Премии и компенсации штатным сотрудниками подчинены нормам трудового законодательства. Правила прописаны в ТК РФ, а работодатели фиксируют детали в своих локальных актах. Но часто для проектов и задач привлекают фрилансеров. Платят им на основе акта выполненных работ. Или пользуются услугами кадрового агентства (временный персонал). Как поощрить такого работника? Оформить их на основе трудового права не получится, ведь напрямую трудовых отношений нет. Практика дает 3 способа поощрения.
Платить премии, бонусы и компенсации напрямую внештатному сотруднику рискованно. Основной риск – гражданско-правовые отношения с человеком могут признать трудовыми, если он обратиться с жалобой. Или же ГИТ или Налоговая служба при проверке могут обратить внимание на такие выплаты и потребовать объяснение, которое будет проблематично дать.
Если работник принять в компанию внештатно от кадрового агентства, надо оценить систему оплаты труда в этом агентстве. С учетом этого можно выбрать один из трех премирования. Они же подойдут и на случай, если с сотрудником заключен напрямую договор ГПХ.
Разовая премия
Разовая премия, даже на постоянной основе, является наименее трудозатратным вариантом, но ее могут признать обязательной, в т.ч. со стороны кадрового агентства. Для снижения риска такая выплата должна иметь несколько признаков:
- цель - стимулирование к труду;
- не должна быть фиксированной и может определяться по усмотрению руководителя;
- не носит систематический характер.
Формально фиксированная ежемесячная премия легко может быть признана обязательной. На практике суды обращают внимание на размер выплаты, чтобы установить систематичность (Определение 3-го кассационного суда общей юрисдикции от 21.06.2023 N 88-13049/2023). С учетом этого, премию могут признать составной частью заработной платы. Что касается договора ГПХ, такая премия может послужить веским доказательством, что де-факто у сотрудника трудовые отношения, которые компания подменяет гражданским договором.
Доплата на определенный срок
Доплату можно ввести, скажем, за совмещение должностей или выполнение дополнительных обязанностей. Преимущество – возможность отменить надбавку досрочно, уведомив за 3 дня до отмены, согласно ст. 60.2 ТК РФ. Но мы понимаем, что речь опять о трудовых отношениях. Более того, при оформлении совмещения или допобязанностях в компании должна быть соответствующая вакантная ставка в штатном расписании. С учетом моратория на проверки и согласия работника на надбавку, риски можно признать небольшими. В то же время компания вправе платить компенсацию, скажем, за использование личного имущества. Даже в рамках гражданского договора можно установить такую дополнительную регулярную выплату.
Материальная помощь
Материальная помощь создает минимум рисков, т.к. выплата не входит в систему оплаты труда. Компания вправе самостоятельно платить работнику помощь в определенном размере, в т.ч. уволенному и не состоящему в штате. Такая выплата указана в ст. 217, 422 НК РФ и Федеральном законе №125 от 24.07.21998 о социальном страховании. При этом Трудовой кодекс не рассматривает «материальную помощь» и не учитывает ее в составе оплаты труда. Также нет ограничений в основаниях ее выплаты. Их компания определяет самостоятельно. Чаще всего основаниями бывают: ЧП, смерть родственника, увольнение, выход на пенсию, свадьба, болезнь, сложные условия проживания, тяжелая жизненная ситуация и др.
Однако условия оказания матпомощи компания должна зафиксировать в локальном акте. Задокументированный порядок необходим при общении с Налоговой службой. И суммы свыше 4 000 руб. будут облагаться НДФЛ, согласно п.28 ст. 217 НК РФ. Хотя в целом рисков привлечения к ответственности за ежемесячную помощь, по сути, нет.
Поэтому стоит проверить документальный фонд, определить и добавить в локальные акты способы регулярных выплат – и начислять их, учитывая риски и возможные затраты.