Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) – документ, который в себе объединил счет-фактуру и товарную накладную или другой первичный документ.

Обязательно ли применять УПД

Универсальный передаточный документ не обязателен для применения. Компании или ИП могут применять и стандартные формы счета-фактуры или товарной накладной. Но если документ было решено применять, то этот факт должен быть прописан в учетной политике.

Большинство юридических лиц предпочитают применять именно УПД, так как это проще. Вместо двух документов можно просто составить один. Он подтверждает как факт передачи товара или оказания услуг, так и право на вычет по НДС.

Форма универсального передаточного документа

Унифицированной формы УПД нет, есть только рекомендованная, которая утверждена письмом ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Актуальную форму УПД можно скачать здесь.

Но если компания хочет, она может разработать форму УПД самостоятельно. За основу можно взять рекомендованную форму и дополнить всеми необходимыми полями и строками. Или убрать ненужные «лишние» строки.

Если из формы убрать какие-либо значимые строки, то ее могут не принять для вычета по НДС или, например, для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Применяемая форма УПД должна быть утверждена в учетной политике компании.

Как заполнить УПД

В основном универсальный передаточный документ заполняет продавец. Но некоторые строки – покупатель. УПД можно заполнять со статусом:

• 1 – УПД как счет-фактура и первичный документ одновременно;

• 2 – УПД как первичный документ.

Если универсальный передаточный документ используется и как первичный документ и как счет-фактура, то для вычета по НДС надо заполнить:

• строку 5а - реквизиты документа об отгрузке товаров;

• строку 8 - идентификатор государственного контракта на поставку товаров или договора о государственном субсидировании, если он есть;

• табличную часть о ставке НДС и сумме;

• графу 1б – код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны ЕАЭС если есть прослеживаемые товары.

Если УПД применяется только как первичный документ, то заполнять все эти сроки и графы, как для счета-фактуры, не надо.

При заполнении универсального передаточного документа в качестве первичного документа заполняются:

• основание, по которому происходит сдача/приемка;

• должности, Ф.И.О. и подписи ответственных лиц со стороны продавца и покупателя;

• фактическую дату отгрузки и получения;

• артикул товара или услуги;

• информацию о транспортировке и о самом грузе;

• другую, которая нужна для первичного документа.

УПД должен быть подписан двумя сторонами. Если у покупателя и заказчика есть печать, то ее можно проставить на документе. Но это не обязательно.

Когда нельзя выставлять УПД

Есть два условия, при которых нельзя применять универсальный передаточный документ:

1. При авансе. В этом случае выставляется только счет-фактура.

2. Только как счет-фактура. То есть УПД может быть выставлен или как счет-фактура и первичный документ одновременно или как только первичный документ.

Как внести изменения в УПД

Если в УПД была обнаружена ошибка, то ее можно исправить двумя способами.

Первый используется при изменении стоимости или количества товаров, работ или услуг. В этом случае надо составить универсальный корректировочный документ.

Второй способ применяется, если в УПД была выявлена техническая ошибка или опечатка. В этом случае составляется исправленный универсальный передаточный документ.

Можно ли упрощенцам использовать УПД

Универсальный передаточный документ можно применять независимо от режима налогообложения. Но просто при выставлении УПД ставится статус «2» и не заполняются строки и графы, которые нужны для вычета НДС.