Сотрудничество с самозанятыми выгодно организации в части сокращения расходов, но только при правильном документальном оформлении. Нередко юридические лица и ИП получают штрафы за неверную работу с данной категорией лиц. Как правильно оформить самозанятого и не бояться штрафов от налоговой, расскажем в нашей статье.

Краткий ликбез: самозанятые – физические лица и индивидуальные предприниматели без наемных работников, чей доход не должен быть выше 2,4 миллиона рублей в год. Они освобождены от уплаты НДФЛ и страховых взносов и платят только 4 % при сотрудничестве с физлицами и 6% при работе с компаниями и ИП.  

Прежде чем заключать договор с самозанятым проверьте его статус по ИНН на сайте налоговой или запросите у него справку о постановке на учет. Рекомендуем это делать перед каждой сделкой, поскольку на момент выполнения очередной услуги самозанятый уже может быть снят с режима НПД и не сообщить вам об этом. 

Работать с самозанятыми можно по классическому договору ГПХ в зависимости от вида деятельности исполнителя: по договору подряда – с автомехаником, оказания услуг — с видеооператором или авторскому договору – с веб-дизайнером. Но есть обязательные условия, которые должны быть прописаны в таком договоре. Рассмотрим их. 

1. Налоговый режим исполнителя. В начале договора пропишите ФИО исполнителя и его статус. Например: «Волков Иван Николаевич является самозанятым лицом и применяет в своей деятельности специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход"». 

2. Обязанность исполнителя выдавать чек после оказанной услуги, но не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты. 

3. Обязанность самозанятого самостоятельно уплачивать налог. 

4. Обязанность исполнителя сообщать заказчику о снятии режима НПД.

Когда нельзя работать с самозанятым 

Закон запрещает заключать договор с самозанятым, если это бывший сотрудник компании, который работал по трудовому договору, и с момента прекращения трудовых отношений не прошло 2 года. В случае нарушения данного предписания компании грозит административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми и доначисление от налоговой НДФЛ за каждый месяц работы сотрудника и штраф по ст.122 НК. 

Также не получится сотрудничать с самозанятым по агентскому договору. Самозанятые не вправе вести деятельность от лица компании или ИП. 

С подробным списком запрещенной деятельности для самозанятых вы можете ознакомиться в ч.2 ст.4 ФЗ №422. 

Список необходимых документов для сотрудничества с самозанятым 

  • договор и приложение к договору. Приложение необходимо, если у вас долгосрочное сотрудничество, и исполнитель оказывает различные работы; 
  • чек об оказании каждой услуги из приложения «Мой налог». Без чека вы не сможете объяснить ФНС уход денег с баланса;
  • справка о регистрации в качестве плательщика налога на профессиональный доход; 
  • акт выполненных работ. Не является обязательным документом при работе с самозанятыми, но будет доказательством при возникновении споров. 

Кадровые документы на самозанятого не оформляются.