«…Мы сдали через интернет индивидуальные сведения по форме № 2-НДФЛ в инспекцию, а потом обнаружили, что при ее формировании два работника вообще не попали в отчет, а по нескольким сотрудникам некоторые доходы не отражены. Каким образом в программе по сдаче электронной отчетности можно уточнить эти данные?..»
Из письма главного бухгалтера Ларисы Терещенко, г. Великие Луки Новгородской обл.
Для этого, Лариса, необходимо сформировать дополнительный файл, в котором будут справки только по «проблемным» сотрудникам. Это может быть либо один файл, либо несколько разных.
Сначала разберемся со справками тех сотрудников, которые вообще не попали в отчетность. Дополнительный файл вы можете сформировать как, к примеру, в системе «Контур-Экстерн», так и в любой другой программе, которая позволяет заполнять справки 2-НДФЛ. При этом у вновь созданных справок нумерация должна продолжаться. То есть если, к примеру, в первоначальном файле последняя справка была под номером 30, то по «забытым» сотрудникам отчетность должна нумероваться начиная с 31.
Теперь о том, как уточнить представленные, но искаженные сведения. В этом случае можно поступить двумя способами.
Первый: нужно сформировать файл только по «проблемным» работникам. К сожалению, непосредственно в системе «Контур-Экстерн» это сделать не получится. Но можно выгрузить из программы первоначальный файл, поправить его с помощью текстового редактора «Блокнот» вручную и оставить только нужные справки с ранее присвоенными номерами. После этого новый файл необходимо принять в систему без возможности редактирования и отправить в инспекцию.
Второй: исправленные справки формируются в любой другой программе, а потом загружаются в систему «Контур-Экстерн» без возможности редактирования. Причем номера у справок тоже должны остаться прежними.
Особо хочу заметить, что не стоит загружать в систему файл со справками 2-НДФЛ с возможностью редактирования данных. В этом случае программа автоматически поменяет все номера справок и как следствие в налоговую инспекцию отчетность придет с теми номерами, под которыми первоначально были представлены сведения.
Формально обязанность отправлять в налоговую инспекцию вместе с обновленными справками сопроводительное письмо на компанию не возлагается. Но на всякий случай лучше подстраховаться – после того, как прошли контроль и система готова к передаче отчета, можно написать к нему комментарий (по каким причинам уточняются те справки по тем или иным сотрудникам т. п.).