутреннего аудита.

Внутренний аудит – это независимая и объективная деятельность по обеспечению уверенности и консультированию, направленная на совершенствование работы компании.

В части практической составляющей, внутренний аудит решает три важные задачи:

  1. Оценивает надёжность системы внутреннего контроля компании от ошибок, злоупотреблений и неэффективных решений.

  2. Проверяет, соответствуют ли процессы и утверждённые руководством правила установленным требованиям.

  3. Проводит анализ оптимальности расходов финансовых, временных и человеческих ресурсов компании для достижения поставленных стратегических целей.

Почему внутренний аудит ошибочно считают прерогативой крупных корпораций?

Это заблуждение является следствием подмены понятий. Крупные компании создают обособленные структурные подразделения внутреннего аудита. Для малого бизнеса такая полноценная структура действительно часто нецелесообразна по экономическим причинам.

Однако, внутренний аудит как функция не зависит от размера компании. Финансовые, операционные, юридические и прочие риски, которым подвержен бизнес, универсальны. Разница лишь в масштабах и способе организации проверок.

Для небольшой компании внутренний аудит – это не подразделение сотрудников, а регулярная управленческая практика, которая может выполняться на периодической основе назначенным ответственным сотрудником или привлеченным внешним консультантом.

Задача аудитора не быть «надсмотрщиком» и не дублировать функции линейных руководителей, которые осуществляют операционный контроль ежедневно.

Функция линейного руководителя состоит в обеспечении выполнения плана. Функция внутреннего аудитора состоит в проверке надёжности системы, в рамках которой работает руководитель, и в том, дает ли она руководству компании достаточную уверенность в достоверности информации и эффективности операций.

Проще говоря, если бухгалтер компании контролирует правильность каждой проводки, то внутренний аудитор оценивает, насколько вся система бухгалтерского учёта защищена от искажений, и дает ли она собственнику реальную картину финансового состояния.

Внутренний аудит является инструментом управления рисками, который предоставляет собственнику компании независимые гарантии и аналитику. Он отвечает на ключевые вопросы:

Можно ли доверять данным, на основе которых принимаются решения?

Следует ли компания заявленной стратегии, и эффективны ли её бизнес-процессы?

Защищены ли активы компании от нецелевого использования и мошенничества?

Таким образом, вопрос не в том, можете ли вы позволить себе внутренний аудит, а в том, можете ли вы позволить себе управлять компанией без системного понимания ее ключевых рисков.

Какие три ключевые задачи решает внутренний аудит в небольшой компании

Для собственника бизнеса ценность любого инструмента определяется его прямым влиянием на ключевые показатели, такие как денежный поток, операционная эффективность и стратегическая устойчивость. Внутренний аудит не является исключением. Его практическую пользу можно структурировать вокруг трех важных для собственника задач.

Задача 1: Защита активов и минимизация финансовых потерь.

На этапе роста бизнеса контроль, основанный на личном доверии, становится ключевым источником рисков. Внутренний аудит системно решает эту проблему.

Одним из направлений работы внутреннего аудита является предотвращение мошенничества через выборочную проверку договоров, контроль денежных потоков для сохранения оборотных средств и обеспечение сохранности имущества посредством внезапных инвентаризаций.

Результатом для собственника является документально подтвержденная, а не основанная на личном доверии, уверенность в защищенности активов.

Задача 2: Повышение операционной эффективности и снижение издержек.

Внутренний аудит выявляет точки роста и дублирующие функции в бизнес-процессах, помогая экономить время и деньги.

Работа внутреннего аудита в области оптимизации включает анализ закупочных процедур для выявления потенциала экономии, оценку управленческой отчётности для фокусировки на ключевых показателях и проверку регламентов с целью повышения производительности труда.

Результатом для собственника является сокращение операционных затрат и высвобождение ресурсов для развития бизнеса.

Задача 3: Обеспечение управляемости и стратегической устойчивости.

Данная функция трансформирует внутренний аудит из инструмента контроля в инструмент стратегического управления.

Внутренний аудит охватывает проверку соответствия законодательству для предотвращения штрафов, независимую оценку рисков новых проектов и формирование ответственной корпоративной культуры, способствующей повышению дисциплины и прозрачности в компании.

Результатом для собственника является объективная основа для принятия правильных стратегических решений, что повышает предсказуемость бизнеса и снижает операционные риски.

Внутренний аудит следует рассматривать не как затраты, а как инвестицию в три ключевые составляющие бизнеса: финансовую безопасность, операционную эффективность и стратегическую устойчивость, что в совокупности формирует конкурентное преимущество для растущей компании.

Как внедрить систему внутреннего аудита в условиях ограниченных ресурсов

Создание отдельного подразделения внутреннего аудита часто экономически не выгодно для компании. Но это не отменяет саму необходимость функции. Реализовать ее можно с помощью действенной модели, состоящей из четырёх последовательных шагов.

Шаг 1: Не пытайтесь охватить все существующие риски сразу. Сфокусируйтесь на ключевых рисках.

Попытка охватить аудитом сразу все бизнес-процессы может привести к распылению сил и поверхностному проведению проверок. Используйте риск-ориентированный подход. Проведите мозговой штурм с менеджерами, чтобы выявить зоны потерь и ошибок, и проанализируйте тревожные сигналы. Например, рост дебиторской задолженности, жалобы клиентов, систематическое превышение смет.

Определите 1-3 приоритетных бизнес-процесса для проведения аудитов. Например, закупки, работа с авансовыми отчётами, складской учёт. Сформируйте план проведения аудитов, фокусируясь на зонах с наибольшими финансовыми потоками, операционной сложностью и историей инцидентов.

Шаг 2: Определите, кто будет это делать.

Правильный выбор исполнителя является очень важным для достижения успеха. Поручение функций аудитора неподготовленным сотрудникам или лицам с конфликтом интересов может привести к формальным проверкам, пропуску нарушений и недоверию к результатам.

Примеры моделей внутреннего аудита и их недостатки:

  • Назначить компетентного сотрудник в качестве внутреннего совмещения при условии, что его основные обязанности не будут пересекаться с проверяемым процессом. Это обеспечит быстрое вовлечение за счёт его знаний процессов и экономическую эффективность благодаря совмещению должностей.

Следует учесть, что возложение на сотрудника дополнительных обязанностей без частичного освобождения его от основных функций может привести к поверхностному проведению проверок. Также, может возникнуть риск субъективности и конфликта интересов из-за личных или рабочих отношений с проверяемыми коллегами. Кроме того, проверка совместителем своих коллег из смежных отделов может быть непрофессиональной из-за страха, что завтра кто-то из коллег может прийти к нему с аудитом.

  • Выделить отдельную должность внутреннего аудитора в единственном числе, который будет подчиняться непосредственно собственнику. Это обеспечит функциональную независимость аудита и позволит проверять и консультировать линейных руководителей, предупреждая риски на ранних этапах. Постоянное присутствие аудитора формирует у сотрудников культуру контроля и осознания рисков. Знание специфики бизнеса делает рекомендации максимально практичными.

Однако, содержание полной ставки внутреннего аудитора, а также затраты на его обучение могут быть недоступны для небольшой компании в связи с ограниченным бюджетом. Также возникает риск «слепых зон» из-за недостатка разнообразного опыта. Эффективность одного специалиста сильно зависит от его качеств и компетенций.

  • Привлечь внешнего независимого специалиста. Это обеспечит объективность и получение стороннего опыта.

Но стоимость услуг внешних консультантов высока. При этом они часто работают формально и по шаблону, не погружаясь глубоко в специфику бизнеса. Это ведёт к формальным отчётам и непрактичным рекомендациям, ведь внешние консультанты не несут ответственность за результат от внедрения рекомендаций. Также организация их работы создаёт дополнительную нагрузку на сотрудников компании.

  • Личное участие собственника бизнеса в качестве аудитора на начальном этапе. Он обладает глубоким пониманием всех нюансов бизнеса, скрытых рисков и их влияния на стратегические цели.

Этот вариант эффективен, только если собственник обладает необходимыми аудиторскими компетенциями. В противном случае проверка превращается в бессистемный контроль, который упускает ключевые риски.

Независимо от выбранной модели, важно наличие у аудитора аналитического склада ума способность мыслить критически и видеть за проверками улучшение операционных результатов. Также важны этичность и умение выстраивать доверительный диалог с объектом проверки. Проверить наличие этих качеств при выборе кандидата можно через решение практических кейсов.

Соблюдение принципа независимости является ключевым условием для качественного функционирования внутреннего аудита. Выбор оптимального решения зависит от ваших целей и бюджета. Для создания постоянной, но экономной контрольной функции можно начать с обучения внутреннего сотрудника. Однако при наличии рисков мошенничества или необходимости комплексной проверки при росте бизнеса целесообразно пригласить независимого внешнего специалиста. В конечном счёте успех любого выбранного варианта определяется личным контролем собственника, его вовлечённостью в процесс и готовностью действовать по результатам проверок.

Шаг 3: Стандартизируйте процедуры, адаптируя их под выбранную модель

Для внутреннего совместителя или собственника в качестве аудитора необходимо максимально упростить стандарты. Например, разработать один чек-лист на 10-15 ключевых контрольных точек по выбранному процессу и простой понятный алгоритм из нескольких шагов (запросить документы, сравнить цены с рыночными, провести выборочную инвентаризацию и т. д.).

Отчёт оформляется в виде краткой справки с перечнем выявленных нарушений и недостатков, их стоимостной оценкой и конкретными рекомендациями.

Такой подход не потребует больших временных затрат, и позволит увеличивать глубину проверок по мере повышения зрелости аудита.

Для штатного аудитора или внешнего консультанта методология должна быть максимально полной. Она включает программы проверок с детализированными чек-листами, стандартизированные процедуры сбора доказательств, унифицированные шаблоны отчётов и шкалу оценки существенности отклонений. Такой подход создаст измеримый процесс с объективными критериями.

Шаг 4: Внедрите цикл непрерывного улучшения с учётом критических ошибок.

Эффективность внутреннего аудита определяется не фактом проведения проверки, а реальными изменениями, которые происходят в результате.

После проверки и формирования отчёта с указанием выявленных несоответствий, необходимо провести совместное обсуждение с ответственными сотрудниками для поиска решений, утвердить план корректирующих мероприятий со сроками и назначением ответственных за его исполнение, а также запланировать и организовать контроль выполнения мероприятий.

Замкнутый цикл «проверка – анализ – действие – контроль» обеспечит защиту и управляемость бизнеса без лишних бюрократических структур.

Практические рекомендации для минимизации ошибок:

1. Организуйте обучение аудиторов и проверяемых сотрудников. Обучение аудитора должно быть ориентированным на практику. Запланируйте бюджет на организацию обучения аудиторов.1 Организуйте серию встреч с приглашённым внешним экспертом или опытным практикующим аудитором, который на реальных кейсах научит составлять чек-листы, проводить интервью, собирать доказательства и оформлять результаты проверок.

Для проверяемых сотрудников обучение и коммуникация с аудитом является инструментом снятия страха перед аудитом и понимания его целей. Сотрудники должны понимать, что целью аудита является не поиск и наказание виновных лиц, а улучшение процессов и экономия ресурсов компании. Аудитор представляет сотрудникам понятную схему взаимодействия с сотрудниками, с указанием документов, которые он будет проверять и вопросов, которые планирует задавать. Это снижает сопротивление сотрудников и превращает результат аудита в совместную работу по оптимизации и улучшению процессов.

2. Начните с пилотного проекта по проведению проверки одного процесса, наиболее подверженного операционным или финансовым рискам. Назначьте ответственным за аудит сотрудника, чьи основные обязанности не пересекаются с этим процессом. Обеспечьте возможность выделить на проверку часть рабочего времени.

Перед началом утвердите чек-лист проверки процесса.

После проведения проверки составьте краткий отчёт с указанием несоответствий. На встрече с руководителем проверяемого процесса предложите план корректирующих мероприятий. Важно сразу установить срок повторной проверки, чтобы оценить выполнение мероприятий.

3. Постоянно проводите мониторинг эффективности функции внутреннего аудита. Внедрите ключевые показатели эффективности в зависимости от процента выполненных рекомендаций и достигнутого экономического эффекта от их выполнения. Регулярно собирайте обратную связь от руководителей проверяемых подразделений для оценки практической пользы аудита. Актуализируйте методологию проверок, чтобы адаптировать её к новым рискам и устранить выявленные слабые места.

4. Обеспечьте правильный «тон сверху». Без активной и постоянной поддержки собственника компании внутренний аудит рискует стать формальностью. Собственник должен лично инициировать проверки, гарантировать независимость аудитора и требовать осуществления контроля исполнения рекомендаций по результатам проверок. Его вовлечённость напрямую формирует культуру прозрачности и ответственности, в результате чего аудит трансформируется из инструмента контроля в источник для улучшений.

Заключение: внутренний аудит как стратегический актив управления

Внедрение функции аудита завершается не в момент проведения проверки и утверждении отчёта. Этот процесс можно считать успешно завершенным, когда собственник начинает получать ответы на ключевые вопросы управления, которые ранее оставались без аргументированного ответа.

Преимущества от внедрения внутреннего аудита и его практическая ценность заключаются в трех главных результатах:

Обоснованная уверенность в принимаемых решениях: Руководитель принимает управленческие решения, основанные на объективных данных. Данные финансовой отчётности, показатели эффективности подразделений, оценка рисков новых проектов, все это проходит независимую экспертизу.

Проактивное управление рисками вместо реактивного устранения последствий: Компания начинает предвидеть потенциальные угрозы, а не экстренно реагировать на уже реализовавшиеся риски. Внутренний аудит создает систему раннего предупреждения, которая позволяет идентифицировать риски на стадии их возникновения, а не тогда, когда они уже реализовались в виде финансовых потерь.

Создание самовосстанавливающейся системы управления: Постепенно в компании формируется культура постоянного улучшения процессов. Сотрудники понимают, что любые операции могут стать предметом аудиторской проверки, и начинают самостоятельно выстраивать контрольные точки. Собственник получает защищённый бизнес.

Внутренний аудит проходит путь от инструмента точечного контроля до элемента стратегического управления. Эта трансформация происходит по мере накопления организационного опыта и роста зрелости системы управления.

Оценить успешность реализации внутреннего аудита можно по следующим критериям:

Количественные: Снижение операционных потерь, сокращение дебиторской задолженности.

Качественные: Ускорение принятия управленческих решений, повышение дисциплины договорной работы, улучшение взаимодействия между подразделениями.

Стратегические: Рост прозрачности бизнеса для собственников, увеличение инвестиционной привлекательности компании, укрепление доверия со стороны контрагентов.

Для собственника, успешно внедрившего систему внутреннего аудита, открываются новые возможности:

  • Переход от оперативного контроля к стратегическому планированию.

  • Делегирование полномочий с сохранением уверенности в качестве их исполнения.

  • Создание масштабируемой бизнес-модели, готовой к росту и диверсификации.

Внутренний аудит перестаёт быть функцией контроля и становится системой, которая не только выявляет проблемы, но и предлагает пути решения для устойчивого развития компании.

В условиях современной бизнес-среды внутренний аудит – это не административная нагрузка, а конкурентное преимущество. Это тот инструмент, который позволяет бизнесу сохранять гибкость, одновременно приобретая системность и управленческую дисциплину. В конечном счете это инвестиция не просто в безопасность бизнеса, а в его способность к развитию.