На предприятиях различного типа часто происходят ситуации с ошибками при возврате первичных документов. Документы либо не возвращаются, либо поступает их устаревшая редакция.

В чём причины возникновения таких ситуаций? Давайте рассмотрим примеры.

При проверке может выясниться, что пакет документов неполный, или имеются расхождения между печатной и электронной версиями ТОРГ-12, счетами-фактурами или другими документами.

Происходит это, как правило, когда клиенту уже отправлены первичные документы, однако по его просьбе были внесены корректировки и документ был отправлен уже в новой редакции.

Таким образом, в систему управления документами может быть внесено несколько версий одного и того же документа с незначительными отличиями. Таких версий может быть две, три, и больше. После утверждения последней версии, может быть непонятно, какой именно документ вернет заказчик. Так, клиент может подписать и вернуть в предприятие неактуальную версию.

Возникает закономерный вопрос: как быстро и без особых усилий осуществить контроль возврата первичной документации, чтобы ответственным сотрудникам не приходилось расходовать много времени для проверки данных в различных копиях документов?

В целях обеспечения комплектации всех документов группой компаний «Эффективные решения» разработана программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» , которая интегрируется в систему «1С: Предприятие» и позволяет организовать учет всей исходящей документации предприятия.

Программа полностью реализует возможность вести полную историю документооборота по каждому контрагенту и идентифицировать документы, которые были сформированы разными менеджерами.

При разработке программного модуля «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» была учтена опция сохранения и поиска всех редакций печатных документов. С помощью этой программы можно также открыть и связанные между собой документы (например, ТОРГ-12 и ТТН, ТОРГ-12 и акты, и т.п.).

 

Как работает программа ?

Программа основана на технологии штрихкодирования документов. При печати документов из базы 1С программа автоматически вставляет уникальный штрихкод в бумажную версию документа. При возврате документа д остаточно воспользоваться сканером штихкода, чтобы обработать документ, при этом в базе данных появляется отметка - « Оригинал в наличии » . Также можно воспользоваться обычным сканером или МФУ для чтения штрихкодов.

При использовании программы «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» контроль возврата исходящей документации превращается в простую моментальную процедуру.

Благодаря системе управления документами «Э ффективные решения : Ш трихкодирование и управление документами » вы теперь сможете:

  • Присвоить штрихкод каждой версии документа .
  • Производить учет первичной документации и ее дальнейших версий с помощью функции сохранения всех редакций документа.
  • Осуществлять контроль документов, проверять наличие оригиналов документов в базе.
  • Быстро найти любые документы (связанные с ними документы), у которых есть печатная версия.
  • Работать как с отдельным документом, так и с целым комплексом документов одновременно.
  • Н астр оить конфигурацию под свои задачи .
  • Система контроля документов полностью исключает ошибки открытия другого документов.

Для справки: Программа «Э ффективные решения : Ш трихкодирование и управление документами » является собственной разработкой группы компаний "Эффективные решения" - официального партнера фирмы 1С и партнера компании ABBYY в области корпоративных решений.

Если вас заинтересовал наш продукт, и вы хотели бы его использовать в своей работе , мы можем провести для ва с бесплатную демонстрацию про дукта .

Для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте . Наши специалисты свяжутся с Вами в кратчайшие сроки и договорятся об удобном времени проведения демонстрации, и вы сможете оценить все преимущества использования данного продукта.

Закажите бесплатную демонстрацию прямо сегодня!