— Как развиваются системы по внешнему электроному документообороту, соответствуют ли они запросам потребителей?
— Системы по внешнему электронному документообороту (ЭДО) предназначены для взаимодействия контрагентов между собой: обмен счетами-фактурами, актами и другими документами. Такие системы достаточно гибки и могут трансформироваться во внутренний документооборот. Система ЭДО также может работать на уровне сотрудников компании, где эта она интегрируется и может иметь возможность выхода на внешние контакты. Вы не ограничивайтесь только обменом счетами-фактурами и актами выполненных работ. Таким образом, компания может перейти на систему удаленной работы не только с контрагентами, но и сотрудниками: это подписание пресейл-документов и документов, как формирующих, так и закрывающих сделку.
Задача компаний, реализующих системы ЭДО, — это внедрение электронного документооборота не только в практику использования, но и в сознание людей.
— Какие перспективы у электронного документооборота в нашей стране?
— Потенциал у системы ЭДО очень большой именно с точки зрения рынка. К сожалению, в России на сегодняшний день немногие смогли оценить и понять выгоду и простоту электронного документооборота. Бумаги еще очень много, потому что она привычнее.
Мы понимаем, что сегодня есть экономические ограничения. Бумага кажется проще и дешевле, но дешевле она только во внутреннем документообороте. Хотя с точки зрения чистой экономики электронный документооборот будет дешевле, чем бумага. Для него, как минимум, нет затрат на создание физического объекта. Плюс его транзит, скорость согласования, подписания и доставки. Но у потребителей есть привычка, а с ней всегда дороже бороться.
Если обратить внимание, то бухгалтеры даже при наличии электронной отчетности большую часть отчетов хранят в бумажном виде. Почему — объяснений нет.
Как-то один бухгалтер при внедрении ему системы ЭДО сказал одну хорошую фразу: «Я не знаю, что произойдет с вашим электронным документом, а вот моя бумажка даже не сгорит». Это концепция жизни сегодня. Для многих важно, что документ лежит на столе, в шкафу, они могут его потрогать. Но все это быстро поменяется в связи с невозможностью использовать старые методы. Как сказал Вольтер: «Прогресс — закон природы и его невозможно остановить».
Бумага — неэффективная привычка и с ней дороже бороться
— Какие преимущества получит тот, кто раньше всех поймет всю выгоду электронного документооборота и перейдет на него?
— В скором будущем скорость совершения сделки будет рассчитываться условно часами, а не днями, и пользоваться бумажным документооборотом будет технически невозможно. Тем более, что уже сегодняшняя система контроля налоговой службы за деятельностью организации предполагает онлайн-мониторинг. А он возможен только при условии совершения сделок в открытой зоне. Значит, часть документов должна быть открыта и доступна для мониторинга. Это важно с точки зрения ваших отношений с контрагентом, заказчиком или исполнителем. Но есть риск, что компания будет под тотальным контролем.
Плохо это или хорошо, мы сможем оценить только через некоторое время. С точки зрения компании, которая продвигает эти технологии и создает эти продукты, это хорошо. Мы получаем рынок, возможности, а также ценности для организаций вводить их в систему технологического развития.