Бумажный документооборот по охране труда (ОТ) давно выглядит устаревшим и неповоротливым. Важные рабочие процессы простаивают из-за сбора живых подписей или ручного заполнения актов, приказов, журналов о прохождении инструктажей.

После внесения изменений в Трудовой кодекс работодатели получили законное основание вести электронный документооборот (ЭДО) в сфере охраны труда. Компании уже пользуются этой возможностью и получают впечатляющие результаты, например, в 5 раз ускоряют процессы фиксации нарушений техники безопасности.

Как перейти на ЭДО по охране труда

Для ведения электронного документооборота понадобится информационная система (ИС). Это может быть корпоративная ИС, которую уже использует предприятие, либо государственная платформа «Работа в России». Работодателю необходимо определить перечень документов для перехода в цифру. Затем нужно издать локальный нормативный акт о переходе на ЭДО и получить письменное согласие сотрудников.

На какие нормативно-правовые акты можно опираться при цифровизации охраны труда:

  • 377-ФЗ от 22 ноября 2021 г. разрешает кадровый электронный документооборот. Однако по этому закону остаются на бумаге акты о несчастном случае на производстве и журналы инструктажей по охране труда;

  • 311-ФЗ, вступивший в силу 1 марта 2022 г., дает право работодателю переходить на ЭДО в области охраны труда и представлять цифровые документы в трудовую инспекцию. При этом не упоминаются исключения, указанные в 377-ФЗ.

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи». Некоторые виды работ по охране труда можно было вести в цифре еще до принятия поправок в ТК, например, наряды-допуски. Вопросы электронного подписания регулировались 63-ФЗ.

Получается, что сейчас есть все законные основания переводить документы по охране труда в цифровой вид и подписывать ЭП. Эксперты ожидают, что скоро противоречия между 377-ФЗ и 311-ФЗ будут устранены, тогда в электронный вид можно будет переводить все документы без исключений.

Что переводить в цифру в первую очередь?

Охрана труда включает около 120 видов документов. Перевод в цифру можно начать с самых массовых и трудоемких процессов: выдачи средств индивидуальной защиты, проведения обучения, медосмотров. С марта 2022 г. работодатели обязаны проводить расследование микротравм, журнал учета которых также можно вести в электронном виде.

На опасных производствах цифровизация охраны труда избавляет от бюрократических проволочек и дает сосредоточиться на обеспечении безопасности сотрудников. Например, переход на электронные наряды-допуски позволяет:

  • ускорить согласование и обеспечить его правильную последовательность. Длительное согласование нарядов-допусков – одна из частых причин штрафов. На бумаге процесс может длиться до нескольких дней, в цифре – до нескольких минут;

  • сохранить историю о проводимых работах и обеспечить прозрачный доступ: цифровой наряд-допуск не потеряется, нужный документ легко найти в системе;

  • уменьшить убытки предприятия. Во-первых, уходят расходы на печать, прошивку, хранение бумажных документов. Во-вторых, снижается риск получить штраф от регулятора за нарушение.

Цифровая фиксация нарушений техники безопасности: опыт «ВГК»

«Восточная горнорудная компания» – крупный производитель угля на Дальнем Востоке. В разных точках Сахалина трудятся более 3000 специалистов предприятия и большое количество подрядчиков. Чтобы сделать контроль за нарушениями прозрачным и сократить бумажный документооборот, «ВГК» перевели в цифру процессы охраны труда и техники безопасности. Проект реализовали на базе системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Специалисты по охране труда фиксируют нарушения ОТиТБ «по горячим следам» в мобильном приложении, подписывают акт электронной подписью, прикрепляют фотографии. Акты отправляются кадровой и юридической службе, параллельно система формирует проект приказа о наказании. В любой момент все участники процесса могут ознакомиться с материалами по нарушению и узнать решение по итогам инцидента.

Средний срок работы с нарушением сократился в 5 раз – до 1 часа. На крупном предприятии, где ежедневно составляют до 7 подобных актов, это серьезная экономия трудозатрат.

Будущее охраны труда – в цифре

Перевод документов в электронный вид может решить сразу несколько проблем: снизить затраты на бумагу и расходники, сделать процессы прозрачнее для проверок ГИТ, избежать штрафов от регуляторов. С помощью цифровых инструментов специалисты по охране труда будут меньше времени тратить на рутину и смогут сосредоточиться оперативном мониторинге условий труда, обучении сотрудников и т.д.