Токен erid: LdtCKbqdK

Переход на ЭДО с контрагентами наводит порядок во внутреннем и внешнем документообороте компании. В результате снижается нагрузка на специалистов бухгалтерии — они тратят в 7 раз меньше времени и сил на то, чтобы занести первичку в учетную систему. При этом документы не теряются и всегда доступны для проверки.

Тренд на отказ от бумаги в обмене с контрагентами сохранится и в 2023 году. Но недостаточно просто взять и подключиться к оператору ЭДО. Важно использовать в комплексе все цифровые решения и сервисы для работы с электронными документами. В материале расскажем, как объединить зоопарк систем в одну схему. Полезно будет почитать и бухгалтеру, и ИТ-специалисту.

Всех этих сложностей при работе с первичкой не будет, если внедрить электронный обмен с контрагентами

Ответственность и контроль за финансовым документопотоком в компании лежит на плечах бухгалтеров. Они выставляют исходящие документы и следят за их возвратом, заводят входящие в учетную систему, согласовывают с руководителем и передают на хранение в архив. Если в организации внутренний и внешний документооборот не цифровизирован, бухгалтеры сталкиваются со сложностями:

  • тратят много сил на обработку входящих документов: такая проблема возникает, если сотрудники заносят документы в учетную систему вручную. На обработку одной товарной накладной, в которой более 100 номенклатурных позиций, может уйти несколько часов;

  • подолгу ждут согласования: руководители часто находятся в командировках или на встречах, что затягивает утверждение финансово-хозяйственных и договорных документов;

  • отвлекаются на частые переключения между интерфейсами разных систем: ежедневно сотрудники работают в ERP-системе, СЭД, сервисах обмена. Если между программами нет интеграции, информацию приходится дублировать в каждую из них;

  • вынуждены мириться с низким KPI: если ключевые показатели отдела завязаны на своевременном утверждении документов или наличии оригиналов, то их долгое согласование и обработка могут отразиться на зарплате сотрудников;

  • рискуют получить штраф: специалисты тратят много времени на поиск документов в архиве. При получении требования от контролирующего органа бухгалтеру дается 10 дней на подготовку отчетности. Но если документ утерян, то задача становится практически невыполнимой.

Справиться с этими проблемами помогут цифровые инструменты. Рассмотрим подробнее, что же они умеют.

Обработка бухгалтерских документов без рук

Сотрудникам не обязательно вручную заносить в учетную систему входящие электронные документы из сервисов обмена. Сегодня на рынке бухгалтерского ПО есть много решений, которые делают это за человека.

Интеграция с сервисами ЭДО

Например, есть готовые коннекторы, которые связывают сервис обмена с системой электронного документооборота, которая используется в компании. Благодаря этому входящие документы, поступающие от контрагента, автоматически заносятся в СЭД.

Когда контрагент подписывает документ, ответственный получает уведомление. Для удобства статус подписания дублируется в учетную систему. Бухгалтеру больше не нужно переключаться между интерфейсами и повторно заносить информацию из ПУД. Он сможет работать в привычной для него системе, отслеживать своевременное подписание и возврат первичных документов.

Встроенные интеллектуальные инструменты

Можно пойти еще дальше и присмотреться к интеллектуальным сервисам, которые берут на себя рутину по обработке документов. Они классифицируют вид и категорию документа, распознают текст, извлекают реквизиты, самостоятельно создают и заполняют ими карточку в системе. При необходимости такие «умные» решения проводят перекрестные и арифметические проверки, сопоставляют номенклатуру и сверяют с заказом.

Интеллектуальная обработка документов в Directum RX Intelligence

Ответственному остается проверить корректность распознавания и отправить документ на согласование в бухгалтерию.

Согласование ПУД по типовому маршруту внутри компании

В крупных компаниях согласование первичных документов представляет собой сложный маршрут с привлечением большого числа сотрудников. Реализовать такой процесс только в сервисе ЭДО затруднительно. С этой задачей справится система электронного документооборота (СЭД).

В системе можно настроить именно те маршруты согласования, которые характерны для компании. Сотрудникам не придется задумываться, кому отправлять документ после обработки. Система самостоятельно определит, по какому маршруту отправить первичку, учитывая регламенты организации и параметры данных, например, ограничения по сумме, ответственного за контрагента и т.д.

Например, в системе Directum RX Intelligence формализованные документы можно открывать и удобно просматривать в PDF-формате – пользователь сразу видит информацию о подписантах. Также система автоматически подставляет договор в задачу, если в первичном документе указан его номер.

Отметка о подписании в PDF-формате ТОРГ-12 в Directum RX Intelligence

Топ-менеджерам не обязательно присутствовать на рабочем месте, чтобы подписывать документы ЭП. Они могут это сделать через мобильное приложение.

Из зоопарка систем в режим одного окна

Большую часть рабочих задач бухгалтеры решают в учетной системе. Но входящие документы от контрагентов сюда не поступают, поэтому приходится подключаться еще и к сервисам ЭДО. Вишенка на торте – система электронного документооборота, где согласовывают и подписывают документы. Бухгалтеру важно организовать работу в режиме одного окна: чтобы входящие документы из сервисов обмена поступали в СЭД на обработку, согласование, подписание, а после отправлялись в учетную систему.

Такой сквозной процесс внутреннего и внешнего документооборота можно организовать с помощью системы Directum RX Intelligence. Сотрудникам не придется переключаться между разными программами и вручную загружать большой поток документов.

Прощайте, штрафы

На поиск и выгрузку документов по требованию ФНС обычно уходит много времени. Причины различны: документы хранятся в нескольких системах и на разных носителях (на бумаге или в цифре), не связаны между собой в комплекты. Если сдать документы невовремя, компания может получить штраф от 5 тыс. до 30 тыс. рублей по каждому факту нарушения.

Сократить время на сбор документов к налоговой проверке поможет организация электронного архива финансово-хозяйственных и договорных документов. Чтобы найти нужный комплект в цифровом хранилище, бухгалтер потратит в 20 раз меньше времени, чем на поиск бумаг. Документы не потеряются, а это значит, что риски доначисления налогов значительно снизятся.

Список документов в финансовом архиве с панелью фильтрации в Directum RX Intelligence

Узнайте больше о возможностях безбумажного документооборота с контрагентами на сайте Directum.

Реклама: www.directum.ru