ФНС сравнивает данные, которые получает от ОФД, с отчетами компании или ИП. Что будет, если инспекторы обнаружат расхождения, и как бухгалтерам быстро найти и устранить эти нестыковки. Об этом рассказали эксперты Контур.Маркета, системы решений для автоматизации бизнеса, в которую входит ОФД.

Почему важно выявлять расхождения

По Закону № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (ККТ) все предприниматели и компании должны обзавестись онлайн-кассами (исключения есть в ст. 2 54-ФЗ). Но купить кассу недостаточно, обязательно во время расчетов формировать на ней чеки. Затем касса передает чеки оператору фискальных данных — ОФД, который отправляет их в налоговую. Таким способом правительство борется с «серой» торговлей и вместе с этим поддерживает автоматизацию бизнеса.

Налоговая следит за соблюдением перечисленных требований. Для этого она собирает и сопоставляет сведения из нескольких источников:

  • Первый источник — ККТ. Налоговики пользуются специальной автоматизированной информационной системой (АИС ККТ), которая помогает мониторить полученные от касс данные.

  • Второй источник — отчетность, в которой ИП и организации указывают размер выручки.

  • Третий — результаты инвентаризации торговых точек.

  • А четвертый — банки. По запросу ФНС они обязаны предоставлять информацию об операциях по счетам организации.

Если показатели из разных источников не сходятся, скорее всего бизнес торгует «мимо кассы». В таком случае налоговая может объявить предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. А если повторно обнаружит неотражение выручки, организует внеплановую выездную проверку.

На заметку! До 31 декабря 2022 года налоговая может проводить проверки касс только по решению руководителя или заместителя руководителя ФНС и при согласовании с прокуратурой (Постановление Правительства от 10.03.2022 № 336). Но для нарушений Закона об онлайн-кассах действует срок давности — один год. Несоответствия в выручке, которые выявили в этом году, будут сигналом к проверке в следующем.

Что может быть причиной расхождений

Рассмотрим три основные причины различий в кассовых данных и в отчетности для налоговой.

Причина № 1. Кассир не соблюдает правила применения ККТ. Часто используют только терминал эквайринга, без кассы. Но терминал только подтверждает, что покупку оплатили безналичными. После того как оплата прошла, обязательно сформировать чек на онлайн-кассе и передать его покупателю.

Сократить количество ошибок поможет интеграция терминала эквайринга и кассового модуля, в котором формируют чек. Например, кассовый модуль Контур.Маркета интегрируются с терминалами от «Inpas, «Ingenico» и от «Сбера». Если при формировании чека выбрать способ оплаты “Безналичными”, сумма к оплате автоматически передается на терминал.

Причина № 2. Не все данные с кассы переданы ОФД. Допустим, повредили интернет-кабель, и связь с ОФД прервалась. Тогда бухгалтер может отразить продажу в бухгалтерской системе, а в ОФД ее не будет.

На такой случай в ОФД, который входит в систему решений Контур.Маркета, предусмотрены уведомления: если касса перестала передавать документы, сервис сразу же сообщит об этом по почте или в смс. Это поможет быстрее восстановить соединение, чтобы не «копить» ошибки, а затем быстрее найти и исправить расхождения.

Рекомендуем в конце рабочей смены проверять, что все документы с кассы переданы ОФД, и что он отправил их в налоговую. Для этого сформируйте отчет о закрытии смены: в столбце, где указано количество непереданных документов, должен быть «0».

otchet

Причина № 3. В бухучете и отчетности отражены не все продажи по кассе, например, отчет о розничных продажах заполняли вручную и неверно указали количество проданных товаров.

Чтобы предотвратить ошибки ручного ввода и сэкономить время, следует выбирать сервисы, которые умеют загружать данные из электронных документов. Например, данные о продажах в Контур.Маркете (в систему сервисов Контур.Маркета входит и ОФД) можно выгрузить в Excel. Еще меньше времени уйдет на перенос данных, если у оператора и бухгалтерской системы предусмотрена интеграция, и они могут автоматически обмениваться данными. ОФД, который входит в систему Контур.Маркета, интегрируется с 1С, Контур.Эльбой или любой другой системой учета с помощью API.

Как сверять данные

Надежнее всего сверять выручку в ОФД и в бухгалтерской системе в конце рабочего дня или недели. Вот примерный порядок действий:

1. Откройте данные по выручке за нужный период в учетной системе и в личном кабинете ОФД. В ОФД, входящего в систему решений Контур.Маркета, выручку за любой день календарного месяца можно проверить на «Главной», для этого не придется скачивать отчет.

2. Сравните выручку. Отдельно сверьте суммы оплат наличными и безналичными.

3. Если суммы не сходятся, откройте детализированный отчет по чекам за нужный период в бухгалтерском сервисе и в личном кабинете ОФД.

4. Сравните чеки по дате, времени и суммам.

5. Когда найдете чек, который может быть причиной несостыковки, уточните у кассира, действительно ли он продал товар или это чек, который сформирован по ошибке.

Как устранить расхождения

 

Продажа была

Продажи не было

Продажа есть в системе учета, но чека нет в ЛК ОФД

Нужно создать на кассе чек коррекции с признаком расчета «приход» на сумму продажи, которая есть в учетной системе

Нужно отредактировать данные в бухгалтерской системе и удалить лишнюю операцию

Продажи нет в системе учета, но в ЛК ОФД есть чек

Нужно добавить в бухгалтерский сервис информацию о недостающей продаже, данные можно взять из чека в ЛК ОФД

Нужно оформить на кассе возвратный чек или чек коррекции с обратным признаком расчета, например, вместо «прихода» — «возврат прихода».

Кассовый модуль Контур.Маркета сразу фиксирует проблемные чеки и уточняет у кассира, была ли продажа, чтобы предотвратить расхождения и, если нужно, исправить несостыковки в конце каждой смены.