Бизнес регулярно сталкивается с претензиями со стороны ФНС. Кроме очевидных нарушений: неуплаты налогов или задержки отчетности — претензии могут касаться других недочетов. Это ошибки в отчетности, проблемы с представлением документов при проверках и работа с неблагонадежными контрагентами. Как автоматически снизить эти риски, рассказала эксперт сервиса Контур.Экстерн Татьяна Евдокимова.

Проверяем отчетность на ошибки

Все налоговые декларации проходят камеральную проверку ФНС. Первичная проверка проводится в автоматическом режиме в системе АИС «Налог-3», которая ищет в декларациях нарушения, сравнивает показатели с прошлыми периодами и другой сданной отчетностью, с отчетами контрагентов.

Какие нарушения выявляет ФНС. Автопроверка может выявить нарушения умышленного характера. Например, при проверке деклараций по НДС точно можно установить, где в цепочке контрагентов произошел налоговый разрыв. Система определяет величину разрыва и потенциального выгодоприобретателя, с которого нужно начинать проверку.

Выявляются и нарушения, которые не указывают на мошеннические схемы и не приводят к доначислениям налога, но требуют усиленной проверки со стороны ФНС. Это ошибки форматно-логического контроля, несоблюдение контрольных соотношений, технические ошибки.

Чем грозят ошибки в отчетах. Если при камеральной проверке выявлены несоответствия, налогоплательщик получает в авторежиме сообщение о конкретном нарушении с кодом ошибок и требованием представить пояснения или представить корректную декларацию. Нарушителя могут вызвать на беседу в налоговую или провести в его отношении выездную проверку. Проверка может начаться в отношении вас, даже если проблемы на стороне контрагента. Если отчетность признана непредставленной по итогам камеральной проверки, в некоторых случаях ФНС может заблокировать ваш расчетный счет.

Как избежать претензий. Чтобы снизить риск углубленных проверок и отказов в приеме деклараций, в первую очередь важно аккуратно и без ошибок заполнять отчетность. На сайте ФНС в свободном доступе есть инструкции для проверки деклараций, контрольные соотношения и показатели, которые нужно соблюдать.

Сегодня речь не идет о том, чтобы вручную искать несоответствия — современные бухгалтерские сервисы делают это автоматически и помогают искать ошибки уже на этапе учета. Например, бухгалтерская система указывает на возможные ошибки в учете расходов УСН или НДС, проводит сверку по НДС с контрагентами. По данным корректного учета автоматически формируются отчеты, и риск ошибок в них снижается. Затем перед отправкой сервис может проверить отчеты по всем рекомендованным ФНС показателям.

Храним документы, подтверждающие реальность сделок

ФНС развивает инструменты по вскрытию мошеннических схем, в ответ на это тактики теневых компаний тоже меняются. «Технические» фирмы создают искусственную численность, вносят арендные платежи, делают минимальные отчисления налогов, чтобы мимикрировать под работающий бизнес. Применяется и так называемая «альтернативная ликвидация», когда действующую компанию превращают в «техническую».

Какие требования может предъявлять ФНС при проверках. Из-за мимикрии теневых организаций под действующие меняются особенности налогового контроля. Теперь действия ФНС при проверках направлены прежде всего на подтверждение реальности хозяйственных операций согласно ст. 54.1 НК РФ. Инспекторы начинают запрашивать технологические процессы, подробности отгрузки, просят расшифровку штатной численности, сведения из складского учета и инвентаризации.

Бухгалтеры привыкли представлять в ответ на требования первичные документы, которые подтверждают право на налоговый вычет: договор, товарные накладные, счета-фактуры. Но сегодня этого недостаточно.

Что будет при непредставлении документов. ФНС смотрит на любую подозрительную сделку, подразумевая ее мнимость. Если налогоплательщик в ответ на требования не представляет исчерпывающий перечень документов, тем самым он не подтверждает истинность хозяйственной операции. Это наводит инспекторов на мысль, что сделка не была реальной. И тогда проверочные мероприятия продолжатся либо налогоплательщик получит доначисление налога, штраф и пени.

Что можно сделать для защиты своих интересов. Прежде всего стоит хранить первичные документы по сделкам 5 и более лет. Оптимально делать это в системе, которая позволяет быстро их найти. Если в бухгалтерский сервис встроена система электронного документооборота, это легко сделать.

Кроме того, важно сохранять свидетельства, доказывающие реальность хозяйственных операций. Прежде всего это переписка с контрагентами, их контакты и адреса, подробности поставок, скриншоты проверок благонадежности контрагента. Бухгалтерские системы позволяют прикреплять к первичным документам дополнительные файлы и комментарии. Этим стоит пользоваться и сохранять в электронном архиве переписки и другие свидетельства, чтобы спустя месяцы или годы не искать их, например, в почте уволившегося сотрудника.

Еще один важный момент — удобная переписка с ФНС и подготовка ответов на требования. Учетно-отчетные сервисы могут уведомлять о полученных требованиях на телефон, автоматически отправлять квитанции и помогают вовремя ответить на запросы. Если учетная система поясняет, почему поступило требование и что именно нужно исправить, вы сможете быстро подготовить ответ, который устроит инспектора.

Проявляем коммерческую осмотрительность

Каждая компания обязана проявлять коммерческую осмотрительность при выборе контрагентов. Для их проверки есть ресурсы в свободном доступе: ГИРБО, «Прозрачный бизнес» и другие сервисы. Например, офис контрагента стоит искать с помощью Яндекс.Карт или 2ГИС, читать клиентские отзывы на сайтах, проверять в открытых источниках, состоит ли контрагент в ключевых отраслевых объединениях, скажем, СРО для строительной сферы. А при крупных и важных сделках стоит встречаться с директором.

Что будет, если контрагент оказался «техничкой». Если проверка ФНС связана с проблемами на стороне контрагента, вам все равно придется доказывать реальность сделки, направлять первичную документацию и другие свидетельства, возможно, являться на беседы в инспекцию.

Иногда, если контрагент ликвидирован и с него нельзя взыскать налоги, статус выгодоприобретателя разрыва по НДС получает благонадежная компания. Это происходит уже на том основании, что коммерческая осмотрительность была недостаточной. Например, вы не познакомились с поставщиком лично и не убедились, что у него хватит ресурсов для выполнения заказа.

Как избежать работы с ненадежными контрагентами. Проверку контрагентов можно проводить по чек-листам с опорой на известные 12 критериев из Приказа ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ и различные инструменты проверки в открытом доступе. Но это требует немало времени и аккуратности, кроме того, сохраняется человеческий фактор, а значит есть риск недочетов при проверке. К тому же каждого контрагента нужно проверять периодически.

Сэкономить время, сделать проверку более гибкой и точной помогают автоматические системы проверки, которые тоже встроены во многие бухгалтерские и отчетные сервисы. Новейшие системы строятся на риск-ориентированном подходе и скоринговых моделях. Они находят и подсвечивают рисковые факторы, которые могут повлиять на сотрудничество с контрагентом. Вам нужно на основе этих факторов принять решение об отказе от сотрудничества или управлять рисками: оценивать меру опасности при неисполнении договора, менять условия по оплатам и поставкам, вносить оговорки в контракт.

Как Контур.Экстерн помогает снизить риски претензий от ФНС

Вести учет и сдавать отчетность, вовремя отвечать на требования и проверять контрагентов — это серьезные и трудоемкие задачи. В Контур.Экстерне есть инструменты, которые оптимизируют все эти процессы и помогают выполнять задачи точно и в срок. Вы можете выбрать тариф с подходящим набором возможностей.

Учет. В Контур.Экстерне появился учет для малых и средних предприятий — доступен на тарифе «Учетный». Вы можете вести бухгалтерию, отслеживать некорректное отражение расходов при УСН и возможные ошибки в учете НДС: недостающие документы по налогу, дважды примененный вычет, не начисленный НДС с авансов. С помощью сверки по НДС с контрагентами вы вовремя найдете ошибки в реквизитах, расхождения по датам, суммам и номерам счетов-фактур. 

Отчетность. По данным учета автоматически формируются отчетность, также вы можете заполнить отчеты в системе или загрузить готовые. Перед отправкой они проходят проверку по всем рекомендованным ФНС показателям. Система анализирует отчет, подсвечивает ошибки, если они есть, и дает рекомендации по их исправлению. Только когда отчет составлен корректно, его можно отправить, а значит при проверке на стороне ФНС риск выявления ошибок минимален.

ЭДО и хранение первички. В Экстерне есть возможность приема и отправки электронных документов через Диадок, удобный поиск по документам. Также к первичным документам в разделе учета можно прикреплять дополнительные файлы. Вы можете выбрать тариф с такими возможностями — например, «Учетный» — или докупить их отдельно.

Работа с требованиями. Система уведомит о поступивших требованиях и напомнит о датах ответа. Можно настроить автоматическую отправку квитанции и подготовить ответ на требование с помощью Экстерна.

Проверка контрагентов. В системе легко контролировать статус благонадежности покупателей и поставщиков. Вы узнаете о рисковых факторах, из-за которых ФНС может начать проверку или отказать в вычете: например, если контрагент начал процесс ликвидации или объявлен банкротом. Возможность доступна на тарифе «Учетный» и некоторых других.

Переходите по ссылке, чтобы узнать больше о Контур.Экстерне и оставить заявку на консультацию: наш специалист расскажет о возможностях системы и ответит на ваши вопросы.

16+. Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А