Организация документооборота

Аудиторы выставили нам одно замечание в котором говорилось, что в учетную систему документы должны вносить те подразделения в которых они возникают эти документы.
В связи с этим было предложено организовать ввод документов в систему следующим образом:
1) Снабы оформляют оприходование ТМЦ на центр склад.
2) Цеховики оформляют накладные на внутреннее перемещение с центрального склада на кладовые цехов.
3) Кладовщик центрального склада формирует ордера по накладным
4) Бухи формируют по накладным проводки (В данные момент этап 3 и 4 делают бухи).
Все вроде бы верно и ничему не противоречит. Но встал вопрос операций переоценки (приходные ордера на переоценку). Сейчас бухи делают переоценку и если надо переформировывают складские ордера которые шли после этой переоценки (со слов бухов). Но если бухам оставить только фукнцию формирования проводок, на кого "повесить" данные операции по переоценке, на снабов, на кладовщиков?
Вообщем ,господа, если у кого похожие ситуации поделитесь опытом, что и как лучше организовать.
P/S Учетная система Галактика

А что такое "ордер на переоценку"?

Попробую вкраце на примере:
Изменение курсов валют приводит к несоответствию учетных цен и НДЕ,так как при учете остатков и движений на складе цена в НДЕ расчитывается по курсу валют на дату формирования ордеров.
Проведение дооценки позволяет установить учетную НДЕ эквивалентной учетной цене в валюте по курсу на дату проведения дооценки.Это реализкуется путем добавления в систему спец. приходного ордера.

То есть Вы хотите сказать (по крайней мере, я так понял), чте делаете переоценку запасов на курсовые разницы?
А насколько это нормативно и методологически обосновано?
То есть, на что Вы законодательно опираетесь, проводя такие операции?

К сожалению я не бухгалтер, я программист, и с законодательной стороной данного вопроса не знаком. Моя цель "организовать" работу в учетной системе для выше описанных подразделений по выше описанному порядку. Но для этого нужно сначала хотя бы на бумаге (или в голове) "выстроить" некую цепь взаимодейстия, возможно эти операции (по дооценке/переоценке) и не соответствуют какиму то законодательству, но фунционал в учетной системе имеется. А если имеется функционал, то им пользуются.

1. Как программист - программисту.
Пару слов об учёте ТМЗ (товарно-материальных запасов).
01.01.ХХ купили запасы по $10 при курсе 25 руб./долл.
Учётная стоимость этих запасов составит 25*10=250 руб. Именнло по такой себестоимости эти запасы будут реализованы или переданы в производство.
На эту дату у покупателя возникает дебиторская задолженность перед поставщиком в размере 250 руб. (или $10).

10.10.ХХ оплатили эти запасы при курсе 30 руб./долл.
Именно на эту дату возникнет курсовая разница, в 10*(300-250), которая списывается на прибыли/убытки, формируя финансовые результаты операции.

Это важно! Заметьте, ни о каком включении в стоимость запасов курсовых разниц речь не идёт и никакие "ордера на переоценку" здесь не появляются. Да и появиться не могут.

2. Как консультант-методолог - программисту. Пару слов о функционале программ.
Далеко не весь функционал учётных систем легитимен с точки зрения налогового, валютного и иного законодательства. Закон "О бухгалтерском учёте", ПБУ, Гражданский Кодекс, Налоговый кодекс, Административный Кодекс, Уголовный Кодекс надо чтить, если речь идёт о налоговой или бухгалтермской отчётности.
Проще говоря, надо чётко понимать, как те или иные функции, заложенные в программе, и каким образом аукнутся в результате последующих налоговых или иных проверок.
Помимо этого, надо помнить о том, что программисты-разработчики, которые не в курсе хотя бы основ учёта, имеют весьма смутное представление и о том, что должна выполнять та или иная опция в программе. Например, ни в одной из учётных систем (хоть в Excel 2007, хоть в 1с, хоть в чём) под функционалом "Консолидация" подразумевают лишь построчное сложение каких-либо цифр. И даже не задумываются о том, что алгоритмы консолидации (их, как минимум 5) зависят от взаимоотношений консолидируемых структур.
Или, например, обция "Бюджетирование" в учётных системах. Это всё что угодно, но НЕ БЮДЖЕТИРОВАЕНИЕ, задачи которого решаются в других программах, но не в учётных.

3. Как главбух - программисту. Для внутренней управленческой отчётности расчёты могут быть любыми. В том числе, и с применением любого функционала любой программы. Лишь бы эти расчёты были правильными,
А вот для формирования финансовой и напоговой отчётности надо делать расчёты не как нам хочется, а как надо в соответствии с действующими нормативами.
А этими нормативами ни переоценка запасов, ни "ордера на переоценку" не предусмотрены.

4. Наконец, как постановщик задач - программисту. Учёт (в том числе и документоооборот) должен внедряться на фирме кем угодно, но только не программистом.
На том простом основании, что он не знает основ финансового, налогового, управленческого, статистического учёта и отчётности.
Хотя, конечно, и знает (должен знать) функциональность внедряемой учётной системы, дескрипторы баз данных в ней и т.д.

Ну начнем с 1-го, купили запасов, оприходовали сформировли проводки, и тут оказывается что "забыли" включить в стоимость товара ну скажем стоимость ЖД тарифа. А так как учетный период еще не закрыт, то в течении этого периода можно править документы. Но доков много (после этого оприходования было уже очень много движений с мц) . В итоге делаем дооценку на стоимость ЖД тарифа (цены в ордерах (средние) после переоценки пересчитываются автоматом), и переформировываем проводки. Хотя конечно можно было перебить все документы. (это кстати и касается второго вопроса)
Насчет 4-го пункта я с вами полностью согласен, но к сожалению у руководства мнение таково, что если это связанно с "компьютером" (по их словам) то это автоматом сваливается на плечи ИТ-ов. Мы предлагаем схемы документооборота, пишем регламенты и тех задания (как не странно для себя же самих) и т.д. и т.п.

1. Ну,если "забыли" что-то там включить или выключить - то это вопрос учётной дисциплины, квалификации персонала и корпоративной культуры управления.

2. Эти "ордера на переоценку", по-видимому, должны формироваться бухгалтером, который сидит на запасах. После этого этот документ должен быть утверждён главбухом или его замом (т.е. периональями, ответственными за учёт) и с их подписью должны возвращаться к бухгалтеру, который учитывает запасы, для внесения необходимых корректировок.
Во-первых, такая схема позволяет отвечать на вопросы "Кто виноват?" что какие-то суммы оказались неточными, и "Что делать", чтобы таких конфузов больше не было.
Во-вторых, этот документ, подписанный главбухом (или заместителем) снимает с исполнителя (бухгалтера) ответственность за прорехи в учётной дисциплине, а главбуху даёт информацию о будущих налоговых (и иных) рисках.

3. Складывается впечатление, что квалификация вашего руководства оставляет желать лучшего...

Спасибо за развернутые и полные ответы.К сожалению не мог сразу ответить.
В том то и дело что бух по предлагаемой схеме будет формировать только лишь проводки, т.е. по большому счету буху не важно кто из снабов внес неверную информацию, или какой кладовщик сформировал неверные ордера. Бух отвечает только за проводки. Но опять же встает вопрос кто в таких случаях контролирует данные сиснетического и аналитического учета, и как раз таки сдесь и возникают "риски".
На счет руководства, ну наверное, хотя данную схему нам порекомендовали как раз таки внешние аудиторы...

С 1 января 2007 г. первоначальная стоимость основных средств (фактическая себестоимость МПЗ) не корректируется на величину возникших курсовых (бывших суммовых) разниц (п. п. 3, 4 Приложения к Приказу Минфина России N 156н).
Напомним, что ранее вы могли уменьшить (увеличить) фактические затраты на приобретение основных средств или МПЗ на суммовые разницы (последний абзац п. 8 ПБУ 6/01 в редакции от 18.09.2006 и последний абзац п. 6 ПБУ 5/01 в первоначальной редакции). Но сделать это можно было, только если разницы возникали до принятия имущества к учету (например, до даты оприходования основных средств по дебету счета 01 "Основные средства" или даты оприходования товаров по дебету счета 41 "Товары") (п. 14 ПБУ 6/01, п. 12 ПБУ 5/01).

Foxer
"... хотя данную схему нам порекомендовали как раз таки внешние аудиторы..."

1. А что, внешние аудиторы - это, типа, истина в последней инстанции?
Просто для себя ответьте на вопрос: "Что надо предприятию - логичный и обоснованный документооборот и учёт, позволяющие свести до минимума риски и обеспечить комфортную работу всех струкутур? Или тупое следование тупым рекомендациям тупых аудиторов, подчас имеющих минимальное представление о
- предмете своей работы,
- цели аудиторских процедур и заданий,
- назначении аудита как дисциплины, профессии и науки,
- границах и рамках, в которых они (аудиторы) должны работать и пересекать которые им запрещено,
- и т.д.?"

2. В основе учёта, отчётности и документооборота лежит здравый смысл. Следуйте ему - и всё получится.

3. И в порядке рекомендации. Постарайтесь не делать работу, которая даром никому не нужна. Например, попытки автоматизировать бардак ни к чему хорошему никогда не приводили. В этой связи постарайтесь ответить для себя на вопрос:" Стоит ли заполнять "ордера на переоценку", если их можно не заполнять?". При должной организации работы, разумеется.
И второй вопрос: "Почему в большинстве фирм ни о каких "ордерах на переоценку" никогда слыхом не слыхивали, а у нас они есть?"