Лицо, утратившее трудовую книжку, сообщает об этом по последнему месту работы. Дубликат выдается в течение 15 дней. В него вносят сведения об общем и (или) непрерывном стаже до поступления в данную организацию, о работе и награждениях по последнему месту работы.

В случае массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате пожаров стаж устанавливается специальной комиссией. Она создается региональными властями. В ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов и других заинтересованных организаций.

Факт работы, сведения о должности устанавливают по документам, имеющимся у сотрудника. При их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей. По результатам составляют акт, в котором указывают периоды работы, должность и продолжительность стажа. На его основании выдают дубликат трудовой книжки.

Сначала вносится запись об общем и/или непрерывном стаже до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. После этого его записывают по отдельным периодам работы. Если документы не содержат всех сведений, то в дубликат вносится только имеющаяся информация.