Токен erid: LdtCKBJ6u

Согласно трудовому законодательству, компания обязана возместить сотруднику, вернувшемуся из командировки, все расходы: сюда входит оплата аренды жилья и билетов, суточные и другие траты, о которых знал работодатель (например, телефонная связь и оформление визы). Кроме того, во время деловой поездки работнику нужно выплачивать зарплату. Как учесть всё и какие нюансы есть в 2023 году? Разбираемся вместе.

Суточные и НДФЛ

В 168 статье ТК РФ суточные определяются как «денежные средства, направленные на возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства». Работодатель обязан вернуть потраченные деньги за каждый день, который сотрудник находится в командировке, в том числе выходные и праздники. Дни в дороге тоже считаются.

При этом есть нюанс: если работника направляют в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. Как и за командировку, которая длилась менее дня, иначе у компании могут возникнуть риски, связанные с налогообложением.

Точный размер выплат прописывается во внутренних актах компании, и после достижения лимита суточные должны облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ): в 2023 году для поездок по России это 700 рублей в день, за границу — 2 500 рублей. Если сумма больше, то с превышения нужно удержать подоходный налог и заплатить страховые взносы.

Например, сотрудник находился в командировке четыре дня и за каждый получал 1 000 рублей. Всего ему выплачено 4 000 рублей, но из них не облагаются налогом только 2 800 (700 рублей × 4 дня), а с разницы в 1 200 рублей необходимо удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Важный момент: если сотрудник работал либо находился в пути в выходной или праздничный день, компенсацию ему придётся выплатить в двойном размере — либо можно договориться об одинарном возмещении и дополнительном дне отгула.

Обратите внимание, что первым днём командировки считают день отъезда, последним — дату прибытия. Если по документам вылет состоялся в 23:55, то за этот день нужно выплатить суточные.

Авансовый отчёт

Все командировочные расходы работник должен отразить в авансовом отчёте, который он обязан предоставить в течение трёх дней после возвращения из деловой поездки — такой срок указан в положении о служебных командировках.

К отчёту необходимо приложить документы, которые подтверждают траты. Это могут быть:

  • Авиа- или ж/д-билеты, посадочные талоны.

  • Чеки из отеля.

  • Счета за расходы, о которых знал руководитель, например, чек из такси или ресторана.

Кроме того, сотрудник должен подтвердить срок нахождения в командировке: подойдут документы с датами проезда туда и обратно (билет на поезд или посадочный талон в самолёт). 

Если сумма расходов оказалась меньше выделенных суточных, работник должен вернуть излишек. А если ему пришлось заплатить больше, компания обязана возместить расходы — конечно, при наличии документального подтверждения.

Когда рассчитывать НДФЛ

Рассчитывать НДФЛ с суточных нужно в последний день месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт. Важно: с 2023 года НДФЛ перечисляется в качестве единого налогового платежа.

Страховые взносы с части выплат, которая превышает лимит, необходимо уплатить до 28 числа следующего месяца. Этот срок указан в Федеральном законе от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ. Все взносы также платятся в составе единого платежа.

Как бухгалтеру сэкономить время

Учёт расходов на командировку — не самая любимая часть работы бухгалтера, потому что она часто сопряжена с рядом сложностей. Помимо стандартной процедуры — расчёта и выплаты аванса, начисления суточных и компенсации расходов — случаются и непредвиденные ситуации. 

Например, что делать, если сотрудник после деловой поездки потерял какой-то из подтверждающих документов? В этом случае по закону следует отказать в компенсации соответствующего расхода, если работник не восстановит чек или не получит справку через авиакомпанию. Однако проблему можно решить и проще: если организовывать командировки через специальные онлайн-сервисы, например, OneTwoTrip for Business, то все закрывающие документы, в том числе справки о перелёте и бронировании отеля, будут сразу доступны в личном кабинете. Можно настроить интеграцию с «1С: Бухгалтерия», после чего информация по билетам и проживанию будет автоматически загружаться в систему учёта. Если же всё-таки требуются оригиналы документов, их легко получить с помощью электронного документооборота.

К тому же через сервис удобно оформлять заказы: вариантов много, и можно приобрести ж/д и авиабилеты по безналичному расчёту, а при желании расплатиться с депозита или даже оплатить часть заказа бонусами программы лояльности.

Реклама: b2b.onetwotrip.com