Газета «Учет. Налоги. Право» №16, 22-28 апреля 2008 г.

«…Мы сдали через интернет индивидуальные сведения по форме № 2-НДФЛ в инспекцию, а потом обнаружили, что при ее формировании два работника вообще не попали в отчет, а по нескольким сотрудникам некоторые доходы не отражены. Каким образом в программе по сдаче электронной отчетности можно уточнить эти данные?..»
Из письма главного бухгалтера Ларисы Терещенко, г. Великие Луки Новгородской обл.

Отвечала Анна Кожаева, заместитель руководителя управления технической поддержки компании «СКБ Контур»

Для этого, Лариса, необходимо сформировать дополнительный файл, в котором будут справки только по «проблемным» сотрудникам. Это может быть либо один файл, либо несколько разных.

Сначала разберемся со справками тех сотрудников, которые вообще не попали в отчетность. Дополнительный файл вы можете сформировать как, к примеру, в системе «Контур-Экстерн», так и в любой другой программе, которая позволяет заполнять справки 2-НДФЛ. При этом у вновь созданных справок нумерация должна продолжаться. То есть если, к примеру, в первоначальном файле последняя справка была под номером 30, то по «забытым» сотрудникам отчетность должна нумероваться начиная с 31.

Теперь о том, как уточнить представленные, но искаженные сведения. В этом случае можно поступить двумя способами.

Первый: нужно сформировать файл только по «проблемным» работникам. К сожалению, непосредственно в системе «Контур-Экстерн» это сделать не получится. Но можно выгрузить из программы первоначальный файл, поправить его с помощью текстового редактора «Блокнот» вручную и оставить только нужные справки с ранее присвоенными номерами. После этого новый файл необходимо принять в систему без возможности редактирования и отправить в инспекцию.

Второй: исправленные справки формируются в любой другой программе, а потом загружаются в систему «Контур-Экстерн» без возможности редактирования. Причем номера у справок тоже должны остаться прежними.

Особо хочу заметить, что не стоит загружать в систему файл со справками 2-НДФЛ с возможностью редактирования данных. В этом случае программа автоматически поменяет все номера справок и как следствие в налоговую инспекцию отчетность придет с теми номерами, под которыми первоначально были представлены сведения.

Формально обязанность отправлять в налоговую инспекцию вместе с обновленными справками сопроводительное письмо на компанию не возлагается. Но на всякий случай лучше подстраховаться – после того, как прошли контроль и система готова к передаче отчета, можно написать к нему комментарий (по каким причинам уточняются те справки по тем или иным сотрудникам т. п.).