Удержание из заработной платы

Добрый день! Уважаемые коллеги,  помогите разобраться. На нашем предприятии  ведутся общие ведомости сбора средств  для оказания помощи сотрудникам, которые попали в тяжелую жизненную ситуацию.  Правомерно ли это, или необходимо заявление от каждого человека?

А причем тут "удержание из зарплаты"?
Вы как-то непонятно ситуацию обрисовали.

Вариант 1.
Сотрудники вносят наличные в кассу. Согласен - вносит, не согласен - не вносит. Тогда в принципе заявлений не надо. Но надо делать приходники, в них можно ссылаться на ведомость.

Вариант 2.
Вы именно удерживаете эти суммы из зарплаты.
В этом случае необходимо заявление от каждого сотрудника, в котором явно указывается сумма (процент) и периодичность удержания.
А к чему там ведомость - уже непонятно.

Ну и вообще непонятен статус этого "фонда помощи".
Как Вы его в бухучете учитываете?
Вы же не являетесь некоммерческой организацией, в которой это предусмотрено?
У Вас утверждено какое-то положение об этом фонде, отчетность?

Random, не наличными деньгами скидываются на помощь, а   запускают по сотрудникам ведомость, затем эта ведомость (ФИО, сумма, подпись)  отдается в бухгалтерию где бухгалтер по з.п. делает удержания и общую сумму перечисляет конкретному человеку.

Любая проверка трудовиков - и без заявлений КАЖДОГО работника будет штраф.
Да еще заставят выплатить незаконно удержанные суммы.

Вообще очень плохая схема.
Налоговая наверняка классифицирует это как доход "конкретного человека", оштрафует за неудержание НДФЛ (если не удерживали).
И попробует начислить страховые взносы.