С 1 сентября 2023 года сотрудники, уполномоченные заверять электронные документы от лица организации, обязаны будут получать машиночитаемые доверенности. В статье остановимся на классических вопросах – что такое МЧД, где и как их создавать, какие форматы существуют и т.д.

Самое важное: что меняется в процедуре подписания

4 августа 2023 года на официальном интернет-портале правовой информации были опубликованы поправки к Федеральному закону № 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Изменения, описанные в 457-ФЗ, вступают в силу с 1 сентября 2023-го и касаются продления срока действия сертификатов сотрудников на один год.

Бухгалтеры и другие уполномоченные смогут продолжить подписывать документы от лица организации, если успели получить сертификат ЭП до 1 сентября 2023 года. В противном случае сотрудники должны использовать сертификат физлица и МЧД.

Где создать МЧД

Так как машиночитаемая доверенность – это изначально электронный документ, то сформировать ее на бумаге не получится. Жестких правил, где создавать МЧД, нет. Каждая компания самостоятельно выбирает площадку. Это может быть:

  • провайдер ЭДО или специализированный сервис для работы с доверенностями;

  • портал ФНС с реестром МЧД;

  • текущая информационная система, если в ней предусмотрена соответствующая функциональность. Например, в системе Directum RX поддерживается работа с ЭП по новым правилам.

Карточка электронной доверенности в Directum RX

Как создать МЧД: 4 шага

Алгоритм простой:

  1. Создать XML-файл, содержащий все необходимые реквизиты.

  2. Подписать доверенность электронной подписью руководителя организации.

  3. Зарегистрировать.

  4. Передать МЧД в информационную систему для хранения.

В некоторых случаях, например после увольнения сотрудника, доверенность можно отозвать (отменить).

Где хранить МЧД

И этот вопрос законодательство жестко не регламентирует. Компании могут хранить доверенности в собственных информационных системах или в специализированных сервисах: в распределенном реестре ФНС, удостоверяющем центре, у оператора ЭДО.

Какой формат выбрать

Изначально выделяли два формата: для B2B- и B2G-взаимодействия. Но в марте 2023 года появился единый формат МЧД (версия 003). Он подходит для разных целей:

  • B2B- и внутреннего документооборота,

  • заверения нотариальных доверенностей,

  • электронных торгов по госзаказу.

В ФНС утверждают, что сценарии использования формата 003 постепенно будут дополняться.

Что касается сдачи отчетности в ФНС, ведения B2G-документооборота, взаимодействия с системой маркировки «Честный знак», то во всех этих случаях действует свой формат МЧД.

Где можно использовать МЧД

Машиночитаемую доверенность можно применять при подписании электронных первичных документов, договоров и соглашений, при ведении кадрового ЭДО (кстати, на эту тему мы недавно писали) и в других задачах.

В системе Directum RX уже поддерживается работа с электронными доверенностями. Пользователи могут:

  • заверять документы с использованием МЧД по формату B2B;

  • подписывать, отправлять и получать документы с МЧД через коннекторы к системам обмена Контур.Диадок и СБИС.

В сентябре 2023 года компания Directum выпускает интеграционный модуль к сервису Контур.Доверенность. Интеграция поможет выстроить полный цикл работы с МЧД:

  • создавать машиночитаемые доверенности в интерфейсе Directum RX по формату B2B;

  • подписывать их подписью генерального директора;

  • регистрировать в распределенном реестре ФНС;

  • отзывать;

  • управлять сроками действия.

Машиночитаемая доверенность – новая сущность в бизнес-реальности, поэтому вопросов по ее использованию пока еще много. Чтобы закрыть информационные пробелы по МЧД, рекомендуем посмотреть запись вебинара ФНС, Directum и Контура. В прямом эфире эксперты ответили на самые горячие вопросы по теме и продемонстрировали в работе интеграционный модуль Directum RX И Контур.Доверенность.