Источник: ООО «Айвоби»

Раз бухгалтер, два бухгалтер…

Бухгалтерский учет является одним из краеугольных камней экономики любого предприятия или учреждения. Время пока не властно над ним. Разумеется, можно справедливо заметить, что в настоящее время в России заметно развивается бухгалтерский аутсорсинг и часть компаний сокращает свои бухгалтерии, отдавая их функции на откуп сторонним специалистам. И тем самым экономя часть ресурсов. Но, этот подход имеет как свои плюсы, так и свои минусы. И в рамках данной статьи мы не будем затрагивать подобный вариант экономии. Все же большинство компаний в нашей стране отказываться от собственных бухгалтерий пока не собираются. Причины этого мы также оставим без рассмотрения. А сосредоточимся на выяснении где и как можно снизить издержки бизнеса при наличии старой, доброй и привычной всем, бухгалтерии.

Бухгалтерский учет, как известно, это строго определенная «система сбора, регистрации и обобщения сведений об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций». И значительное время в этой системе занимает документирование хозяйственных операций. Бухгалтеру требуется много времени, чтобы занести данные из первичной документации в базы данных широко применяемых автоматизированных программ учета, типа 1С. Чем больше организация, тем большее количество операций требует занесения в учетную систему. А значит больше времени уйдет у сотрудников бухгалтерии на выполнение этой рутинной задачи. Другой задачей стоящей перед бухгалтерией является перенос данных из одной учетной системы в другую. Такая задача может возникнуть при переходе на новую платформу, или при использовании в компании различных несовместимых программных продуктов. И решение этой задачи силами сотрудников бухгалтерии отнимет немало времени.

А что такое «время бухгалтерии»? Согласно действующему законодательству, вся подготавливаемая бухгалтерией отчетность сдается в строго обозначенные сроки, нарушать которые стоит дорого в буквальном смысле слова. Чтобы выдержать сроки, придется либо бухгалтерии работать сверхурочно, либо увеличивать штат сотрудников бухгалтерии. Первое неизбежно приведет к росту числа и без того возникающих ошибок, влекущих за собой необходимость их оперативного устранения – а это также дополнительное время. Второе – это прямое увеличение затрат, поскольку даже сотрудники с низкой квалификацией, способные к выполнению рутинных задач, стоят денег. Причем ни в одном варианте нельзя полностью исключить влияние человеческого фактора, как основной причины возникновения ошибок. Невыявленные вовремя ошибки могут привести к дополнительным потерям. В результате компания и ее собственники вынуждены нести ощутимые затраты на решение казалось бы самых простых рутинных операций. И чем больше компания, тем очевидно больше будут эти затраты.

Дополнительно, необходимо отметить, что рутинными операциями задачи бухгалтеров не ограничиваются. Есть много более важных задач, которые решают сотрудники бухгалтерий, и решение которых непосредственно влияет на эффективность бизнеса в целом. Например, это такие задачи, как планирование налоговой нагрузки и сокращение сроков формирования отчетности для акционеров. Но, время это всегда ограниченный ресурс, а человеческий фактор – непредсказуем. На сегодняшний день бухгалтеры большинства компаний тратит время и деньги на второстепенные вопросы, снижая свою эффективность и конкурентоспособность.

В связи с вышеизложенным возникает два вопроса. – Во-первых, как снизить эти затраты времени и денег? Во-вторых, каким образом при этом избавиться от ошибок свойственных человеку? И здесь, современные технологии приходят на помощь.

Восстание машин.

Уже несколько лет в мире активно развиваются и применяются программные роботы – RPA (Robotic Program Automation). Эта технология, уже давно существовавшая в качестве одной из форм автоматизации, заключается в том, что при помощи специальной программы (программного робота) осуществляется имитация действий сотрудника компании, которого необходимо разгрузить от рутинных обязанностей. Практически речь идет о виртуальном работнике. С 2017 года программные роботы применяются уже и в России. Разумеется, первыми в нашей стране их стали использовать наиболее продвинутые компании, которые стремятся лидировать на своих рынках и не готовы уступать в конкурентной борьбе за прибыль. В настоящее время бизнес-сообщество России переживает «бум» этой технологии. Любая компания, нацеленная на успех, рано или поздно придет к необходимости освоения данной технологии. И чем раньше это случится, тем ощутимее будет эффект от внедрения RPA для ее бизнеса. Практически все крупные компании уже внедрили роботов в свои процессы. А предприятия среднего размера активно выбирают решения под свои задачи.

Данная технология не случайно стала столь популярной и востребованной на Западе. А первопроходцами здесь, как это нередко бывает, выступили американцы. Американский бизнес, отличаясь высокой степенью алгоритмизации любых бизнес-процессов, применяет все доступные решения, позволяющие повышать эффективность бизнеса, в том числе и технологию RPA. Дело в том, что программные роботы имеют ряд важных достоинств, которые и обеспечивают широкий спрос на них.

Во-первых, роботы могут работать 24/7, что уже делает их интересными для любого руководителя. Поскольку любые перерывы в работе (обед, выходные, отгулы, отпуска) тормозят реализацию существующих планов. Не говоря уже о том, что это время оплачивается, а значит компания еще и тратит средства.

Во-вторых, роботы, в отличие от живых людей, не совершают ошибок. Обидно, когда проделав большую работу и приближаясь к deadline, обнаруживаешь ошибку, которую еще нужно локализовать и исправить. А нервные клетки, как известно не восстанавливаются. Роботы снимают эту головную боль.

В-третьих, роботы гораздо быстрее обучаются. Если живому человеку необходимо осуществить неоднократные повторения какой-либо операции, чтобы ее запомнить и далее делать уже «на автомате», то робот запоминает сразу после первого же повторения. Здесь мы получаем и экономию времени, которое «деньги», и удобство, что тоже немаловажно. И, наконец, если компания расширяется, то нужно тратить время и средства на поиск кандидатов, их обучение и адаптацию к рабочим процессам. В случае же с роботами, достаточно нажать кнопку Enter, и новые «виртуальные» сотрудники начнут трудиться на благо компании.

В-четвертых, робота нельзя подкупить. Значит, не стоит опасаться утечек критической информации из компании. А чем эти утечки опасны, объяснять не надо.

В-пятых, программные роботы могут работать с существующими алгоритмами и применяемыми в компании другими программными продуктами. Это позволяет достаточно быстро включать их в рабочие процессы.

В результате внедрения технологии RPA в одной только бухгалтерии, компания уже получает заметную выгоду. Например, экономию 50% затрат на обработку бухгалтерских документов. Скорость обработки документов при этом возрастает в несколько раз. Приблизительно 90% ручных операций, без которых не обходится ни одна бухгалтерия, выполняется в автоматическом режиме, и без ошибок. В результате значительно сокращается время на закрытие отчетного периода.

Какие ваши доказательства?

Для понимания выгод рассмотрим небольшой пример: работа бухгалтера по выставлению счетов и актов выполненных работ. На один документ уходит примерно пять минут, за которые бухгалтер успевает выполнить 10-15 операций. Всего бухгалтер может выставить примерно 1500 счетов и актов за месяц. При этом нельзя исключать ошибки. Для сравнения робот тратит на документ не более минуты и может за месяц безошибочно обработать до 40 000 документов. При увеличении масштабов деятельности, компании придется увеличивать численность сотрудников бухгалтерии, что неизбежно приведет к увеличению затрат. Здесь же возможно повысить производительность труда без увеличения численности персонала. А если компания уже имеет значительный объем продаж, то она может сократить эти затраты, оптимизировав численность сотрудников. В результате решение широкого круга задач, решаемых бухгалтерией, может обеспечить единственный бухгалтер, при помощи нескольких виртуальных сотрудников.

Важным моментом является то, что данная технология одинаково успешно может применяться не только в бухгалтерии. Также RPA востребованы для решения рутинных задач в других функциональных подразделениях различных компаний – финансы, кадры, закупки т.д.

В целом, применение компанией программных роботов позволит ей снизить примерно на 70% операционные затраты, что очевидно положительно скажется на конкурентоспособности компании.

Еще одним немаловажным достоинством технологии RPA, в дополнение к вышеперечисленным, является то, что ее применение позволяет осуществить автоматизацию бизнес-процессов без необходимости вкладывать средства в ИТ-инфраструктуру. Это позволит компании решить задачу автоматизации при сохранении ресурсов, которые можно инвестировать в развитие бизнеса.

Таким образом, применение технологии RPA (программных роботов) позволяет значительно повысить эффективность бизнеса и обеспечить компании конкурентное преимущество на рынке.