У Федеральной налоговой службы есть грандиозные планы сделать ЭДО обязательным и перевести на него к 2024 году большинство компаний в России. Первый вопрос, который возникает в умах руководителей – с чего начать отказ от бумаги? О том, как эффективно перейти на ЭДО с контрагентами, мы уже писали ранее – рекомендуем освежить знания. А сейчас осветим не менее важную тему – где хранить все эти небумажные документы?

В статье расскажем о том, что такое электронный архив, в чем выгоды его использования для крупного бизнеса, как его организовать.

Хранение электронных документов в архиве: сроки, предъявляемые государством

В любой организации ведется бухгалтерский и кадровый учет. По закону хранить бухгалтерские документы необходимо 5 лет, налоговые – 4 года, приказы о приеме на работу и прочие распоряжения по личному составу – 75 лет (если их оформили до 1 января 2003 года) и 50 лет (если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года).

Несмотря на то что Россия стремительно движется вперед к цифровизации, совсем отказаться от бумаги пока не получается. Поэтому часто организации работают с двумя архивами – традиционным, под которое выделяют отдельное помещение, и электронным. Чтобы не «бегать» между двумя хранилищами, предпочтение отдают второму.

Организация электронного архива и хранения электронных документов

Для начала перечислим выгоды, которые получает компания при переводе хранения в цифру:

  • бумажные сканы и электронные оригиналы находятся в одном месте. Это ускоряет и облегчает поиск информации в 7-20 раз;

  • подготовка отчетности для ФНС проходит в 7-12 раз быстрее, так как из единого архива легко выгрузить комплект необходимых данных, например, за конкретный период или по определенному контрагенту:

Так выглядит выгрузка документов в системе Directum RX

  • передача электронных документов в архив автоматическая – из сервисов обмена входящие сразу поступают в хранилище. Делопроизводители, бухгалтеры, кадровые специалист и все те, кто раньше вручную делал эту работу, могут выдохнуть;

  • для каждого пользователя, который работает с цифровым хранилищем, можно настроить права доступа. Благодаря этому гарантируется неизменность и конфиденциальность данных.

И это еще не все преимущества. В современных информационных системах часть функций за человека выполняет искусственный интеллект. Прежде чем попасть в электронный архив, документы проходят обработку с помощью ИИ-инструментов. Так, в Directum RX встроенные интеллектуальные механизмы распознают текст, извлекают из него данные, заполняют карточку в системе. Сотруднику остается проверить результат работы искусственного интеллекта и при необходимости дозаполнить данные.

ИИ обрабатывает договоры, ПУД, паспорта, билеты, чеки, водительские удостоверения и др.

Архив документов длительного хранения

Если приказы о приеме на работу законодательство требует хранить от 50 лет, то акты о несчастных случаях на производстве – постоянно. Как обеспечить легитимность цифровых кадровых документов, подписанных ЭП, на протяжении 20-30 лет и более?

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» говорится, что юридическая значимость обеспечивается сертификатом ЭП, действующим на момент подписания. Кроме того, нужны доказательства, подтверждающие, что подписание произошло в определенный момент времени. Для этого используются сервисы, проставляющие метку доверенного времени.

Как известно, действительность сертификата ЭП истекает через 1 год. Чтобы документы длительного срока хранения продолжали быть юридически значимыми, важно регулярно продлевать «жизнь» сертификата. В структуру файла ЭП помещают информацию о ее действительности и список ранее отозванных сертификатов, а после этого проводят перештамповку. В современных электронных хранилищах эта процедура протекает автоматически.

Требования к электронному архиву документов

Чтобы не ошибиться при выборе ИТ-решения, стоит обратить внимание на несколько факторов. Рекомендуем уточнить у разработчика:

  • интегрируется ли архив с сервисами обмена и системами, в которых ведется основной кадровый и бухгалтерский учет;

  • насколько интуитивно понятен интерфейс решения и удобен поиск;

  • сколько времени занимает загрузка документов в хранилище;

  • потребуется ли дополнительно обучать сотрудников работе в новой программе;

  • возможно ли интегрировать архив с витринами данных для представления отчетности в рамках налогового мониторинга.

Организация электронного архива решит большую часть «бумажных» проблем и гарантирует централизованное хранение финансово-хозяйственных документов, их быстрый поиск, оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Оцените решение Directum RX «Финансовый архив»: перейдите по ссылке на сайт, ознакомьтесь с описанием функциональности и запросите бесплатную консультацию.