Автор: Евгения Яровая, бухгалтер-консультант Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2022

Каждому бухгалтеру, как начинающему, так и опытному пользователю программ «1С», необходимо знать основы работы информационной базы: на чем строится ее функционал, как и зачем производятся обновления, как проверить корректность функционирования базы и исправить возможные ошибки и многое другое. В данной статье рассмотрим ключевые аспекты, понимание которых в значительной мере облегчит процесс работы.

Платформа и конфигурация – что это и в чем разница

Для того чтобы начать работать с программами «1С» необходимо предварительно установить лицензионную технологическую платформу на компьютере (сервере). Платформа является основой работы программ «1С», она определяет их ключевые свойства, правила функционирования и обеспечивает их работу. Именно на базе платформы разрабатываются прикладные решения для пользователей – конфигурации программ.

Конфигурация представляет собой настройку платформы для решения прикладных задач в определенной области. Простыми словами, конфигурации – это программы «1С», которые пользователь может запустить и работать в них. Чтобы лучше представить и понять разницу между платформой и конфигурацией, можно привести аналогию с детской пирамидкой: стержень – это платформа, а кольца, которые мы на него нанизываем – это конфигурации (программы):

В связи с изменениями в законодательстве разработчиками выпускаются новые версии конфигурации (их еще часто называют «релизами»). Для того чтобы различать конфигурации программ между собой, версии конфигураций обозначаются четырьмя цифрами, первые две из которых – это редакция программы, а остальные две – ее релиз (обновление).

В качестве примера приведем программу Зарплата и управление персоналом 3.1.23.165. Указанный код в наименовании означает, что 3.1. – это редакция, а 23.165 – версия программы. При этом редакция программы обновляется только в случае глобальных изменений в развитии возможностей конфигурации и законодательстве. Версии, в свою очередь, обновляются довольно часто – в случае законодательных изменений и минимальных изменений в работе конфигурации.

Чтобы проверить, с какой конфигурацией программы работает пользователь, можно открыть справку о программе, находящуюся, как правило, в правом верхнем углу:

Обновление программ

Версии программ «1С» регулярно обновляются. Основная причина для этого – непрерывно меняющееся законодательство, регламентирующее деятельность субъектов хозяйствования. Но помимо изменений в законодательстве, есть еще ряд причин, в связи с которыми необходимы обновления:

  • Изменение порядка ведения и форм представления регламентированной отчетности;

  • Изменение вида бланков документов, а также печатных форм

  • Корректировка и усовершенствование функционирования электронного документооборота

  • Модификация алгоритмов и методики расчетов

  • Изменения бизнес-процессов организаций

  • Исправление ошибок, обнаруженных в процессе работы с предыдущими релизами, а также усовершенствование работы программы

Необходимо обратить внимание, что обновление комплекта форм регламентированной отчетности может производиться отдельно от обновления типовой конфигурации, однако и то, и другое обновление необходимо производить регулярно. При этом осуществлять обновление конфигурации самостоятельно крайне не рекомендуется, так как это может повлечь за собой возможные ошибки – потерю нужных данных, сбой настроек программы.

Обновлением программ занимаются, как правило, опытные 1С-специалисты, знающие особенности данного процесса и все нюансы, но также можно настроить автоматическое обновление программы через Интернет. При этом при использовании в работе облачного сервиса1С:Fresh обновление программ происходит автоматически без привлечения сторонних специалистов и без вмешательства пользователя.

Просмотреть необходимую информацию об изменениях в новых версиях программ можно либо на сайте 1С: ИТС в разделе «Инструкции по разработке на 1С»:

Увидеть и скачать новые релизы можно на портале «1С» (https://portal.1c.ru/) в разделе «Обновления»:

Обратите внимание, что для использования возможностей портала «1С» и сайта 1С:ИТС необходим договор сопровождения с одним из партнеров фирмы «1С», в который входит подписка на данные ресурсы.

Тестирование информационной базы и исправление ошибок

Для диагностики и устранения возможных ошибок в информационной базе предусмотрена процедура тестирования. Данная процедура позволяет выбрать виды проверок и режимов для текущего анализа работоспособности программы.

Выбор режимов проверки зависит от форматов хранения данных в информационной базе – файлового или клиент-серверного.

Файловый режим

Клиент-серверный режим

Предполагает работу одного или нескольких пользователей в локальной сети с расположением всех данных программы в одном файле. То есть конфигурация, база данных, различная административная информация хранится в одном месте – файловой базе данных. Работать в файловом режиме можно как напрямую с файлом базы данных, так и через веб-сервер при использовании клиентских подключений по протоколу HTTP или HTTPS.

Используется в работе отделов, групп пользователей или в масштабе целого предприятия. При этом данные информационной базы хранятся в одной из поддерживаемых систем управления базами данных: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Для информационных баз, работающих в клиент-серверном режиме, может производиться тестирование на проверку логической целостности данных с пересчетом итогов. Для баз с файловом режимом хранения данных помимо указанных проверок может выполняться реиндексация таблиц и сжатие информационной базы. При этом тестирование может производиться как с исправлением возникших ошибок, так и просто для их диагностики. Работа пользователя в информационной базе во время проведения тестирования и исправления ошибок невозможна.

Помимо диагностики и исправления ошибок тестирование может помочь:

  • Увеличить производительность системы (ускорить работу базы), что позволит быстрее формировать отчеты и результаты поиска, устранить «зависание» программы

  • Устранить возможные последствия аварийного закрытия программы

  • Уменьшение объема базы, ее сжатие.

Для корректного проведения тестирования рекомендуется обращаться к 1с-специалистам, которые помогут выстроить правильную последовательность действий и режим проверки.

Архивная копия базы

Архивная (резервная) копия базы «1С» - это «дубликат» основной информационной базы. Делать ее рекомендуется регулярно, чтобы в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств (ошибка в результате человеческого фактора, выключение света, поломка жесткого диска, сбой Windows, воздействие вирусов и т.п.) иметь возможность вернуться «к исходной точке» и избежать потери или искажения данных.

Также архивная копия базы необходима при возникновении «спорных» ситуаций в базе, когда ошибки еще нет, но пользователь сомневается в правильности своих действий. Особенно это актуально, если в программе изменение одного документа может повлечь за собой изменение данных в других документах. В этом случае пользователь может «потренироваться» на копии базы, проверив заранее правильность отражения операций, а затем повторить эти действия на «оригинале».

Резервное копирование информационной базы можно сделать либо самостоятельно, либо с помощью специалистов сопровождения. При этом если работа осуществляется через облачный сервис 1С: Fresh архивная копия базы формируется автоматически без необходимости вмешательства самого бухгалтера или сторонних специалистов.

Основные объекты конфигурации

«Детали», из которых складывается конфигурация программы и которыми может оперировать пользовать – это объекты конфигурации. Помимо хорошо знакомых объектов конфигурации, таких как план счетов, журнал операций, документов, справочников и отчетов, есть ряд других ключевых элементов программы. Непосредственно бухгалтеру в процессе работы могут пригодиться такие объекты конфигурации, как регистры учета.

Простыми словами, регистры – это «мозг» программ «1С». На основе регистров формируются вся отчетность, поэтому от правильности заполнения данных по регистрам учета напрямую зависит корректность работы программы в целом. Чтобы яснее представить себе, что такое регистры, можно привести аналогию с работой компьютера: рабочий стол и все видимые кнопки на экране – это сама программа «1С», а операционная система, на основе которой компьютер работает – это те самые регистры.

Существует 4 типа регистров: регистры сведений, накопления, расчетов и бухгалтерии. Рассмотрим их подробнее.

Тип регистров

Сущность

Регистры сведений

Позволяют хранить произвольные данные в разрезе нескольких измерений.

Регистры накопления

Позволяют «накапливать» числовые данные в разрезе нескольких измерений, составляют основу механизма учета движения средств (финансов, товаров, материалов и т. д.), который позволяет автоматизировать такие направления, как складской учет, взаиморасчеты, планирование.

Регистры расчетов

Используются в механизме сложных периодических расчетов и служат для хранения записей о тех или иных видах расчета, которые необходимо выполнить, а также для хранения промежуточных данных и самих результатов выполненных расчетов.

Регистры бухгалтерии

Предназначены для систематизации данных о бухгалтерских проводках, которые обязательно должны быть связаны с планом счетов.

Проверить данные по регистрам можно через Функции технического специалиста, которые находятся в верхнем блоке программы:

Однако редактировать данные регистров самостоятельно крайне не рекомендуется, так как это может нарушить работу всей базы «1С». Чаще всего корректировкой и выравниванием регистров при необходимости занимаются специалисты сопровождения.