Забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства» служит для контроля имущества, полученного организацией во временное пользование: помещений, оборудования, транспорта и других объектов основных средств. Он позволяет видеть, какие объекты находятся у арендатора, кому они принадлежат и когда должны быть возвращены. При выборе порядка учета нужно учитывать не только Инструкцию к Плану счетов, но и правила бухгалтерского учета аренды.
По ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» арендатор, как правило, признает право пользования активом и обязательство по аренде. Поэтому учет только на счете 001 подходит не для каждого договора. Забалансовый учет используют, в частности, когда организация правомерно решила не признавать эти объекты по пунктам 11 и 12 стандарта, например при краткосрочной аренде с соблюдением всех установленных условий. Такое решение следует отразить в учетной политике.
Стоимость арендованного основного средства для счета 001 берут из договора аренды. При передаче имущества полезно сверить договор с актом приема-передачи: наименование, инвентарный номер, комплектность и состояние объекта должны позволять однозначно его определить. Оценку самого имущества не следует подменять суммой ежемесячной арендной платы. Если стоимость в договоре отсутствует, ее целесообразно согласовать с арендодателем и закрепить документально.
Записи на забалансовом счете 001 ведут без корреспонденции с другим счетом: получение имущества отражают по дебету, а возврат арендодателю — по кредиту. Например, оборудование с согласованной стоимостью 300 000 рублей принимают на счет 001 на эту сумму и при возврате списывают в той же оценке. Начисление и перечисление арендной платы отражают отдельно на соответствующих балансовых счетах; остаток по счету 001 показывает стоимость имущества, остающегося у арендатора.
Аналитический учет организуют отдельно по каждому арендодателю и каждому объекту с использованием инвентарных номеров арендодателя; имущество за пределами России выделяют обособленно. Для практического контроля удобно дополнить регистр местом эксплуатации, ответственным сотрудником, номером договора и сроком возврата. Сверка регистра с документами о поступлении и возврате помогает вовремя списывать выбывшие объекты и обнаруживать имущество, которое фактически используется, но не отражено в учете.