На обработку пакета первичных документов у сотрудника уходит в среднем 12 минут. Вроде бы немного, но когда поток первички нескончаемый, всерьез задумываешься о волшебной программе, которая делает за бухгалтера всю черную работу. Как раз такое ПО предлагает компания Directum.

Сервис 100%-ного распознавания работает на базе искусственного интеллекта и берет на себя рутину по обработке первичных документов. Вместо 12 минут бухгалтер тратит всего 6. Но экономия времени – не единственная причина, почему стоит внедрить сервис. В статье рассказываем о всех выгодах «приема на работу» интеллектуального помощника.

Технологии искусственного интеллекта уже не первый год служат бухгалтерам. Наиболее продвинутые компании уже позаботились о том, чтобы внедрить «умные» системы и передать им самые рутинные участки работы. Такое ПО выполняет за сотрудника шаблонные, часто повторяющиеся операции – например, занесение документов в систему.

Как работает сервис 100%-ного распознавания

Документ поступает в компанию по почте, с курьером или в электронном виде – по email и через системы обмена (Диадок, СБИС и др.). Бумажные экземпляры сначала сканируют и уже потом передают на обработку ИИ. Электронные документы сразу уходят на распознавание.

Далее текст распознается, документы классифицируются по типам, из содержимого извлекаются факты. На примере видно, как в счете на оплату ИИ подсветил наиболее важные реквизиты: номер, дату, название организации поставщика и покупателя, сумму, НДС.

После того как информация обработана, формируется и отправляется задание на проверку верификаторам. Ими могут быть как сами бухгалтеры или другие сотрудники компании, так и внешние операторы.

Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и, если обнаруживают нераспознанные реквизиты, дозаполняют их. Чтобы сохранить конфиденциальность данных, на обработку верификаторам они передаются частями.

Распознанные документы с заполненными карточками поступают в учетную систему, и уже здесь к работе подключается бухгалтер.

Что еще умеет сервис:

  • проверять комплектность документов;

  • определять количество необходимых печатей и подписей;

  • сопоставлять номенклатуру с заказом;

  • предсказывать статью затрат.

Какие документы распознает

Любые – и формализованные, и нет. Вот небольшой список документов, которые могут распознать встроенные интеллектуальные механизмы Directum RX:

  • счета-фактуры,

  • УПД,

  • товарные накладные,

  • акты выполненных работ,

  • счета на оплату,

  • бухгалтерский баланс.

При необходимости можно настроить распознавание под требования компании и обучить ИИ извлекать самые разные реквизиты.

Что касается форматов, искусственный интеллект умеет работать с PDF, TIFF, JPEG, PNG, BMP, документами Word, Excel, OpenDocument, архивами ZIP, RAR, 7ZIP.

Кому еще пригодится интеллектуальное распознавание

Помимо бухгалтеров и других специалистов, работающих с первичной документацией, «дружбу» с интеллектом оценят:

  • юристы и специалисты договорных отделов, которые регулярно работают с договорной документацией, проверяют ее и заносят в систему;

  • секретари, делопроизводители, помощники руководителей, которые получают и обрабатывают входящую корреспонденцию;

  • менеджеры, принимающие документы от контрагентов.

Как подключить сервис 100%-ного распознавания

Если вы уже работаете в системе Directum RX, используйте бесплатный готовый коннектор. С его помощью подключение к сервису занимает 1-2 часа.

Если у вас в компании внедрена другая система, используйте интеграцию. В таком случае сотрудники смогут работать в привычном интерфейсе и не придется переносить данные из одной системы в другую.

Больше о выгодах и ценах интеллектуального распознавания можно узнать на сайте Directum.