У руководителя предприятия может возникнуть потребность контролировать не только доходы и расходы, но и данные о том, насколько удалось уложиться в заданные рамки бюджета. Под возникшие задачи оптимальней всего использовать готовую программу.
На любом предприятии может возникнуть ситуация, когда руководителю необходимо принимать решение о будущем развитии того или иного подразделения или всего предприятия в целом. Причем для анализа ему потребуются не только фактические данные о доходах и расходах, но и данные о том, насколько удалось уложиться в заданные рамки бюджета или рамки выполнения определенных нормативов продаж, выпуска продукции и т. д. Появляется необходимость в планировании и бюджетировании. И вот тут-то перед руководителем встает нелегкий выбор. При общем уровне автоматизации явно видно, что проще под возникшие задачи использовать программный продукт. Да и с точки зрения экономии времени такой вариант оптимальней. Сложность только в выборе самого программного продукта.
Среди множества вариантов решений для автоматизации бюджетирования можно выделить три наиболее распространенных. Это использование подходящих офисных приложений, таких как Excel и Access, программных продуктов ведения учета с поддержкой бюджетирования, интегрированной ERP-системы.
Первый вариант удобен, когда автоматизация бюджетирования необходима, а средствами на покупку специализированных продуктов предприятие не обладает. Или же, когда традиционно используют программный продукт, который уже есть, без попыток приобрести специализированный. Несмотря на распространенность и явное удобство такого варианта, он обладает рядом минусов. Изначально офисные приложения не приспособлены для поддержки бюджетирования, а значит не обладают необходимым функционалом. Плюс незащищенность информации и возможные сбои при вводе и хранении данных. Следует отметить, что при модификации данных программ за счет умений штатных программистов, можно добиться вполне удобного и адаптированного результата.
Перейдем к третьему варианту. ERP-системы, безусловно, являются наиболее полноценным решением для автоматизации как бюджетирования, так и всех процессов на предприятии. Но такой вариант подходит, мягко говоря, не для каждого предприятия, так как требует немалых финансовых вложений. Конечно, основная часть затрат приходится на этап внедрения системы, но первоначальный набор модулей может потребовать переделки, а то и замены, что повлечет за собой сопоставимые с этапом внедрения затраты. К высокой стоимости необходимо добавить, что ERP-системы впишутся на довольно крупном предприятии. Все остальные предприятия, даже если они могут позволить себе подобные затраты на систему автоматизации, в подобном функционале зачастую попросту не нуждаются.
Вернемся ко второму варианту. Акцентировать внимание на нем хотелось бы в силу того, что недорогой программный продукт с поддержкой бюджетирования наиболее оптимальный вариант для всех случаев, когда ERP-система — слишком дорогостояща и громоздка, а решать проблему средствами офисных приложений нет желания ввиду их неадаптированности под необходимые задачи. Большинство программных продуктов с включенным инструментом автоматизации бюджетирования предназначены для бухгалтерского учета. А значит, не совсем удобны непосредственно для руководителей. Но в настоящий момент на рынке представлен ряд программных продуктов, разработанных специально под управленческий учет. Среди них есть и с готовым набором инструментов для бюджетирования и планирования. Например, «1С:Управляющий», который помимо прочего еще и разработан специально под нужды руководителей предприятия.
