Токен erid: LdtCKTVrp

Часто оформление деловой поездки для бухгалтера связано с рядом затруднений: возникают вопросы как при подготовке документов, так и при последующем учёте расходов сотрудника. Разбираемся, как сделать закрытие отчётности проще, понятнее и быстрее.

Участие бухгалтера в оформлении командировки происходит в несколько этапов:

  • Проверка возможности отправить сотрудника в деловую поездку в соответствии с законодательством. Например, несовершеннолетнему работнику нельзя ехать в командировку, а женщины, имеющие ребёнка до трёх лет, должны дать письменное согласие.

  • Издание приказа. Сотруднику необходимо ознакомиться с ним и расписаться в документе.

  • Подготовка подотчётных средств и начисление суточных. 

  • Составление авансового отчёта. В нём прописываются все расходы: авиабилеты для юридических лиц, проживание сотрудника в отеле, его траты на транспорт в поездке и другое обязательно должно быть зафиксировано в этом документе.

  • Завершение расчётов по подотчётным суммам по командировке (возмещение перерасхода денежных средств, либо возврат неиспользованного остатка).

Иногда случаются непредвиденные ситуации, которые могут затруднить отчётность. Бухгалтеру приходится оперативно решать, как этого не допустить, ведь учёт командировки в любом случае должен быть оформлен правильно.

Например, сотрудник, вернувшийся из деловой поездки, может потерять посадочный талон, тогда как авиабилеты по безналичному расчёту или приобретённые за счёт наличных средств компании обязательно должны быть зафиксированы в авансовом отчёте. То же касается документов, подтверждающих проживание и другие расходы. Таких ситуаций можно избежать благодаря  онлайн-сервисам, позволяющим выгружать билеты, ваучеры, квитанции прямо из личного кабинета. Такая возможность есть в OneTwoTrip for Business.

Ещё одна распространённая ситуация: командировка была внезапной и бухгалтер, торопясь её оформить, допустил ошибки в документах. В этом случае поможет интеграция с 1С. В OneTwoTrip for Business вы можете настроить её бесплатно и больше не беспокоиться о человеческом факторе: все необходимые документы будут передаваться в систему автоматически. Ручное внесение расходов, при которых возникают погрешности, не понадобится. К тому же, благодаря автоматизации время на учёт командировок сокращается — таким образом исключаются проблемы даже с оформлением срочных деловых поездок.

Также бывают ситуации, когда бухгалтеру необходимо получить оригиналы документов. Есть варианты ускорить сроки их предоставления, например, с помощью электронного документооборота (ЭДО). Это юридически значимая система с внешними подрядчиками. OneTwoTrip for Business подключает к ЭДО компании, чтобы документооборот для бухгалтеров становился проще и быстрее.

Как правило, работа с онлайн-сервисом не вызывает затруднений, но если они всё же возникнут, служба поддержки круглосуточно готова помочь в их решении.

Реклама: b2b.onetwotrip.com