Распознавание первичных документов «без рук»: чем помогут бухгалтеру интеллектуальные сервисы

Поток первичных документов в бухгалтерии может быть настолько объемным, что для его обработки часто выделяют целый отдел. В обязанности его сотрудников входит в том числе и своевременное занесение их в учетную систему — именно эта задача нередко отнимает большую часть времени.

Для распознавания первичных учетных документов (ПУД) существуют специализированные интеллектуальные сервисы. В статье рассмотрим, как устроены такие программы и как они упрощают работу бухгалтера.

 

Из чего состоит работа с первичной бухгалтерией?

Счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и другие ПУД поступают в компанию разными способами: через сервис обмена, по email (скан-копии), в бумажном виде почтой. Но даже если организация перешла на ЭДО, часть документов всё равно приходят в неструктурированном виде, и бухгалтер вручную:

• заводит новую карточку в учетной системе;

• заносит реквизиты;

• выбирает номенклатурные позиции из внутреннего справочника.

Минусы ручной обработки

При занесении первичных документов в учетную систему бухгалтеру приходится переключаться: между бумагой и учетной системой, между скан-копией и 1С. Кажется, что это лишь несколько секунд, но при больших объемах они складываются в минуты и даже часы. А если имеешь дело с бумажным документом, то

В потоке монотонной работы легко отвлечься и допустить ошибку при вводе реквизитов. Когда она всплывет и какие будут последствия? Как минимум, появится дополнительная нагрузка на исправление неточностей.

Если смотреть на процесс с точки зрения бизнеса, то компании невыгодно использовать время квалифицированных сотрудников на шаблонную работу. Вместо механических операций специалист мог бы выполнять более серьезные задачи.

Интеллектуальное распознавание спешит на помощь

Оптимизировать труд бухгалтера и избавить от части рутины помогают сервисы распознавания бухгалтерских документов, в основе которых лежит компьютерное зрение и машинное обучение. Специальные технологии определяют содержание в скан-копиях или полученных по ЭДО оригиналах и автоматически заносят их в систему.

Как работают сервисы распознавания первичных документов

ПУД относятся к формализованным документам, поэтому создаются по утвержденной либо рекомендованной ФНС форме: есть обязательные к заполнению реквизиты и поля. Определенная структура облегчает занесение данных в учетную систему. Но с помощью сервиса распознавания обработку ПУД можно ускорить и минимизировать участие человека в ней.

Что именно выполняет сервис:

• подхватывает ПУД со сканера, почты или сервиса обмена;

• определяет вид, проверяет обязательные реквизиты, корректность указанных сумм и расчета НДС;

• сопоставляет номенклатуры заказчика и поставщика, автоматически сравнивает с заказом и спецификациями;

• если сервис интегрирован с ERP-системой, то подбирает счета и статьи затрат из локальных справочников.

Бухгалтеру остается только проверить, корректно ли распознались данные, и сделать проводку в учетной системе. Проверка первичных документов в данном случае не значит, что придется сравнивать каждую цифру и запятую с оригиналом. Как правило, такие системы подсвечивают все распознанные поля: зеленым – факты извлечены верно, желтым – нужно обратить внимание.

Ниже – пример карточки товарной накладной после обработки интеллектуальными сервисами в системе Directum RX. Бухгалтер видит, что все поля выделены зеленым цветом, ошибок нет:

Применение AI-механизмов дает высокую точность распознавания бухгалтерских документов: в зависимости от используемого сервиса достигает 93-98%. Но и это еще не предел.

100%-ная точность распознавания ПУД: как это возможно

Абсолютной точности можно добиться только за счет совместной работы интеллектуального распознавания и верификатора – человека, который проверяет корректность обработки. Чаще всего в его роли выступают сотрудники, реже – специалисты на аутсорсе.

Как выглядит процесс в этом случае:

1. ПУД поступает в информационную систему (ИС) со сканера или электронной почты.

2. Сервис классифицирует документ, распознает текстовый слой и извлекает реквизиты.

3. Верификатор контролирует правильность извлеченных данных, при необходимости – дополняет.

4. В ИС компании возвращается полностью распознанный документ. Штатным сотрудникам не нужно перепроверять корректность и полноту извлеченных данных, их время уходит на более важные задачи.

Сервис 100%-ного распознавания от Directum поможет качественно и в срок обработать тысячи страниц в месяц – с высокой скоростью и без ошибок. Система совмещает интеллектуальное распознавание документов и верификацию квалифицированными облачными операторами. Сервис можно использовать и в других отделах компании: для обработки писем, договоров, технической документации и т.д.

Установка дополнительного оборудования или ПО не требуется, а бухгалтеры работают в той ERP-системе, к которой привыкли:

7 вопросов бухгалтера к системе интеллектуального распознавания документов

На рынке вы найдете около двух десятков сервисов, готовых упростить труд бухгалтера по вводу первички. Но далеко не каждый соответствует выстроенным в вашей компании процессам или ИТ-контуру. Собрали семь важных моментов, которые важно уточнить перед окончательным выбором:

1. Какое количество страниц или комплектов вы обрабатываете ежемесячно? Этот критерий влияет на форму оплаты. Поставщики предлагают несколько вариантов: лицензия на программу – за год или навсегда, за фактически распознанный объем страниц, за фиксированное количество страниц в месяц и пр.

2. Где будет установлена система: на серверах компании или в облаке? В некоторых компаниях есть табу на облачные сервисы. Другие, наоборот, не хотят тратить собственные аппаратные ресурсы.

3. Какую скорость и качество распознавания гарантирует поставщик? Если предлагают 100% качество за доли секунды без операторов для верификации – что-то здесь не так.

4. Какие дополнительные возможности есть? Потоковая загрузка, подсветка и проверка корректности сумм/НДС, доступ к справочникам 1С – всё это максимально облегчает работу с первичной документацией в бухгалтерии.

5. Есть ли готовое решение для интеграции с 1С? В этом случае бухгалтер сможет работать с первичной документацией в знакомом интерфейсе, не переключаясь между программами. Если в компании используется другая учетная система (Парус, SAP, Галактика) проверьте возможность интеграции по API.

6. Как обеспечивается безопасность данных? У вендора должны быть лицензии ФСТЭК и ФСБ, которые подтверждают право разрабатывать и распространять криптографические средства. Добросовестная компания заключает соглашение о конфиденциальности персональных данных.

7. Насколько система устойчива к внешним санкциям? В текущих условиях надежным будет программный продукт, не только разработанный в России, но и совместимый с отечественным и свободно распространяемым ПО.

Елена Малютина, компания Directum