В должностные обязанности некоторых сотрудников могут входить переговоры с клиентами. В этом случае компания должна обеспечить их корпоративными сим-картами или компенсировать расходы на оплату мобильной связи.
ТК РФ предусматривает компенсации для возмещения затрат в связи с исполнением обязанностей, с учетом ст. 164 Кодекса. Отдельной компенсации на оплату мобильной связи в нем нет и никаких отдельных норм для этого также не предусмотрено. Скажем, в законе нет механизма расчета компенсации и порядка выплат. Поэтому такие вопросы необходимо регулировать на уровне трудового договора или соглашений к нему, локальных актов. Скажем, можно установить определенную фиксированную сумму, которая будет компенсироваться работникам ежемесячно. Таким образом, работодатель может не обеспечивать сотрудников корпоративной связью, но т.к. мобильные звонки нужны для выполнения обязанностей, надо возмещать расходы на услуги связи. Это будет правомерно.
При этом работодатель в т.ч. обязан обеспечивать оборудованием, инструментами, документами для исполнения трудовых обязанностей. Если сотруднику для работы надо звонить, по общему правилу надо выдать ему мобильные телефоны. Закон не уточняет, надо ли выдавать телефон вместе с сим-картой или просто сим-карту для использования в личном телефоне. Т.е. не запрещено использовать личную карту с компенсацией расходов на связь.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работников личного имущества ему выплачивается компенсацию за использование и износ имущества, а также расходы, связанные с использованием. Если компания не предоставит работнику устройства, он будет использовать личный телефон, то кроме компенсации расходов на оплату услуг связи надо компенсировать и амортизацию телефону. Кроме того, размер таких выплат в силу ТК РФ надо определить в соглашении сторон трудового договора.
Отметим, что компенсация расходов на оплату услуги связи и обеспечение работников корпоративной мобильной связью – не одно и то же. В последнем случае должен быть договор между компанией и оператором связи, а также выдача сим-карт сотрудникам. В таком случае для перехода к компенсациям надо внести изменения в трудовые договоры. Это по общему правило возможно только по соглашению сторон.
В допсоглашении к договору надо указать, что компания предоставляет работнику мобильный телефон, он использует свою сим-карту (или корпоративную), а расходы на оплату услуг связи компания компенсирует ежемесячно в фиксированной денежной сумме. Это должно быть сделано по соглашению сторон. В одностороннем порядке изменять условия договора можно только в порядке ст. 74 ТК РФ, но для это изменения должны быть связаны с организационными или технологическими причинами.
Размер же компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам по трудовой деятельности. Обосновать расходы можно копией договора работника с оператором связи, копией счета за связь.