Перед российскими компаниями сейчас остро стоит вопрос оптимизации расходов на ИТ-инфраструктуру. С точки зрения затрат на HR эффективным шагом будет перевод кадровых документов в цифру. Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) приносит намного больше выгоды, чем простая экономия на пачках бумаги (хотя в свете текущих расценок на бумагу и технику не стоит недооценивать это преимущество). И все-таки в первую очередь КЭДО влечет за собой снижение затрат за счет автоматизации и ускорения процессов, на которые традиционно уходит большое количество ресурсов.

В среднем у специалиста отдела кадров уходит по 7-8 часов в год на работу с документами каждого сотрудника. Если в компании трудятся хотя бы 1000 человек, то бумажный документооборот съедает около 4 млн руб. в год. После внедрения КЭДО затраты снижаются до 1 млн руб. То есть просто на переводе кадровых документов в цифру компания получает экономию примерно в 3-4 раза.

Для эффективного перехода на КЭДО работодателю нужно решить ряд вопросов:

  • Определиться с потребностями и задачами. Это может быть просто уход от бумаги и перевод кадровых документов в электронный вид, либо комплексная цифровизация HR-процессов.

  • Выбрать вид электронных подписей. Работодатель может применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и подписывать все виды документов без ограничений. Работники могут подписывать любые кадровые документы с помощью УНЭП. Или использовать простую ЭП, но не для всех документов.

  • Решить, какую информационную систему использовать. Согласно 377-ФЗ кадровый электронный документооборот возможен в информационной системе работодателя, либо на государственном портале «Работа в России». Однако на данный момент полноценного функционала у этого портала нет: например, нельзя настроить массовое подписание документов работниками. Поэтому пока с точки зрения комплексной цифровизации кадров рассчитывать на эту платформу не стоит. Остается первый вариант – готовое решение «из коробки».

На что обратить внимание при выборе системы

Вариативность доступа

Убедитесь, что выбранная система обеспечит доступ к кадровым процессам всех сотрудников, в том числе тех, чье рабочее место не оборудовано компьютером. Например, существуют варианты: десктоп-клиент, мобильный доступ (через приложение или браузер), инфокиоски.

Возможность генерации электронных подписей

Удобно, когда в системе есть встроенная генерация простых электронных подписей и усиленных неквалифицированных электронных подписей. Почему это важно? Представьте, что при подключении работника к системе автоматически отправляется запрос на создание сертификата УНЭП. Он соглашается на выдачу облачного сертификата УНЭП и вводит полученный на телефон код в систему, и далее может быстро и безопасно подписывать документы в электронном виде.

Интеграция с другими системами

Решение для цифровизации HR будет наиболее эффективно в том случае, если будет встроено в текущую инфраструктуру компании. Здесь важна не только интеграция с системами электронного документооборота, с учетной и архивной системой, кадровым порталом, но и с платформой «Работа в России».

Юридически значимое хранение

Большинство кадровых документов требуют длительного хранения – до 75 лет и больше. При этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности. Поэтому обратите внимание на системы, в которых есть поддержка электронного архива c гарантией юридической значимости документов. Сам архив может храниться в контуре заказчика или в облаке.

Оцените возможности системы Directum HR Pro

Любое решение хочется сначала «примерить» на себя. 23 марта в 11:00 мск эксперты Directum проведут онлайн-демонстрацию системы HR Pro для цифровизации кадровых документов, процессов и сервисов.

Вы увидите на практике, как в системе происходит подписание документа с помощью ЭП, планирование отпуска или массовое ознакомление сотрудников с ЛНА. Также эксперты анонсируют акцию по пилотному (бесплатному) внедрению системы Directum HR Pro.  Зарегистрируйтесь и узнайте все подробности на вебинаре.