Сложно найти и легко потерять. Это точно иллюстрирует работу с бумажными документами, особенно если в компании их миллионы. В статье рассказываем, почему бумажные хранилища – это дико неудобно, небезопасно и экономически невыгодно, и показываем кейсы известных компаний, которые уже освободились от «плена» бумажных архивов.

Вести одновременно бумажный и электронный архив – страшно трудоемко

Многие компании в России ведут смешанный бумажно-электронный документооборот. Например, внутреннюю первичку оформляют в цифровом виде, но документы от поставщиков всё еще получают на бумаге. Или наоборот, обмен с контрагентами организация ведет в ЭДО, но во внутренней деятельности по-прежнему «ходят» бумажки.

Каким бы ни был гибридный документооборот, он неудобен и невыгоден:

  • чтобы распечатать документ, сотрудник тратит свое рабочее время и бюджет компании, расходуя бумагу и краску в принтере;

  • так как в организации используется и электронный оригинал, и его распечатанная копия, информация дублируется;

  • чтобы гарантировать безопасное хранение документов на разных носителях, нужно приложить двойные усилия – выделить в офисе специальное помещение под бумажный архив и одновременно с этим организовать электронное хранилище, где будет поддерживаться юридическая значимость документов, созданных в цифровом виде.

Другое дело, если хранилище электронное. Оно удобнее в работе, надежнее с точки зрения безопасности и обходится в разы дешевле. Плюс найти в нем документ не составляет труда.

Хранить бумажные документы – это ужасно дорого

Вопрос хранения – один из наиболее болезненных для компаний, так как на содержание бумажных архивов уходят миллионы и миллиарды рублей ежегодно. Еще в 2019 году стало известно, что «Сбербанк», например, выделяет на хранение своих бумажных документов 2,5 млрд рублей. А по данным Министерства экономического развития за 2020 год, в целом российский бизнес тратит на аналогичные нужды 3,5 трлн рублей.

Кейс АО «Л’ОРЕАЛЬ»: потому что вы достойны хранить документы в электронном архиве

В крупных компаниях, особенно торговых, где тысячи поставщиков, проблема хранения бумажных документов становится настоящей головной болью. Одни контрагенты присылают бумажные ПУД, другие – в цифровом виде через сервисы обмена. Но можно синхронизировать эти потоки. Так сделали в АО «Л’ОРЕАЛЬ». Российский филиал известной международной компании выстроил на базе системы Directum сквозной процесс с двумя потоками первичных учетных документов — бумажным и цифровым. Все документы теперь хранятся в электронном финансовом архиве.

Работаешь с бумажным архивом – будь готов к рутине

Что такое обработка бумажных документов? Это проверка на правильность оформления и отсутствие ошибок – все ли реквизиты и подписи ответственных стоят на месте, нет ли арифметических неточностей. После такого первичного осмотра бухгалтер сканирует документ и заносит копию в учетную систему. На последнем этапе бумагу отправляют в архив – подшивают в нужную папку. Все эти процедуры, как вы понимаете, делаются вручную.

Посмотрим на альтернативную реальность, в которой рутину по обработке первички делает искусственный интеллект. Да-да, современные системы электронного документооборота избавляют бухгалтеров от лишних шаблонных операций.

Кейс сети «Подружка»: машины захватили рутину

В розничной сети магазинов «Подружка» внедрен электронный финансовый архив на базе системы Directum. Мало того, что вся первичка из сервисов обмена поступает напрямую в систему, и уже здесь сотрудники с ней работают, компания пошла еще дальше и внедрила интеллектуальные сервисы для обработки документов.

Бухгалтерия выдохнула. Теперь бумажные счета – а их в «Подружке» более 90% – сканируются и автоматически отправляются на обработку к интеллектуальным сервисам. Умные механизмы извлекают реквизиты счетов и распознают другую информацию. Полнота извлечения данных из счетов на оплату составляет 90%, классификация реквизитов — 95%. На основе полученной информации в системе создается и заполняется карточка документа. Таким образом, у бухгалтеров высвобождается по несколько часов в день на более важные задачи.

Потеряли бумажный документ? Держите штраф от ФНС

В компании, где много бумажной первички, подготовка налоговой отчетности для ФНС – это настоящий квест (если у вас не так, остается только позавидовать). Мало того, что сначала нужно найти документы за период, их еще требуется отсканировать и заверить электронной подписью главбуха.

Если в компании организован электронный архив, подготовка к проверке контролирующими органами проходит быстрее. Чтобы найти и выгрузить документы, достаточно нескольких секунд. При этом экспортировать файлы из архива можно как массово, так и выборочно. Например, по принадлежности к определенному договору.

Электронные документы не теряются, поэтому бухгалтерия вовремя сдает отчетность, а компании не грозят штрафы. По статистике клиентов Directum RX, благодаря централизованному хранению электронных документов, потери сокращаются в 15 раз.

Как решили проблему потерь бумажных документов в Bonduelle

Компания отказалась от сканирования бумажных документов и их хранения на локальных дисках. Сегодня мировой лидер в сфере переработки овощей использует электронный финансовый архив на базе системы Directum RX: здесь в цифровом виде хранятся первичные учетные документы, а также договоры и неклассические ПУД, такие как инвентаризационные описи, акты списания, выписки из банков.

Для того чтобы найти необходимый документ, сотрудник может:

  • использовать папку поиска;

  • сформировать реестр по указанным параметрам.

Сегодня у бухгалтеров компании стало меньше рутинной работы и больше времени на более важные задачи.

Узнать о том, как работает электронный финансовый архив, и какие еще российские компании перешли от бумажного хранения к цифровому, можно на странице сайта directum.ru.

Автор: Евгения Герасимова, компания Directum